Die 7 Schlüsselphasen der ERP-Implementierung

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Durch die ERP Implementierung bleiben Ihre Unternehmensdaten sicher, zentralisiert und konform.

Diese ERP Implementierung kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen rudimentäre Geschäftsprozesse verwaltet und durchführt, wirklich revolutionieren. Eine mangelhafte Umsetzung kann jedoch zu einer ernsthaften Belastung Ihrer Finanzen, Ressourcen und, was noch schlimmer ist, Ihrer Mitarbeiter führen.

Die mit einer mangelhaften Implementierung verbundenen Risiken können Sie von der Einführung neuer Software insgesamt abhalten. Um Ihr Wissen zu stärken, haben wir diesen Leitfaden für Unternehmer zu den sieben Schlüsselphasen der ERP-Implementierung erstellt.

Was ist eine ERP Implementierung?

Die Implementierung einer ERP-Software geht über die bloße Auswahl einer neuen Software und deren Einführung in Ihrem Unternehmen hinaus. Dazu gehört die Bewertung Ihrer Geschäftsprozesse, die Auswahl eines ERP-Anbieters, die Festlegung eines Softwarebudgets sowie die Konfiguration, Schulung und Migration.

Ein ERP dient dazu, alle Aspekte Ihres Unternehmens miteinander zu verbinden. Es handelt sich um eine Suite, die alle Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing, Personalwesen und Buchhaltung nutzen und gemeinsam bearbeiten können. ERP-Systeme bieten einen zentralen Raum für die Zusammenarbeit aller Abteilungen, anstatt separate Plattformen zu verwenden. Es hilft Ihrem gesamten Unternehmen, effizient zusammenzuarbeiten.

Sie können es verwenden für:

·      SLieferkettenmanagement

·      Risikomanagement

·      Projektmanagement

·      Beschaffung

·      Buchhaltung

Aufgrund der vielfältigen Benutzerfreundlichkeit sollte der Prozess der Implementierung eines neuen ERP in Ihrem Unternehmen alle Ihre Mitarbeiter einbeziehen.

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung endet damit, dass Sie das neue System optimal nutzen und Ihr Unternehmen zum Besseren verändert wird.

 

Wie lange dauert eine ERP-Implementierung?

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollte die ERP-Einführung mindestens vier Monate dauern. Wie bei allen Fällen der Softwareeinführung kann die genaue Dauer variieren. Die Größe, die Schritte und die verwendete Software Beeinflussen, wie schnell Ihr neues ERP-System vollständig integriert wird.

Bei einigen Unternehmen dauert es sechs Monate, bei anderen kann es mehr als ein Jahr dauern. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Ihr ERP-Projekt mehr als 12 Monate in Anspruch nimmt. Es ist wichtig, diese Prognose zu akzeptieren, anstatt Abkürzungen zu finden, die zweifellos dazu führen werden, dass der Prozess ins Stocken gerät.

Ebenso wie der Implementierungsprozess und Ihre Softwareanforderungen individuell für Ihr Unternehmen sind, gilt auch der Zeitrahmen.

Drei Gründe, warum ERP-Implementierungen scheitern:

Um einen Kontext dafür zu schaffen, wie wir die Sieben in diesem Artikel aufgeführten Schlüsselphasen ausgewählt haben, beleuchten wir zunächst die Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems für Unternehmen. Die einzige Möglichkeit, diese Herausforderungen zu meistern, besteht darin, über einen soliden, siebenteiligen Umsetzungsplan zu verfügen.

Kosten

Die Einführung neuer Software ist in der Regel ein kostspieliger Prozess. Nicht nur die Vorabkosten können dazu führen, dass Ihr Budget überschritten wird, auch die Einarbeitungs-, Wartungs- und andere laufende Kosten können Ihr Budget auf lange Sicht erschöpfen. Auch wenn die Finanzen zu Beginn der Implementierung vielversprechend aussehen, können Unternehmen oft mit unerwarteten und laufenden Wartungskosten überfordert werden.

Zeitstrahl

Unternehmen versäumen es oft, einen genauen Zeitrahmen für ihre ERP-Implementierung festzulegen, wie in diesem Panorama ERP-Bericht aus dem Jahr 2023 hervorgehoben wird. Diese Studie ergab, dass nur 49,7 % der untersuchten Unternehmen die Implementierung ihres ERP-Systems rechtzeitig abgeschlossen haben. Dies bedeutet, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen feststellten, dass die ERP-Einführung länger dauert als erwartet.

Diese Unfähigkeit von Unternehmen, Zeitpläne genau vorherzusagen, führt oft dazu, dass sie ihre Ressourcen und Finanzen überfordern. Es führt auch häufig dazu, dass die ERP-Implementierung Zeit verschlingt, die für andere Projekte vorgesehen ist.

Projektmanagement

Jede Phase des Umsetzungsprozesses muss als äußerst wichtig angesehen werden. ERP-Implementierungen scheitern, wenn der Fokus nach dem Kauf und der Einrichtung der Software nachlässt. Der Konfiguration muss ebenso viel Aufmerksamkeit gewidmet werden wie der Schulung usw.

Der einzige Weg, dies zu erreichen, besteht darin, ein Implementierungsteam zusammenzustellen und Projektmanager zu ernennen, die jede Phase des Prozesses überwachen. Zwischen jedem Projektmanager sowie zwischen Managern und dem Team, das sie beaufsichtigen, muss eine starke Kommunikation und Zusammenarbeit stattfinden. Adoption funktioniert nur, wenn alle mitmachen – von den Führungskräften über Top-Führungskräfte bis hin zu neuen Mitarbeitern.

Ihr 7-teiliger ERP-Implementierungsplan

Da Sie nun wissen, welche häufigen Fallstricke es zu vermeiden gilt, ist es an der Zeit, sich mit den Implementierungsphasen auseinanderzusetzen. Sie können die folgenden Phasen anpassen, um sie besser an Ihre Unternehmensstruktur anzupassen.

Phase 1 – Bewertung und Planung

Mit einem ERP kann Ihr Unternehmen sein volles Potenzial entfalten, aber nur, wenn Sie in ein System investieren, das zu Ihrem Geschäftsmodell passt und Ihre Anforderungen erfüllt.

Phase 1 sollte einer Abteilungsübergreifenden Analyse Ihrer aktuellen Geschäftsbeschränkungen gewidmet sein. Sie müssen die aktuellen Softwaresysteme jeder Ihrer Abteilungen bewerten und Bereiche identifizieren, die durch ein neues ERP-System verbessert werden könnten.

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wonach Sie suchen sollten, prüfen Sie, ob Sie spezifische Probleme in Bezug auf Kommunikation, Berichterstellung, Bestandsverwaltung, Benutzererfahrung, Finanzprozesse usw. finden.

Sie sollten auch nach Bereichen Ihres Geschäftsbetriebs suchen, in denen Automatisierung oder Datenintegration Ihren gesamten Arbeitsablauf verbessern könnten.

Nachdem Sie Ihr Unternehmen analysiert haben, erstellen Sie eine Liste mit Zielen und Vorgaben für Ihr neues ERP-System.

Diese umfassende Analyse gibt Ihnen einen Maßstab dafür, was Sie mit diesem neuen ERP-System lösen müssen. Dadurch wird es auch viel einfacher, Ihre Bedürfnisse mit Softwareanbietern zu besprechen.

Phase 2 – Richten Sie ein ERP-Projektteam ein

Nun wäre es eine gute Idee, ein ERP-Projektteam aufzustellen. Idealerweise sollte dieses Team sowohl aus Mitarbeitern als auch aus wichtigen Intressenvertretern bestehen, die zusammenarbeiten können, um das gesamte Projekt zu planen und zu überwachen.

Durch die Einbindung eines breiten Spektrums an Mitarbeitern in dieser Vorphase können Sie die ERP-Einführung geschlossen angehen. Es gibt jeder Abteilung eine Stimme, hält alle über die ERP-Einführung auf dem Laufenden und hilft Ihnen durch die Einbeziehung des gesamten Unternehmens, die Notwendigkeit eines neuen ERP-Systems zu begründen.

Um Ihre anfängliche ERP-Analyse zu unterstützen, sollten Sie dieses Team damit beauftragen, alle zusätzlichen Ineffizienzen der aktuellen ERP-Lösung aufzuzeigen.

Phase 3 – Auswahl eines Anbieters

Phase 3 ist zweifellos die wichtigste Komponente der ERP-Implementierung. Dazu müssen Sie alle Untersuchungen, die Sie und Ihr ERP-Projektteam bisher durchgeführt haben, mit den Angeboten der ERP-Softwareanbieter vergleichen.

Sie müssen nicht nur die bereitgestellten Funktionen bewerten, sondern auch Folgendes:

  • Kosten
  • Funktionalität
  • Kompatibilität
  • & Skalierbarkeit der Software.

Um Ihre Auswahl potenzieller ERP-Anbieter einzugrenzen, müssen Sie verfügbare Fallstudien prüfen und den Ruf und die Erfolgsbilanz jedes Unternehmens recherchieren. Anschließend müssen Sie Treffen mit Vertretern und Probevorführungen vereinbaren

Dies ist eindeutig ein umfangreicher Prozess, der Ihre volle Aufmerksamkeit erfordert.

Hier bei YourShortlist können wir für Sie den erfolgreichen Abschluss dieser Phase garantieren. Wir sind nicht nur ERP-Experten, sondern auch erfahrene ERP-Einkäufer. Wir verfügen über eine große Anzahl vorab geprüfter Anbieter, die wir anhand Ihrer individuellen Bedürfnisse, Anforderungen und Ihres Budgets herausfiltern können. Wir stellen Ihnen dann eine Auswahlliste zur Verfügung, aus der Sie einen Anbieter auswählen können.

Phase 4 – Abbildung Ihrer ERP-Implementierung

Nachdem Sie nun einen Anbieter ausgewählt haben, können Sie mit der Integration beginnen. In dieser Phase sollten Sie Meilensteine und Schlüsseldaten für Ihren Integrationsfortschritt identifizieren.

Die Implementierung eines neuen ERP erfordert die Neugestaltung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse, daher ist eine strategische Planung erforderlich. Sie müssen darüber nachdenken, wie Sie Ihre Daten am besten in das neue System migrieren.

Die Einführung des neuen Systems betrifft zwei Schlüsselkomponenten: Ihre Daten und Ihre Mitarbeiter.

Im Hinblick auf die Datenmigration müssen Sie Zeit einplanen für:

  • Daten extrahieren – Wenn Sie in ein neues ERP investieren, um mehrere andere Systeme zu ersetzen, müssen Sie Daten aus mehreren Quellen laden und extrahieren, was eine Weile dauern kann. Möglicherweise stellen Sie fest, dass jedes System eine andere Datenformatierung verwendet, was den Datenextraktionsprozess weiter erschweren kann.
  • Datenbereinigung und -validierung – Bevor Sie die Daten Ihres Unternehmens in das neue System implementieren, müssen Sie sie auf Richtigkeit und Relevanz prüfen. Sie müssen Unstimmigkeiten und Fälle doppelter Informationen beseitigen.
  • Daten und Formatierung standardisieren – Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Daten konsistent formatiert sind, bevor Sie sie in das neue ERP-System eingeben. Wenn Sie Ihre Daten nicht standardisieren, kann dies zu Fehlern in Ihrem neuen System führen.

Zusätzlich zur Vorbereitung Ihrer Daten müssen Sie auch Ihre Mitarbeiter vorbereiten. Insbesondere müssen Sie überlegen, wie lange es dauern wird, bis Ihr gesamtes Unternehmen dieses neue System vollständig eingeführt hat.

Wie bereits erwähnt, hält fast die Hälfte der Unternehmen ihre prognostizierte Umsetzungsfrist nicht ein. Um dies in Ihrem Unternehmen zu vermeiden, müssen Sie Ihre neuen Softwarefunktionen sowie die aktuellen Kenntnisse und Fähigkeiten aller Ihrer Mitarbeiter gründlich prüfen.

Beauftragen Sie Ihr ERP-Projektteam, Folgendes zu identifizieren:

·     Schulungsbedarf – Gibt es neue Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeiter erwerben müssen, um die Software erfolgreich nutzen zu können, oder können Fähigkeiten aus der Nutzung früherer ERP-Lösungen übernommen werden?

·      Erforderliche Ressourcen – z. B. Schulungsmaterialien und Anleitungen. Wenn die neue Software besonders kompliziert ist, könnten Sie dann ein Learning Management System (LMS) einsetzen?

·      Wichtige Implementierungstermine – d. h. das Datum, an dem die Software beschafft wird, Termine für Mitarbeiterschulungen usw.

Sobald Sie alle Aspekte des Migrationsprozesses selbst berücksichtigt haben, können Sie mit der Konfiguration Ihrer neuen Software fortfahren.

Phase 5 – Konfiguration und Anpassung

In dieser Phase arbeiten Sie eng mit dem ERP-Anbieter zusammen, um die Software zu konfigurieren. Das ERP wird an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst. Dadurch lässt es sich nahtlos in Ihre aktuellen Geschäftsprozesse integrieren.

Im Zuge der Konfiguration der Software sollten Daten übertragen und Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das ERP nach Abschluss aller notwendigen Änderungen einsatzbereit ist und Ihre Mitarbeiter wissen, wie es zu bedienen ist.

Phase 6 – Testen

Zwischen der Konfiguration und der Inbetriebnahme des neuen Systems müssen Sie gründliche Tests durchführen. Dazu sollten Sie einen Szenariotest durchführen. Dazu gehört es, eine Liste der Verwendungsmöglichkeiten für Ihr neues System zu erstellen, Szenarien für jeden dieser Anwendungsfälle zu erstellen und diese Szenarien zu simulieren, um die Leistung Ihres Systems zu testen.

Wir hoffen, dass dieser Test beweisen wird, dass Ihr neues System genau Ihren Erwartungen entspricht. Allerdings können Tests auch die Grenzen des Systems ans Licht bringen.

Notieren Sie sich alle Probleme, die Sie mit dem System feststellen, und arbeiten Sie an deren Lösung, bevor Sie es in Betrieb nehmen. Dadurch werden Betriebsunterbrechungen minimiert und Ihr Implementierungsprozess bleibt im Zeitplan.

Neben Szenariotests sollten Sie auch Benutzerakzeptanztests (UAT) und Stresstests ausprobieren.

Tests können entweder automatisiert oder manuell durchgeführt werden. Eine neue Studie der Testautomatisierungsplattform Opkey ergab, dass die häufigste Methode für ERP-Tests die manuelle Durchführung eines Partners ist, wobei 32 % der Unternehmen diese Option wählen.

Phase 7 –Live gehen und darüber hinaus

Sobald Sie etwaige Fehler behoben, Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult und Daten eingegeben haben, können Sie mit Ihrer neuen ERP-Plattform live gehen.

Die Bereitstellung kann entweder auf einmal oder inkrementell erfolgen, je nach Umfang und Typ des ERP-Systems, das Sie einführen. Es könnte eine gute strategische Idee sein, zuerst die wichtigsten Module bereitzustellen und zu warten, bis die Grundlagen beherrscht sind, bevor Sie mit dem Rest des Systems in Betrieb gehen. Dadurch wird die Anzahl möglicher Fehler verringert und die Belastung durch die Migration verringert.

Es wäre auch eine gute Idee, Ihre alten Systeme während des gesamten Bereitstellungsprozesses weiter zu betreiben. Die alten Systeme dienen als Sicherheitsnetz für den Fall, dass das neue System völlig ausfällt. Wenn sich das neue System stabilisiert, können Sie die alten Tools schrittweise auslaufen lassen.

Trotz Ihrer gründlichen Vorbereitung kann es sein, dass in den ersten Tagen nach der Inbetriebnahme etwas schief geht. Anstatt diese Probleme sich entwickeln zu lassen, müssen Sie sie umgehend angehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam in allen Abteilungen vor Ort ist, um bei Bedarf Unterstützung und zusätzliche Schulungen anzubieten.

Melden Sie sich nach der Bereitstellung regelmäßig bei Ihren Mitarbeitern und leisten Sie so viel Unterstützung wie möglich. Die laufende Überwachung des neuen Systems ist ebenso von entscheidender Bedeutung wie das Hinzufügen zusätzlicher Funktionen und die Korrektur von Fehlern bei Bedarf.

Bei ERP-Systemen gibt es immer Raum für Verbesserungen. Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand und konfigurieren Sie das System neu, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern und weiterentwickeln.

 

Wie YourShortlist helfen kann

Wie wir bereits deutlich gemacht haben, gibt es bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems an Ihrem Arbeitsplatz keine Abkürzungen. Sie können jedoch den Prozess des Durchsuchens der riesigen Liste von ERP-Anbietern vereinfachen, um nur Optionen zu identifizieren, die nur potenziell für Ihr Unternehmen von Vorteil sind.

YourShortlist kann diese Liste in Ihrem Namen eingrenzen und eine Liste von Anbietern erstellen, die gut zu Ihrem Unternehmen passen.

Anstatt 17 Wochen damit zu verbringen, ein ERP zu finden, überlassen Sie uns die Suche für Sie.

Unsere Aufgabe ist es, die Softwarebeschaffung so einfach wie möglich zu gestalten, indem wir Ihr Unternehmen mit Anbietern zusammenbringen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen.

Verschaffen Sie sich einen Vorsprung im Implementierungsprozess, indem Sie unsere Datenbank mit 680 Softwareanbietern nutzen.

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