Merkmale eines HR-Management-Systems

Beschleunigen und vereinfachen Sie die Beschaffung Ihrer HR-Software

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Wenn Sie ein HR-Management-System für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, ist es wichtig, welche Funktionen und Vorteile das System bietet, zu berücksichtigen.

Das HR- Management ist eine komplexe Geschäftsfunktion, die viele Aufgaben umfasst, von der Verwaltung von Leistungen und der Rekrutierung bis hin zur Lohnabrechnung und Leistungsverwaltung.

Um diese vielen Aufgaben zu bewältigen, implementieren Unternehmen Personalmanagement-Software, um ihren HR-Teams zu helfen und einen produktiven Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Ob Sie zum ersten Mal ein Personalmanagement-System in Betracht ziehen oder Ihre aktuelle Lösung ersetzen möchten, lassen Sie uns Sie durch die wichtigsten Merkmale führen, auf die Sie achten sollten.

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Was ist ein HR-Management-System?

Human Resource Management Systems sind von Organisationen implementierte Software-Tools zur Unterstützung ihrer HR-Prozesse.

HR-Management-Systeme helfen, die Rekrutierung und die Lohnabrechnung zu optimieren, Mitarbeiterleistungen, Vergütungsmanagement, Mitarbeiterdaten, Leistungsmanagement und Zeiterfassung.

Human Resource Management-Tools haben sich als hilfreich erwiesen, um die Servicequalität zu erhöhen, sowie die Effektivität, Effizienz und Leistungsfähigkeit der Organisation zu verbessern.

Die Implementierung eines HRMS wird die Effizienz steigern, indem sie Technologie nutzt, um Managern dabei zu helfen, Teams zu schaffen, die glücklicher und produktiver sind.

Welche Arten von HR-Management-Systemen gibt es?

Obwohl es verschiedene Arten von HR-Software auf dem Markt gibt, sind die beliebtesten für Kernfunktionen bekannt, die sich auf Personalbesetzung, Einarbeitung, Vergütung, Mitarbeiterentwicklung und Arbeitskräfteverwaltung konzentrieren.

Hier sind die verschiedenen Kernfunktionen von HR-Management-Systemen, auf die Sie stoßen können:

  • Vergütung

Ein Vergütungssystem gilt für die Verwaltung, Leistungsmanagement und Lohnabrechnungssoftware. Dies ist für Mitarbeiter hilfreich, da es sich um ein Self-Service-System handelt, mit dem sie ihre Krankenversicherungs- und PTO-Metriken überprüfen können.

  • Fähigkeitsentwicklung

Viele HR-Management-Systeme sind darauf ausgelegt, das persönliche Wachstum, die Fähigkeitenentwicklung und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter zu unterstützen, um eine bessere Leistung und Talentverwaltung zu ermöglichen

  • Einarbeitung

HR-Management-Systeme können bei der Einarbeitung und Entlassung helfen und Tools bereitstellen, um neue Mitarbeiter bei Aufgaben wie der I-9-Verifizierung, den Papieranforderungen, sozialen Vorstellungen, der Erstellung von Softwareanmeldungen und mehr zu unterstützen.

  • Personalbesetzung

Die meisten HR-Softwareangebote umfassen Personalbesetzungs­Funktionen wie Details zum Mitarbeiterlebenszyklus, Mitarbeiterplanung und -Management, Urlaubsmanagement, Talentgewinnung und Zeiterfassung.

  • Arbeitskräfteverwaltung

Gesamte Arbeitskräfteverwaltungs-Systeme kombinieren Mitarbeiterdatenwerkzeuge, Überwachungssysteme, Human Capital Management-Software und HR-Management-Software – zusammen ein komplettes Human Resource Information System (HRIS).

Unverzichtbare Merkmale eines HR-Management-Systems

Was sind die spezifischen Merkmale, auf die Sie achten sollten, wenn Sie das ideale HR-Management-System für Ihre Organisation auswählen?

Ob Sie Analytik, Compliance-Management, Lernen und Entwicklung, Rekrutierung, Einarbeitung, Zeit und Anwesenheit oder mehr benötigen, dies sind nur einige der HR-Management-Systemfunktionen und -Funktionen, die Ihrem Unternehmen zugutekommen können.

Allgemeine Merkmale von HR-Management-Systemen

Leistungsverwaltung

Die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und deren Berücksichtigung bei der Lohnabrechnung kann zeitaufwendig sein. Ein HR-Management-System ermöglicht den einfachen Zugriff auf Module, die es der Personalabteilung ermöglichen, Mutterschaftsurlaub, Krankenversicherung und andere Mitarbeiterleistungen wie Rentenpläne, Krankenurlaub und Urlaub zu berücksichtigen.

Mobile Kompatibilität

In der heutigen Zeit ist der Zugriff auf Systeme unterwegs eine Notwendigkeit – was bedeutet, dass Ihr HRMS-Dienstleister Cloud- oder lokale Lösungen je nach Ihren Wünschen anbieten sollte.

Das bedeutet auch, mobile Anwendungen zu haben, die den Android- und iOS-Plattformen entsprechen, da sie die Effizienz maximieren – autorisierten Mitarbeitern ermöglichen, Informationen von überall dort abzurufen, wo sie sich befinden.

Self-Service für Mitarbeiter

Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, den Status ihrer Leistungen zu überprüfen, persönliche Daten einzugeben und auch Freizeit anzufordern. Der Vorteil, der diese Funktion notwendig macht, ist, dass sie der Personalabteilung viel Zeit spart, da kein Vorgesetzter mehr als Vermittler zwischen Mitarbeitern und zu zugreifenden Informationen fungieren muss.

Self-service für Management

Self-Service für Management beschleunigt HR-Prozesse – ermöglicht es Managern, Aufgaben wie den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen, die Genehmigung von Spesenabrechnungen, die Überprüfung von Bewerbungen und die Eingabe von Leistungsüberprüfungsdaten durchzuführen.

Analytik-Funktionen

Ein gutes HRMS erleichtert strategische Planung und Mitarbeiterverwaltung, indem es nützliche Arbeitsdaten sammelt. Zugriffskontrollen, automatisierte Datenerfassung, anpassbare Dashboards, Finanzplanung und Echtzeitberichterstattung sind nur einige der Funktionen, die dies ermöglichen.

Customized Dashboards

Die Implementierung eines Systems, das an die einzigartigen Anforderungen der HR-Abteilung Ihrer Organisation angepasst werden kann, ermöglicht es Benutzern, zu personalisieren, wie sie Daten anzeigen und darüber berichten, was zu einer erhöhten Interaktion mit der HRMS-Software und klareren Einblicken und Analysen führt.

Echtzeitberichterstattung

Ein HR-Management-System sollte Echtzeitberichterstattung bieten, um ein genaues Bild der Mitarbeiterdaten zu liefern, das zu zeitnahen, leistungsorientierten Entscheidungen von HR-Mitarbeitern, Managern und Unternehmensführern führen kann.

Prognosefähigkeiten

Die Fähigkeit, vorherzusagen, wie viele Stunden für eine Aufgabe erforderlich sind oder wie viele Mitarbeiter für Projekte eingesetzt werden sollen, wird die Gesamtzeit und Arbeitskosten reduzieren. Viele HR-Management-Systeme ermöglichen es Benutzern, durch frühere Projekt­daten zu sehen, um einen Leitfaden zur Leistung über gewünschte Ziele und KPIs anzubieten.

Automatische Datenerfassung

HRMS-Software integriert oft CRM, ERP und andere Informationsquellen über ihre Datenbank hinaus, um automatisierte Berichte darüber zu erstellen, wie sich Mitarbeiter- und Lohnabrechnungsdaten auf das gesamte Unternehmen auswirken.

Zugriffskontrollen

Die beste HR-Management-Software wird über Administrationsfunktionen verfügen, um dabei zu helfen, Zugriffsebenen auf verschiedene Ressourcen und Datenbanken zuzuweisen. Dies verbessert die Datensicherheit und verhindert, dass vertrauliche Informationen an nicht autorisierte Benutzer weitergegeben werden.

Finanzanalyse

Ein ideales HR-Management-System wird bei finanziellen Entscheidungen helfen, indem es finanzielle Daten in verschiedenen Graden sammelt und bewertet und diese mit Humankapital, Lohnabrechnung und Zeiterfassung im Unternehmen in Beziehung setzt.

Compliance-Funktionen

Funktionen wie automatische EEOC-Compliance, automatische Compliance bei Gesundheitsleistungen und automatische Compliance bei der Rekrutierung können HR-Management-Software zusätzlichen Wert verleihen.

Automated EEOC compliance

Es ist eine gängige Praxis unter Unternehmen geworden, dass neue Mitarbeiter EEO-Selbstidentifikations­fragebögen unterschreiben. Dies dient als Schutz vor diskriminierenden Praktiken. Ein HR-Management-System kann Fragebögen enthalten, die vollständig konform sind und den angemessenen Gebrauch der gesammelten Informationen sicherstellen.

Automatische Compliance bei Gesundheitsleistungen

HR-Management-Software ermöglicht es, Daten zu den Gesundheitsleistungen der Mitarbeiter zu sammeln und zu aktualisieren, wann immer Änderungen erforderlich sind, um die rechtliche Compliance aufrechtzuerhalten.

Automatische Compliance bei der Rekrutierung

In der modernen Unternehmensumgebung kann Vorurteil ein Unternehmen für Ansprüche offen lassen. Deshalb muss das HRMS einer Organisation Funktionen haben, die sicherstellen, dass alle Kommunikationen solide sind – insbesondere in Bereichen wie Ethnizität, Geschlecht, Rasse, Religion, Geschlecht, Status und sogar geistige und körperliche Behinderung. Auch der Einstellungsprozess muss diskriminierende Praktiken vermeiden, die das Unternehmen möglichen Ansprüchen aussetzen.

Lern- und Entwicklungsfunktionen

Einige wichtige Funktionen, auf die Sie in einem HR-System achten sollten, sind Zertifikatsverwaltung, Unternehmensrichtlinien und -ziele, Mitarbeiterengagementfähigkeiten, Bewertungsdatenfunktionen und Schulungsverzeichnisse.

Zertifikatsverwaltung

HR-Software kann das Kursmanagement und die Einhaltung, Schulungsnominierungen und Updates von Lernmaterialien erleichtern. Viele Systeme verfügen über ein Lernmanagementmodul, um Online-Schulungen und -entwicklung zu vereinfachen.

Unternehmensrichtlinien und -Ziele

Jedes Mal, wenn Geld für Mitarbeiterzertifizierungen, Entwicklung und Schulungsprogramme ausgegeben wird, handelt es sich um eine Investition zur Erreichung der Arbeitskräfteziele des Unternehmens. Ein HRMS muss in der Lage sein, Entwicklungsstrategien zu analysieren und mit vordefinierten Unternehmensrichtlinien und -zielen zu vergleichen.

Employee engagementMitarbeiterengagementfähigkeitencapabilities

Das Mitarbeiterengagement ist höher, wenn es Möglichkeiten für Lernen und Entwicklung gibt. Der Zugang zu querverwiesen­en Aktivitäten wie zukünftigen Aspirationen, Jobanforderungen, persönlichen Entwicklungarchiven und persönlichen Unterlagen sendet Mitarbeitern die Botschaft, dass ihre Zukunft im Unternehmen für HR-Manager wichtig ist.

Schulungsverzeichnisse

Das ideale HRMS bietet Lernoptionen, die Kompetenzrahmen gegen Aktivitäten für das persönliche Leistungsmanagement abbilden und Lernerfolge mit der gewünschten Mitarbeiter-Skill-Entwicklung des Unternehmens verknüpfen.

Einarbeitungsmerkmale  

Automatisierte Erinnerungen

Die Möglichkeit, Mitarbeiter und Manager mit geplanten Erinnerungen über ausstehende Aufgaben und Fristen zu informieren, ist eine große Bequemlichkeit. Die beste HR-Software ermöglicht es, Erinnerungen so zu konfigurieren, dass sie an Mitarbeitertelefone oder E-Mail-Postfächer gesendet werden.

Gamifizierungsfähigkeiten

Obwohl dies nicht unbedingt ein Muss ist, trägt die Interaktivität Ihrer Einarbeitungs- und Leistungsmerkmale dazu bei, ein ansprechendes Arbeitsumfeld für Mitarbeiter zu schaffen. Einige HR-Software wird diese Funktionen haben, während andere sich in interaktive Online-Module integrieren lassen.

Papierlose Funktionen

Abgesehen davon, dass sie umweltfreundlich sind, sind papierlose Einarbeitungsfunktionen, die von HR-Software gehandhabt werden, kostengünstig und sicher; dasselbe gilt für andere HR-Funktionen wie Leistungsanträge, Arbeitsverträge, Steuerformulare, Urlaubsanfragen und mehr.

Probationsmanagementfunktionen

In den meisten Organisationen durchlaufen neue Mitarbeiter eine Probezeit, die von Anwesenheit, angemessenem Verhalten und ihrer Leistung im Job abhängt. Einige HR-Software kann eine Zielsetzungsfunktion während der Einarbeitung bereitstellen, mit der Manager Ziele setzen können, um die Leistung in den ersten Monaten der Beschäftigung zu bewerten.

Lösungen für die Lohnabrechnung

Die meisten HR-Systeme verfügen über integrierte Lösungen für die Lohnabrechnung mit Funktionen wie flexiblen Abrechnungszeiträumen, Massenverarbeitung und Nachverarbeitung, Online-Lohnabrechnungen, weltweiter Lohnabrechnungskonformität, Lohnanpassungen und Überstunden­aufzeichnungen

Flexible Abrechnungszeiträume

Die flexible Lohnabrechnung, die von HR-Software angeboten wird, ermöglicht es Auftragnehmern und Mitarbeitern gleichermaßen, ihre Gehälter wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich zu planen. Unterschiedliche Abrechnungszeiträume können Kosten und Ausfallzeiten reduzieren und die Anzahl der Fehler bei der Dateneingabe während des Zahlungsprozesses verringern.

Massenverarbeitung und Nachverarbeitung

Das ideale HR-Management-System ermöglicht eine automatisierte Mitarbeiterzahlung über einen längeren Zeitraum, wobei Fehler bei der Zahlung durch erweiterte Funktionen rückgängig gemacht und korrigiert werden können.

Online-Lohnabrechnungen

Die Funktionen zur Erstellung und Automatisierung von Lohnabrechnungen ermöglichen es, aktuelle und alte Lohnabrechnungen per E-Mail an Mitarbeiter zu senden, online einzusehen oder jederzeit herunterzuladen.

Weltweite Lohnabrechnungskonformität

Die Lohnabrechnungsvorschriften variieren von Land zu Land (oder von Bundesstaat zu Bundesstaat in den USA), was es für Unternehmen, die an vielen Standorten tätig sind, verwirrend macht, verschiedene Compliance-Gesetze einzuhalten. Ein gutes HRMS wird die Compliance-Überwachung in seine Lohnabrechnungsautomatisierung integrieren und sicherstellen, dass das Unternehmen die Vorschriften in jeder Region einhält.

Überstundenfunktionen und Lohnanpassungen

Die in HR-Systeme integrierten Lohnabrechnungslösungen ermöglichen es Buchhaltungs- und HR-Mitarbeitern, Mitarbeiterzahlungen zu ändern oder anzupassen, indem sie Werte wie Zulagen, Boni oder Abzüge, Rentenbeiträge und unbezahlten Urlaub berücksichtigen und unbezahlten Urlaub, unter anderem, aufzeichnen.

Zeit- und Anwesenheitsfunktionen

Abwesenheitsmanagement

HR-Management-Software kann die Anwesenheit und Abwesenheit von Mitarbeitern am Arbeitsplatz verfolgen und so Managern eine größere Übersicht und Kontrolle darüber ermöglichen, welche Mitglieder des Teams sich im Mutterschaftsurlaub, Krankenurlaub, Urlaub oder bei arbeitsbezogenen Ereignissen oder Reisen befinden.

Ein- und Ausstempeln zur Arbeit

Mitarbeiter und Manager können durch Zeiterfassungsmodule in der HR-Software ihre Stunden aufzeichnen. Dies ist nützlich für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter in Schichten arbeiten lässt oder nach Stunden bezahlt, sowie für Unternehmen, bei denen Kunden nach Stunden berechnet werden.

Compliance

Es gibt Vorschriften und Gesetze, die die Arbeit von Land zu Land regeln, und es ist wichtig, dass ein Unternehmen die Arbeitsgesetze des Landes einhält, in dem es tätig ist. Arbeitszeiten, Überstundenbezahlung und ähnliches werden alle von entsprechenden Gesetzen geregelt. HR-Systeme verfügen oft über Funktionen, die HR-Verantwortliche automatisch benachrichtigen, wenn gesetzliche Normen nicht eingehalten werden.

Kostenschätzungen

Je nach Projekt kann sich die Personalsoftware auf historische HR-Daten stützen, um Zeit- und Kostenschätzungen bereitzustellen, die es dem Benutzer ermöglichen, zukünftige Ressourcenanforderungen und -zuweisungen ordnungsgemäß vorherzusagen.

Mitarbeiterplanung

Mit HR-Software-Systemen können Manager Anwesenheitsmodule neben der Verwaltung von Zeitplänen erstellen, wobei Warnungen und Benachrichtigungen eingerichtet werden können, um die Anwesenheit und Überstunden zu überprüfen.

Integrierte Lohnabrechnung

Integrierte Lohnabrechnung ermöglicht es der Personalabteilung, die Gehälter und Leistungen der Mitarbeiter zu berechnen, indem sie Anwesenheits- und Zeitmodule mit Lohnabrechnungsfunktionen innerhalb der HR-Management-System-Software integriert.

Wie wertvoll sind diese Funktionen des HR-Management-Systems?

Die Schlüsselfrage für jeden, der HR-Software kaufen möchte, ist, ob sie einen ROI erzielen oder zumindest einen wahrgenommenen Nutzen aus den wichtigsten Funktionen einer bestimmten Lösung erzielen werden.

Der Gesamtwert eines HR-Management-Systems hängt unweigerlich vom für die Software bereitgestellten Budget, von der Qualität der Implementierung, davon ab, wie viele Funktionen zum Grundpreis angeboten werden, wie viel Zeit durch verschiedene Funktionen gespart wird, und von den Kosten für die Unterstützung durch einen HR-Softwarepartner.

Der Wert eines Systems für das Geld hängt oft von seinen Funktionen und Fähigkeiten sowie seiner Gesamtnutzbarkeit ab und davon, ob die gewünschte Funktionalität mit minimalem Aufwand erreicht werden kann.

Käufer von HR-Software sollten sicherstellen, dass sie zumindest für alle notwendigen Funktionen bezahlen, was eine Prüfung der relevanten HR-Funktionalität und der bestehenden Prozesse vor der Beschaffung erfordern kann.

Schließlich ist es wichtig zu überlegen, ob die Implementierung der HR-Management-Software Ihrem HR-Team überlassen werden kann oder ob Sie von der Einarbeitungs- und Wartungsunterstützung profitieren würden, die von einem HR-Softwarepartner angeboten wird.

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