El protocolo de voz sobre Internet (VoIP) ha reemplazado gradualmente a las telecomunicaciones tradicionales en muchas empresas. VoIP ya es una tecnología esencial para empresas pequeñas.
Con el aumento del modelo de trabajo remoto e híbrido, los sistemas VoIP han seguido creciendo en popularidad. Ahora existe una amplia gama de opciones en el mercado adecuadas para diferentes aplicaciones y tamaños de empresas.
Si continúa utilizando un sistema de telecomunicaciones obsoleto o busca una nueva forma de colaboración aplicable a toda su empresa, VoIP para pequeñas empresas puede ser una inversión valiosa.
Para ayudarlo a estar al tanto de lo último en tecnología VoIP, este artículo describe los beneficios clave de un sistema VoIP y 10 de las opciones más populares en el mercado para pequeñas empresas.
¿Qué es VoIP para pequeñas empresas?
VoIP es una tecnología de comunicaciones que permite realizar y recibir llamadas de voz a través de una conexión a Internet.
En resumen, funciona convirtiendo el sonido en paquetes digitales de información para que pueda transmitirse a través de Internet de banda ancha. Con VoIP, las conversaciones son posibles en cualquier lugar si hay conexión a Internet.
Tras el aumento del modelo de trabajo remoto e híbrido, casi todo el mundo está familiarizado con sistemas como Microsoft Teams que han permitido llamadas de voz y video a través de Internet. Teams es solo una de las muchas aplicaciones de software que se pueden clasificar como una solución de VoIP.
Así, VoIP se ha convertido en una tecnología ampliamente utilizada en los últimos años, especialmente para las pequeñas y medianas empresa. Esto ha dado lugar a que muchas empresas reemplacen sus sistemas de telecomunicaciones tradicionales, como las redes telefónicas privadas (PBX).
Aplicaciones de VoIP para empresas pequeñas
Para aplicar VoIP en pequeñas empresas, se utilizan dos métodos diferentes.
Por un lado, la tecnología VoIP se utiliza como una herramienta de comunicación comercial interna. Los empleados de todo el mundo pueden comunicarse entre sí instantáneamente a través de voz o vídeo, lo que facilita las reuniones para organizaciones internacionales o equipos que trabajan entre la oficina y el hogar.
Por otro lado, un sistema telefónico VoIP es actualmente el método de preferencia de comunicación saliente para los agentes de telemarketing. La integración con otro software, como los sistemas CRM, también facilita la combinación de telecomunicaciones para clientes externos con funciones de gestión.
Las comunicaciones con los clientes pueden ser rastreadas a lo largo del pipeline y se pueden realizar llamadas o correos electrónicos de seguimiento con facilidad.
Básicamente, VoIP para pequeñas empresas cumple la misma función que las telecomunicaciones tradicionales, lo que permite la comunicación telefónica con clientes y miembros del equipo.
La principal diferencia es que la comunicación VoIP a través de Internet tiende a ser más confiable que las señales telefónicas en muchas áreas. Además, realizar llamadas a través del software VoIP permite una mayor transparencia, supervisión y análisis.
En el entorno de trabajo moderno, las aplicaciones de VoIP para pequeñas empresas ofrecen más flexibilidad e innovación que las aplicaciones de telecomunicaciones tradicionales, limitadas en comparación.
7 Beneficios de VoIP Para Empresas Pequeñas
Es fácil de configurar, administrar y mantener
Las líneas telefónicas tradicionales pueden ser difíciles de configurar y mantener. En comparación, VoIP para empresas pequeñas es relativamente fácil de instalar, configurar y mantener, incluso sin la ayuda de profesionales de TI dedicados.
La mayoría de las soluciones de software de VoIP pueden facilitar mucho la administración de su sistema de telecomunicaciones, especialmente al agregar nuevos usuarios. Los portales web también pueden agregar, mover y cambiar las configuraciones del sistema, para que sea más simple y cómodo.
Aumenta la flexibilidad y movilidad para los usuarios
VoIP para empresas pequeñas permite a los usuarios integrar el hardware del teléfono y los auriculares inalámbricos con una amplia variedad de sistemas de software, facilitando funcionalidades como conferencias remotas, uso compartido de archivos y correo electrónico.
Esta flexibilidad proporciona una gran ventaja para los usuarios que siempre están en movimiento, en particular el personal corporativo que viaja con frecuencia. Y dado que las llamadas de larga distancia a través de VoIP son relativamente más baratas en comparación con las llamadas tradicionales de teléfonos fijos o móviles, también supone un gran ahorro de dinero.
Puede limitar los gastos de la empresa
Configurar líneas telefónicas tradicionales dentro de sus instalaciones puede resultar caro. Configurar y administrar un VoIP para pequeñas empresas, por otro lado, es comparativamente más barato.
Las llamadas de voz y video por Internet entre dos o más dispositivos generalmente son gratuitas. Esto significa que la comunicación entre diferentes empleados y departamentos no le costará dinero si se realiza a través de su PC o teléfono VoIP.
Las llamadas desde una PC a un teléfono fijo sí que pueden tener un coste asociado, pero las tarifas son significativamente más bajas en comparación con las llamadas tradicionales a teléfonos móviles o fijos.
En términos del coste de un servicio de VoIP, la mayoría tiene un precio por usuario por mes, por lo que puede asegurarse de que solo está pagando por la cantidad de usuarios que necesita.
Se puede amplificar para satisfacer la demanda
No es fácil determinar cuántas líneas telefónicas necesitará, especialmente cuando aún está creciendo como empresa. Al incorporar personal adicional, nuevas oficinas o nuevos departamentos, debe asegurarse de que su sistema de comunicaciones esté actualizado en todo momento.
VoIP para empresas pequeñas no requiere gastos adicionales al agregar o quitar usuarios, aparte de cualquier hardware que necesite, como auriculares o teléfonos.
Con este sistema, puede agregar una nueva línea tan pronto como agregue un nuevo miembro del personal. Y cuando un empleado se va o se transfiere, puede reasignar fácilmente la línea existente o eliminarla por completo. Puede adaptar fácilmente y a conveniencia los sistemas de VoIP para satisfacer sus necesidades.
Puede ayudar a las pymes a competir con empresas más grandes
Hay muchas cosas que una empresa debe hacer para competir eficazmente con organizaciones más grandes y establecidas. Tener una solución de comunicaciones eficiente y rentable es una de ellas.
VoIP para empresas pequeñas permite la gestión de las comunicaciones internas y externas de una manera más rentable y práctica.
Las pymes podrán comunicarse con clientes potenciales con bajo o ningún coste y hablar con socios y clientes a larga distancia, manteniendo su competitividad con otras empresas a nivel internacional.
Ayuda a aumentar la productividad del personal
La tecnología VoIP puede ayudar a mejorar la productividad de su organización, al permitir a los usuarios organizar reuniones virtuales, realizar conferencias telefónicas internacionales, compartir documentos importantes y más, todo a través de llamadas de voz y video.
VoIP para pequeñas empresas sigue avanzando significativamente en términos de claridad de voz, tanto que se ha vuelto prácticamente indistinguible de las conversaciones telefónicas más tradicionales.
Es raro que los sistemas VoIP experimenten llamadas distorsionadas, cortes o retrasos, lo que los convierte en un modo de comunicación consistente y fiable.
Viene con una amplia gama de funcionalidades en las llamadas
Hay muchas funciones de llamada que los usuarios esperan de las líneas telefónicas tradicionales.
Estas mismas funciones también están disponibles con VoIP para empresas pequeñas. Transferencia de llamadas, retención de llamadas, desvío de llamadas, búsqueda de llamadas, menús telefónicos de operador automático, llamadas en conferencia y más.
Las empresas aún necesitan encontrar el servicio de VoIP adecuado para obtener las funciones y capacidades que desean. Sin embargo, la conclusión es que no sacrificará nada en términos de funciones de llamadas al optar por VoIP para empresas pequeñas en lugar de las telecomunicaciones tradicionales.
Desventajas de VoIP para pequeñas empresas
A pesar de las muchas ventajas de los sistemas VoIP, también hay algunas desventajas que debe considerar al decidir si invertir en VoIP para empresas pequeñas.
Sin Internet, no hay VoIP
Para que una solución de VoIP funcione como debe, se requiere una conexión a Internet estable con suficiente ancho de banda. Si la conexión WiFi en sus instalaciones no es fiable, podría beneficiarse de líneas telefónicas más tradicionales.
Los problemas de latencia de red pueden ser una preocupación
Debido a los requisitos de ancho de banda de las soluciones de VoIP, los usuarios a veces pueden experimentar retrasos o cortes en las llamadas.
Lo bueno es que la tecnología VoIP avanza constantemente. A medida que los algoritmos de datos se vuelven más sofisticados, estos problemas van poco a poco quedando atrás.
Los cortes de luz podrían interrumpir las comunicaciones por VoIP
Al usar VoIP para empresas pequeñas, los cortes de luz pueden significar la pérdida de la conexión a Internet y, por lo tanto, de sus comunicaciones de VoIP. Las interrupciones de energía son un problema poco común y las interrupciones suelen ser breves. Sin embargo, vale la pena tenerlo en cuenta como algo que puede ocurrir.
En situaciones de emergencia, las autoridades y los servicios de emergencia pueden tener dificultades para rastrear las llamadas a un sistema de VoIP. Por ello, la mayoría de las empresas se asegurarán de mantener al menos una línea telefónica tradicional para que las comunicaciones puedan mantenerse en caso de un corte de luz.
Muchas soluciones no están diseñadas para empresas pequeñas
El mercado de VoIP puede ser un poco arriesgado cuando se trata de encontrar soluciones asequibles y flexibles para empresas pequeñas.
Si bien apuntamos algunos de los mejores VoIP para empresas pequeñas más adelante en este artículo, algunas soluciones que parecen asequibles en realidad carecen de una funcionalidad significativa a menos que esté pagando por la versión premium.
Así que es importante considerar sus requisitos clave y asegurarse de que las soluciones que busca estén preparadas para adaptarse a su negocio en crecimiento.
¿Qué Debo Buscar en un Sistema VoIP Para Empresas Pequeñas?
Es probable que una pequeña o mediana empresa con un presupuesto limitado considere que invertir en nueva tecnología es arriesgado.
Sin embargo, lo más probable es que una solución de VoIP sea más asequible que cualquier sistema PBX o contratado que pueda estar utilizando actualmente.
La única forma de saber con certeza si una solución de VoIP es adecuada para su negocio es considerar los criterios clave que está buscando y qué proveedores cumplen con estos requisitos. Al buscar una solución de VoIP para empresas pequeñas, ayuda hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Las opciones que ofrece su proveedor potencial se adaptan a sus patrones de llamadas? Si su empresa tiende a hacer muchas llamadas internacionales, puede valer la pena consultar las tarifas vigentes para aquellos países a los que llama con más frecuencia.
- ¿Las tarifas que ofrece su proveedor de VoIP están dentro de lo razonable o provocarían que saliera de su presupuesto?
- ¿El proveedor de VoIP ofrece tarifas económicas a expensas de la claridad de la voz? Si su negocio depende de VoIP para brindar servicio al cliente, por ejemplo, la calidad del sonido claramente debería ser algo en lo que valga la pena invertir un poco más.
El mercado de VoIP está saturado con proveedores de calidad diversa, y lo que al principio puede parecer una buena oferta puede terminar siendo una mala inversión para su empresa.
Le recomendamos encarecidamente que se tome un tiempo para conocer qué proveedores de VoIP para empresas pequeñas tienen una reputación sólida y soluciones que aportan valor en función de su presupuesto y requisitos.
En caso de que necesite orientación adicional, hemos elaborado una lista de 10 VoIP populares para empresas pequeñas.
10 Opciones Populares de VoIP Para Empresas Pequeñas
1. bOnline
Valoración del precio: €
Ideal para: comunicaciones integrales, diseñadas para operaciones pequeñas
Ventajas:
- Opciones de pago por uso o llamadas ilimitadas
- Prueba gratuita de 30 días
- Integraciones de CRM con HubSpot y Salesforce
Resumen:
bOnline está diseñado específicamente para operaciones más pequeñas y ofrece más de 50 funciones que incluyen una línea telefónica digital, una aplicación móvil, flujos de llamadas preestablecidos, informes ilimitados y un panel de informes. La configuración es rápida y sencilla y, aunque el sistema no está diseñado para telecomunicaciones a gran escala, las pequeñas empresas pueden beneficiarse enormemente de la facilidad de uso y la elaboración de informes sólidos de bOnline.
2. 8×8 XCaaS
Valoración del precio: €€
Ideal para: Integración de pequeñas empresas, flexible
Ventajas:
- Prueba gratuita durante el primer mes
- Gestión avanzada de llamadas
- Videoconferencia personalizada con la marca
Resumen:
8×8 XCaaS es una opción de VoIP confiable y flexible, con una gran cantidad de funciones, precios atractivos a nivel básico y una interfaz de usuario que es fácil de navegar. 8×8 también tiene una variedad de opciones de arrendamiento de hardware para aquellos que integran las telecomunicaciones tradicionales con VoIP para un sistema CaaS completo.
3.Dialpad
Valoración del precio: €€
Ideal para: Departamentos de ventas
Ventajas:
- Excelente experiencia de usuario e integraciones
- Prueba gratuita de 14 días
- Training con llamadas en vivo
Resumen:
Dialpad ofrece un servicio de VoIP basado en la nube y con tecnología de inteligencia artificial para habilitar tanto las telecomunicaciones comerciales internas como las de ventas. El software de inteligencia de voz de Dialpad recoge datos clave y analiza las llamadas en tiempo real para ayudar a los managers de los centros de contacto a proporcionar asesoramiento y feedback efectivos sobre la ejecución de las llamadas.
4. RingCentral MVP
Valoración del precio: €€
Ideal por: Sus integraciones y funciones flexibles
Ventajas:
- Gama de integraciones listas para usar
- Funciones de asistente automático y grabación de llamadas
- Excelente soporte de teléfono físico e integración de PBX
Resumen:
RingCentral MVP es una de las soluciones VoIP más populares del mercado, con una interfaz y una funcionalidad fáciles de usar. Cuenta con más de 50 funciones que incluyen transcripción y análisis de llamadas habilitados para IA, calidad de voz HD y capacidades mejoradas de videoconferencia. Más que otras soluciones de VoIP, proporciona una verdadera plataforma CaaS muy completa.
5. Freshdesk Contact Center
Valoración del precio: €€
Recomendada para: Integración con Freshworks, orientado a centro de llamadas
Ventajas:
- Análisis de volumen semanal de llamadas
- Configuración sencilla
- Centro de llamadas virtual
Resumen:
Freshdesk Contact Center es una solución de VoIP diseñada para integrarse con otras herramientas de atención al cliente de Freshworks, Freshdesk y Freshsales CRM. Permite a los usuarios agilizar las conversaciones telefónicas y tiene un excelente conjunto de funciones adecuadas para los centros de llamadas que necesitan una solución de bajo coste, incluida la función flexible de informes.
6. Ooma Office
Valoración del precio: €€€
Ideal por: Su facilidad de uso
Ventajas:
- Precios flexibles sin contrato
- Configuración rápida y fácil de usar
- Interfaz optimizada en PCs de sobremesa y dispositivos móviles
Resumen:
Fácil de configurar y usar, Ooma Office está diseñado para ser una solución de VoIP sencilla y altamente accesible para empresas pequeñas. Sus funciones se actualizan y amplían periódicamente, y el sistema proporciona una experiencia flexible y sin inconvenientes para las empresas que buscan comenzar rápidamente con VoIP.
7. Vonage Business Cloud
Valoración del precio: €€€
Ideal para: medianas empresas por su variedad de características
Ventajas:
- Soporte 24/7 y 99.999% de tiempo de operatividad
- Llamadas y SMS ilimitados
- Buena integración de API
Resumen:
Vonage Business Cloud es fácil de instalar y configurar, y es ideal para pymes y grandes empresas que requieren videoconferencias junto con llamadas VoIP de línea fija. Es compatible con una variedad de funciones, como el aprovisionamiento, la generación de informes y las integraciones de aplicaciones de terceros, y tiene una conexión fiable, además de una buena atención al cliente.
8. Mitel MiCloud Connect
Valoración del precio: €€€
Ideal por: Su funcionalidad, parecida a la de los sistemas PBX
Ventajas:
- Auriculares por Bluetooth
- Integraciones CRM
- Training online para una configuración rápida
Resumen:
MiCloud Connect es un sistema PBX/VoIP en la nube con un diseño optimizado para móvil y características potentes. Es un sistema altamente funcional, ideal para empresas acostumbradas a utilizar previamente un sistema PBX. Los teléfonos físicos tienen un buen soporte y las funciones premium opcionales, como las videoconferencias, lo hacen ideal para operaciones de tamaño mediano a grande.
9. Berry iPECS Cloud
Valoración del precio: Precio a medida
Ideal para: Creación de informes y análisis
Ventajas:
- Precios específicos para cada empresa
- Soporte 24/7 de un account manager dedicado
- Potente creación de informes y análisis de llamadas
Resumen:
El galardonado sistema iPECS de Berry Telecom es una solución VoIP colaborativa con una amplia gama de funciones listas para usar, como mensajería instantánea, operador automático, vídeo y uso compartido de pantalla. Cuenta con un gran soporte y análisis e informes integrados para garantizar que está aprovechando al máximo su sistema.
10. 4Com
Valoración del precio: Precio a medida
Ideal por: No tiene costes fijos, es flexible
Ventajas:
- Servicio rentable
- Set de auriculares portátil (para tablet y móvil)
- Training en la oficina
Resumen:
El sistema VoIP de 4Com viene con su propio hardware patentado, el versátil sistema de teléfono con tableta HiHi. Los paquetes VoIP de 4Com están hechos a medida y adaptados a sus necesidades específicas, siendo ideal para empresas que buscan flexibilidad y precios basados en el uso fluctuante.
Cómo elegir su próximo proveedor de VoIP para empresas pequeñas
La mayoría de las pymes estarían de acuerdo en que las ventajas de usar VoIP para las empresas pequeñas superan con creces las desventajas, especialmente en el panorama empresarial altamente competitivo de hoy.
La clave del éxito es encontrar el proveedor adecuado que se adapte a los requisitos específicos de su negocio.
Con el creciente número de proveedores de VoIP en el mercado, no es fácil ni rápido encontrar el mejor proveedor de VoIP para empresas pequeñas y poner en marcha su proyecto.
El primer paso es considerar los requisitos específicos de su negocio y luego descubrir qué proveedor de servicios de VoIP puede satisfacer esas necesidades a tiempo y dentro del presupuesto.
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