Vereinfachen Sie die Beschaffung von HR-Software mit YourShortlist.

Möchten Sie bei der Suche nach HR-Management-Systemen für Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen?

YourShortlist macht die Anschaffung einer neuen HR-Software einfacher, schneller und kostengünstiger. Unser Beraterteam hilft Käufern dabei, den idealen HRM-Systemanbieter zu finden, indem es maßgeschneiderte Auswahllisten aus unserer vielfältigen Datenbank mit über 2000 vertrauenswürdigen Partnern erstellt.

Ganz gleich, ob Sie aktiv auf der Suche nach einer HR-Datenbank-Software sind, mit Ihrem derzeitigen HRM-System unzufrieden sind oder nach einer Möglichkeit suchen, Ihre interne HR-Funktion zu verbessern – wir können Ihnen helfen, den richtigen Weg einzuschlagen.

Was sind HR-Management-Systeme?

Human Resources (HR)-Systeme sollen Unternehmen dabei helfen, alle Aspekte ihrer Personalarbeit mit Hilfe intelligenter Software zu verwalten.

Sie helfen, die Produktivität von HR-Teams zu steigern, indem sie viele Verwaltungsprozesse automatisieren und das Unternehmen auf strategischer Ebene unterstützen, indem sie Ihnen helfen, die wertvollste Ressource Ihres Unternehmens zu rekrutieren, zu entwickeln und zu verwalten: Ihre Mitarbeiter.

Es gibt so viele HR-Softwarelösungen auf dem Markt für Personalbeschaffung, Personalmanagement, Schulung und Entwicklung, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilung und mehr. Wie wählen Sie das richtige System für Ihr Unternehmen aus?

YourShortlist hat sich zum Ziel gesetzt, die Technologiebeschaffung einfach, transparent und kosteneffizient zu gestalten, indem wir Ihnen die Mühe abnehmen, sich durch Hunderte von Anbietern und Lösungen zu wühlen, um Ihre individuelle Auswahlliste der Optionen zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Anwendungen von HR-Systemen

Das Personalmanagement hat sich seit seinen Anfängen exponentiell weiterentwickelt, wobei die Zuständigkeiten der modernen Abteilungen alle Aspekte des Humankapitals innerhalb einer Organisation abdecken und oft komplexe Prozesse und Richtlinienmanagement beinhalten.

Personalverwaltungssysteme sind daher so konzipiert, dass sie Funktionen zur Automatisierung und Rationalisierung verschiedener HR-Vorgänge bieten, darunter unter anderem:

• Rekrutierung
• Onboarding und Offboarding
• Administration
• Wellbeing, health & safety
• Verwaltung der Gehaltsabrechnung
• Tracking and managing employee benefits
• Performance management and appraisals
• Scheduling and rota management
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Reporting and analytics

Many solutions provide all of these functions out-of-the-box, however, some software will require additional modules to be installed to provide certain functionality.

Die Vielseitigkeit von HR-Softwarelösungen ermöglicht es den Personalabteilungen, Verwaltungsaufgaben zuzuweisen, die automatisiert oder über das System verwaltet werden sollen, während andere, spezialisiertere oder differenziertere Aufgaben von den Mitarbeitern selbst erledigt werden können.

Das bedeutet, dass Personalverwaltungssysteme sowohl dazu dienen, Back-Office-Aufgaben effizienter zu gestalten, als auch den Personalverantwortlichen die Möglichkeit geben, innerhalb ihrer Organisation eine strategischere Rolle zu übernehmen.

HR-Systemvorteile für Ihr Unternehmen

Der Einsatz eines Personalverwaltungssystems in Ihrem Unternehmen kann sich in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft auf den täglichen Geschäftsbetrieb auswirken.

Wenn Ihr Unternehmen noch keine modernen HR-Systeme einsetzt oder wenn Sie mit Ihrer derzeitigen Einrichtung Probleme haben, finden Sie hier die Gründe, warum ein neues System eine wertvolle Investition sein könnte:

Flexibilität bei der Arbeit

Eine der größten aktuellen Herausforderungen für die Personalabteilung ist die Erleichterung der Flexibilität bei der Arbeit von zu Hause aus (WFH) oder bei hybriden Arbeitsvereinbarungen sowie bei der Verschiebung von Dienstplänen.

HR-Software kann die Zeitplanung automatisieren, Mitarbeitern die Beantragung von Freizeit erleichtern und die Verfolgung von WFH- oder Gleitzeitzuweisungen vereinfachen.

Wohlbefinden der Mitarbeiter

Eine weitere häufige Herausforderung im Personalwesen ist die Erhaltung des Wohlbefindens der Mitarbeiter. HR-Software kann es den Mitarbeitern leicht machen, Leistungen wie Beratung, Trainingsprogramme oder andere Angebote Ihres Unternehmens in Anspruch zu nehmen.

Selbst so etwas Kleines wie ein einfaches Portal für die Urlaubsbuchung kann sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken, da sie ihren Jahresurlaub einfach und stressfrei buchen können, wenn sie ihn brauchen.

Entwicklung von Fertigkeiten

Arbeitnehmer müssen häufig neue digitale Fähigkeiten erlernen, um mit der Art ihrer Tätigkeit Schritt zu halten.

HR-Software erleichtert die Verwaltung der Personalschulung und -entwicklung und ermöglicht transparente Leistungsbeurteilungen, so dass die Mitarbeiter wissen, wie sie am besten in ihrer Karriere vorankommen.

Schnellere Automatisierung und Informationsverarbeitung

Jeder, der schon einmal monatliche Gehaltsabrechnungen manuell ausstellen, Urlaubsanträge genehmigen oder Schulungsunterlagen für Mitarbeiter sortieren musste, weiß, wie viel Kopfzerbrechen diese Verwaltungsaufgaben bereiten können.

Einer der wichtigsten Geschäftsbereiche, die durch HR-Systeme verbessert werden, ist die Automatisierung von Aufgaben, die sonst einen hohen Aufwand an Buchführung und Informationsverarbeitung erfordern würden.

Mitarbeiter-Selbstbedienung

Ein häufig übersehener Bereich der Personalverwaltung ist der Zugang der Mitarbeiter zu relevanten oder wichtigen Informationen, z. B. zu ihren Beschäftigungsdaten oder allgemeinen Unternehmensrichtlinien.

Viele HRM-Lösungen verfügen über Selbstbedienungsmodule, mit denen Mitarbeiter schnell und einfach auf bestimmte wichtige Dokumente oder Systeme zugreifen können, indem sie ihre Mitarbeiterprofile erstellen und verwalten.

So können die Mitarbeiter direkt Anträge auf Jahresurlaub stellen und verwalten, Unternehmensrichtlinien einsehen, Unternehmensvereinbarungen unterzeichnen, Abwesenheiten melden und vieles mehr.

Verfolgung und Überwachung

Ein Vorteil der HR-Software besteht darin, dass sie es den Teams ermöglicht, Kernfunktionen detaillierter und analytischer zu verfolgen und zu überwachen als manuelle Prozesse.

Auf diese Weise erhalten die Personalverantwortlichen einen Echtzeit-Überblick über Abhängigkeiten, Mitarbeiterschulung und -entwicklung sowie Onboarding/Offboarding, der sich leicht verwalten und auswerten lässt.

Zentralisierung der HR-Prozesse

Ein entscheidender Vorteil jeder Unternehmenssoftwarelösung ist die Möglichkeit, mehrere Geschäftsfunktionen über eine einzige Schnittstelle zu zentralisieren und zu rationalisieren.

Die meisten Personalverwaltungssysteme können direkt nach dem Auspacken mehrere HR-Funktionen erfüllen, wobei zusätzliche Funktionen durch Module oder Integrationen hinzugefügt werden können.

Wie YourShortlist hilft

Für IT-Einkäufer kann die Suche nach einer handhabbaren, relevanten und rentablen HR-Softwarelösung mehrere Monate der Recherche, des Vergleichs und des Projektmanagements in Anspruch nehmen.

Oft sind lange Vorlaufzeiten erforderlich, und der Projektumfang kann leicht ins Unermessliche wachsen. Dies führt zu überzogenen Budgets, verpassten Fristen und Kopfschmerzen für IT-Manager.

Wie hofft YourShortlist, darauf eine Antwort geben zu können?

• Unser Beraterteam arbeitet mit Einkäufern zusammen, um den Softwaremarkt zu vereinfachen und zu klären. Wir machen es Ihnen leicht zu erkennen, welche Anbieter und Lösungen für Ihren Bedarf relevant sind.
• Wir übernehmen den langwierigen Prozess der Beschaffung für Sie. Dies spart Zeit und Geld bei der Suche nach einem neuen HR-System, bei dessen Einführung und bei der Wartung.
• Wir bieten kostenlose Beratung und informative Inhalte, die für Sie in jeder Phase des Beschaffungs- und Implementierungsprozesses relevant sind.

Wie YourShortlist funktioniert

YourShortlist nutzt bewährte Verfahren und Daten, um die Beschaffung von Unternehmenstechnologie für Käufer einfach, transparent und kosteneffizient zu gestalten.

Wir bringen unsere ständig wachsende Gemeinschaft von Technologiekäufern effizient mit Technologiepartnern zusammen, die ihre Projektanforderungen am besten erfüllen können.

Wenn Sie YourShortlist nutzen, können Sie darauf vertrauen, dass die empfohlenen Partner nicht nur Ihren Anforderungen entsprechen, sondern auch von anderen Mitgliedern geprüft und bewertet wurden.

Durch die Mitgliedschaft in unserer exklusiven Mitglieder-Community ist sichergestellt, dass Ihnen stets ein engagierter Lösungsberater zur Seite steht, der Sie bei allen Projekten unterstützt.

Arten von HR-Management-Systemen

Vor Ort installierte HR-Systeme

Einige ältere oder seit langem im Einsatz befindliche HR-Systeme sind als On-Premise-Software erhältlich. These solutions require software to be installed onto desktop hardware and can be an excellent choice for larger enterprises, especially as privacy is paramount when it comes to sensitive employee data that is processed through HR software.

Die einzigen Nachteile dieses Ansatzes sind die Kosten für die Implementierung und Wartung von Software und Hardware vor Ort und die mangelnde Flexibilität, die hybride Arbeitsgruppen, die sowohl im Büro als auch an entfernten Standorten arbeiten, haben.

Cloud-HR-Systeme

Viele moderne HR-Systeme sind über ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS) verfügbar, das oft mehr Flexibilität und Agilität als eine Vor-Ort-Lösung sowie Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Automatisierung bietet.

Bei Cloud-HR-Systemen besteht möglicherweise das Risiko eines externen Datenverstoßes, doch da die Cloud-Sicherheit jedes Jahr weiter verbessert wird, ist dieses Risiko minimal.

Der Vorteil von Cloud-HR-Systemen liegt zwar in den geringeren Kosten für die Einführung, doch geht dies manchmal auf Kosten der Funktionalität, die den Kauf und die Installation zusätzlicher Module erfordert, um das von größeren Unternehmen geforderte Betriebsniveau zu erreichen.

Selbstbedienungssysteme für Mitarbeiter

Als Untergruppe der Cloud-HR-Systeme bieten einige Systeme Kern- oder optionale Funktionen, mit denen Mitarbeiter ihre Personaldaten verwalten können, z. B. Anträge auf Jahresurlaub, Formulare für die Rückkehr an den Arbeitsplatz und Dokumente, die ihre Unterschrift erfordern.

Diese Systeme ermöglichen es den Personalabteilungen auch, wichtige Dokumente zentral zu speichern, auf die jeder, der ein Mitarbeiterprofil hat, jederzeit und überall zugreifen kann, was den Verwaltungsaufwand für das Personalpersonal weiter verringert.

Wann brauche ich eine HR-Software?

Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Ihre HR-Prozesse derzeit mit Ihrer bestehenden Lösung verwalten können, können Sie bei der Erweiterung Ihres Unternehmens auf Herausforderungen stoßen, die ein Upgrade Ihrer HR-Software oder ein völlig neues System erforderlich machen.

Hier sind 4 Herausforderungen, die darauf hindeuten, dass Ihr Unternehmen eine neue HR-Software benötigt:

Zu viele Verwaltungsaufgaben

Wenn Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen sind, das über keine HR-Software oder einige unverbundene Lösungen verfügt, sollten Sie eine integrierte HR-Suite in Betracht ziehen, um Ihre einfacheren Verwaltungsfunktionen innerhalb eines einzigen Systems zu automatisieren und Effizienzsteigerungen zu erzielen, die Ihnen eine effektive Skalierung ermöglichen.

Schnelles neues Personal erforderlich

Um Ihren Bewerberpool und Ihre Talentbasis schnell zu erweitern, ist eine HR-Lösung für die Rekrutierung und Bewerberverfolgung möglicherweise die beste Option. Sie können freie Stellen automatisch in Stellenbörsen und sozialen Medien veröffentlichen und gleichzeitig die Bewerberverfolgung und das Onboarding neuer Mitarbeiter vereinfachen.

Große Verschiebungen zu bewältigen

Assigning shifts, approving time-off requests, and coordinating payroll for a growing team can be incredibly complex and laborious. Viele HR-Tools rationalisieren diese Aufgabe, um die Effizienz zu steigern, und lassen sich in Ihre aktuelle Gehaltsabrechnungssoftware integrieren, um sicherzustellen, dass alle Stunden erfasst werden.

Entwicklung der Arbeitskräfte

Es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass Ihre besten Mitarbeiter anerkannt und belohnt werden, damit sie in Ihrem Unternehmen bleiben und weiterhin gute Arbeit leisten. Talentmanagement-HR-Lösungen helfen dabei, von Leistungsbeurteilungssystemen über Peer-Feedback bis hin zu Tools für die Mitarbeiterschulung. Diese Lösungen tragen auch zu verbesserter Moral und größerer Mitarbeiterproduktivität bei.

Überlegungen bei der Auswahl von HR-Software

Um sicherzustellen, dass Ihr neues HR-System Sie beim Erreichen Ihrer Unternehmensziele unterstützen kann, sollten Sie Ihre zukünftigen Ziele und Ihr geplantes Wachstum berücksichtigen.

• Ihre Personalabteilung sollte die wichtigsten Anforderungen ermitteln und ein Projektteam einrichten, das die Anforderungen für das gesamte Unternehmen herausstellt.
• Legen Sie die Verantwortung für den internen Software-Support und die Wartung nach der Einführung fest.
• Wenn Sie bereits in der Anfangsphase die Unterstützung eines externen Softwarepartners sicherstellen, entfällt der spätere Schulungsbedarf.
• Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse und stellen Sie sie dar, um sich ein Bild davon zu machen, wie die Software Ihr Unternehmen unterstützen und beeinflussen wird.
• Sicherstellen, dass das Team das System akzeptiert und dass das HR-System von allen relevanten Mitarbeitern genutzt wird (sowie sicherstellen, dass sie in der Nutzung des Systems geschult sind).
• Achten Sie auf eine gut unterstützte Software, die Langlebigkeit und Skalierbarkeit bietet, um sich an Veränderungen und das Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen.

Wenn Sie alle oben genannten Überlegungen berücksichtigen, kann der Beschaffungsprozess viel einfacher werden.

Herausforderungen bei der Beschaffung von HR-Systemen

Selbst bei sorgfältiger Planung und Voraussicht können Sie im Beschaffungsprozess auf Probleme stoßen, die zu Verzögerungen oder späteren Problemen führen.

Bevor Sie mit der Beschaffung von HR-Systemen beginnen, sollten Sie die folgenden Herausforderungen im Auge behalten:

Undefinierte Ziele

Wenn Sie Ihre Ziele für die HR-Lösung von Anfang an klar definieren, können Sie Ihre Suchkriterien eingrenzen und sich auf Systeme konzentrieren, die relevant und realisierbar sind.

Steigende Kosten

Mit dem zunehmenden Umfang der Personalbeschaffung steigen auch die damit verbundenen Kosten. Berücksichtigen Sie die Größe Ihrer Organisation und Ihrer Mitarbeiterdatenbank. Je mehr Daten Sie in ein neues Personalverwaltungssystem migrieren müssen, desto länger und kostspieliger wird der Prozess.

Return On Investment

Ein wichtiger Faktor ist die Rentabilität der in die engere Wahl kommenden Software. Die Einrichtung einer neuen Software kann kostspielig sein, daher sollten Sie sicher sein, dass die Lösung die gewünschten Ergebnisse erzielen kann und die erforderlichen Funktionen bietet, damit sich die Investition lohnt.

Weitere Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt, sind:

• Unterbrechung: Die von Ihnen gewählte Software sollte einfach zu implementieren sein und den laufenden Betrieb nicht stören.
• Funktionalität: Die Software sollte Funktionen bieten, die Ihre derzeitigen HR-Prozesse unterstützen und verbessern.
• Reputation: Sie sollten ausreichend recherchieren, um sicherzugehen, dass der Software-Anbieter das liefern kann, was er behauptet.
• Erweiterung und Unterstützung: Die Software sollte erweiterbar sein und mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Der Softwareanbieter sollte in der Lage sein, Sie während und nach der Implementierung zu unterstützen.
• Veränderungsmanagement: Ihr Team ist vielleicht daran gewöhnt, HR-Funktionen auf eine bestimmte Weise zu bearbeiten und zu verwalten. Sorgen Sie für die Zustimmung des Teams, um den Übergang zu einer neuen Lösung so reibungslos wie möglich zu gestalten.
• Implementierungszeit: Überlegen Sie, wie lange die Implementierung einer bestimmten Lösung für Ihr Unternehmen dauern wird.

Der Zeitplan ist einer der wichtigsten Punkte, die während des gesamten Beschaffungs- und Umsetzungsprozesses berücksichtigt werden müssen. Sie ermöglichen es Ihnen, ein gesamtes Projekt zur Beschaffung und Implementierung eines HR-Systems von Anfang bis Ende effektiv zu planen.

Zeitplan für die Einführung des HR-Systems

In der Regel kann ein Überprüfungsprozess für die Auswahl und Einführung eines HR-Systems zwischen 6 und 12 Monaten dauern.

Dazu müssten die auf dem Markt verfügbaren Optionen verglichen werden, um eine lange Liste von etwa 10 bis 12 Anbietern zu erstellen. This would then be narrowed further to a shortlist of 6 to 8 providers before you compare options to determine the best overall solution.

Die Implementierung einer neuen Lösung kann zwischen 2 Wochen und 6 Monaten dauern, je nach Umfang der Softwarefunktionen und der erforderlichen Integration oder Datenmigration.

Anstatt Zeit und Geld zu verschwenden, um Hunderte von möglichen Optionen zu sortieren, sollten Sie sich an jemanden wenden, der den Beschaffungsprozess für Sie übernimmt.

YourShortlist hilft Ihnen dabei, eine maßgeschneiderte Liste mit 2 bis 4 Anbietern zu erstellen, deren Lösungen auf Ihre Anforderungen und den Zeitrahmen Ihres Projekts zugeschnitten sind.Dies gewährleistet eine reibungslose und effektive Umsetzung, die langfristige Probleme mit der von Ihnen gewählten Lösung verhindert.

Ihr Bedarf an HR-Systemen, YourShortlist

Als wichtiger Entscheidungsträger müssen Sie sich gründlich informieren, bevor Sie die beste HR-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

YourShortlist hat sich zum Ziel gesetzt, die Technologiebeschaffung einfach, transparent und kostengünstig zu gestalten, indem wir Unternehmen mit den richtigen Softwareanbietern zusammenbringen.

Unser Ziel ist es, unseren Mitgliedern zu helfen, die Lösungen zu verstehen, auszuwählen und umzusetzen, die ein erfolgreiches Wachstum ermöglichen. Wir verwalten eine vielfältige Datenbank mit über 2000 Softwarepartnern, die Lösungen in den Bereichen ERP, CRM, Cybersicherheit, Cloud-Migration, HR und mehr anbieten.

Mit Hilfe von YourShortlist haben Einkäufer auf der ganzen Welt besser informierte Entscheidungen über neue Software, Infrastruktur und verwaltete Dienste getroffen, um ihr Geschäft zu verbessern.

Unser nicht kostenpflichtiger Service umfasst:

• Unabhängige Kaufberatung zu den besten HR-Lösungen und Anbietern auf dem Markt
• Eine maßgeschneiderte Auswahlliste speziell ausgewählter Partner mit Erfahrung in der Implementierung von HR-Lösungen für Ihre Branche
• Hintergrundinformationen zu den Partnern
• Kostenlose Rückrufe von Partnern ohne Kaufverpflichtung

Wenn Sie auf der Suche nach einem neuen HR-System sind, besprechen Sie Ihre Anforderungen mit einem Mitglied unseres Teams. Erstellen Sie noch heute eine kostenlose und unverbindliche Auswahlliste, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist; YourShortlist

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