Con la llegada de la computación en la nube, hoy en día las empresas están apostando por los sistemas de información de recursos humanos (SIRH o más conocido como HRIS, por sus siglas en inglés, Human Resources Information Systems) basados en la nube.
Estos tipos de sistemas son capaces de recopilar, procesar, almacenar y recuperar información detallada de los empleados desde una única plataforma.
La gestión y tramitación de la información de recursos humanos (RRHH) a menudo requiere de procesos manuales o múltiples sistemas de software que trabajan en conjunto para poder así recopilar, monitorear e informar sobre los datos de los empleados.
Afortunadamente, los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) ayudan tanto a las empresas grandes como a las pequeñas a administrar los datos de los empleados y garantizar que se cumplan los objetivos de recursos humanos.
Hay mucho por descubrir cuando se trata de comprender HRIS y el impacto que puede tener en su negocio. Es por eso por lo que el equipo de YourShortlist elaboró esta guía rápida para resumir todo lo que se necesita saber sobre cómo encontrar el mejor HRIS para pequeñas empresas.
¿Qué son las soluciones HRIS?
Los sistemas de información de recursos humanos son soluciones de software que se utilizan para automatizar funciones clave relacionadas con la gestión de la información y administrar la base de datos del personal de una organización.
Muchas soluciones HRIS también son de autoservicio, lo que permite a los empleados acceder a su información, políticas y procedimientos importantes en cualquier momento.
Dependiendo del tamaño y las necesidades de una organización, los sistemas de información de recursos humanos pueden adoptar diversas formas, desde simples bases de datos de información del personal hasta centros de aprendizaje y desarrollo y plataformas recursos humanos que lo abarquen todo.
Las empresas que implementan HRIS liberan a sus departamentos de recursos humanos de tareas tediosas o que consumen mucho tiempo, lo que les permite centrarse en la gestión de personas y en cumplir sus objetivos de recursos humanos a largo plazo.
Funciones del Sistema de Información de Recursos Humanos
En el mercado se pueden encontrar varios sistemas de información y software de recursos humanos disponibles, cada uno de los cuales combina varias funciones esenciales de RRHH en un único sistema. Incluyen:
Análisis e informes
Si bien las capacidades de análisis e informes automatizados son menos comunes en los sistemas HRIS que en el software de recursos humanos estándar, estas pueden proporcionar una amplia variedad de funciones como el control de ausentismo laboral, índice de rotación de personal, informes de rendimiento y mucho más para permitir una toma de decisiones más informadas.
Sistema de seguimiento de candidatos
El software de seguimiento de candidatos de HRIS es responsable de rastrear las necesidades de contratación de una empresa. Al registrar la información y los currículums de los candidatos, los reclutadores pueden emparejar los puestos con los candidatos adecuados, lo que agiliza el proceso de contratación.
Plan de beneficios
Un plan de beneficios permite a su departamento de RRHH gestionar asuntos relacionados con el seguro como reclamaciones de reembolso y también beneficios como los permisos de maternidad y paternidad, los vehículos y teléfonos de la empresa. También se utiliza para administras otros beneficios como los planes de bienestar laboral. Algunos sistemas implementan un modelo de «cafetería» donde los empleados pueden seleccionar los beneficios que desean, como días de vacaciones adicionales entre otros.
Autoservicio del empleado
Las organizaciones confían cada vez más en sus empleados y gerentes para administrar ellos mismos sus propios datos de recursos humanos, lo que reduce la carga administrativa del personal. Los empleados pueden reservar vacaciones directamente y los días de baja por enfermedad se pueden pedir sin necesidad de llamar por teléfono a la oficina.
Nómina
Un HRIS puede ayudar a automatizar la nómina al integrar los datos de contratos de empleados e información salarial con datos de tiempo y asistencia para respaldar la creación de órdenes de pago al final de cada mes.
Gestión del rendimiento
Como componente clave de la gestión general del personal, las evaluaciones del desempeño de los empleados, las cuales pueden generarse según sea necesario para los compañeros, supervisores o jefes.
Planificación de sucesión empresarial
Un componente clave de un HRIS es la capacidad de la red de talentos para encontrar fácilmente reemplazos cualificados para roles clave dentro de la organización.
Tiempo y asistencia
Los módulos de tiempo y asistencia dentro de un sistema de RRHH permiten crear órdenes de pago por turnos para trabajadores, contratistas o cualquier empleado que facture por horas de trabajo. También se relaciona con el seguimiento de la asistencia y puede brindar más control sobre la tardanza y productividad de los empleados.
Entrenamiento
Los módulos de capacitación de HRIS permiten a los gerentes realizar un seguimiento del estado de las certificaciones, acreditaciones y calificaciones de cada empleado, así como diseñar y programar cursos para los empleados. Este módulo a menudo se conoce como Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS).
Beneficios de HRIS para pequeños negocios
Incorporación automatizada de empleados
Lo que experimentan los empleados durante el proceso de incorporación puede tener un gran impacto en la retención del talento. Las funciones de incorporación automatizadas de los empleados de HRIS pueden mejorar la satisfacción del personal al proporcionar un proceso de incorporación sin inconvenientes para los nuevos empleados. Esto les ayuda a adaptarse a un nuevo entorno.
HRIS guía a los empleados a lo largo de todo el camino definiendo claramente sus funciones y responsabilidades. También brinda acceso a portales de autoservicio, listas de verificación de incorporación, documentos de firma electrónica, formularios interactivos o kits de bienvenida.
Al gestionar automáticamente la incorporación con HRIS, los departamentos de recursos humanos pueden centrarse en los aspectos del bienestar y la satisfacción del personal durante la incorporación, creando una experiencia agradable para el nuevo empleado.
Colaboración y planificación
Las herramientas de colaboración permiten una planificación precisa, ya que los miembros del equipo pueden comunicarse entre sí para completar tareas, independientemente de su ubicación.
Un sistema de información de recursos humanos permite que los equipos trabajen hacia un objetivo común, y al mismo tiempo, permite que sean conscientes sobre qué talento está disponible en la empresa y realicen un seguimiento de la información clave en toda la organización.
Regulación de cumplimiento
Los mejores sistemas de información de recursos humanos garantizan que las empresas cumplan con las leyes internacionales y locales, y que todos los datos y políticas se actualicen automáticamente para garantizar el cumplimiento normativo.
Todos los datos de los empleados son administrados y almacenados por HRIS, por lo que la información se puede recuperar fácilmente a efectos de auditorías, asuntos legales, o para revisar y verificar las licencias de los empleados por requisitos gubernamentales / con los requisitos nacionales.
Reducción de costes
Independientemente del tamaño de una empresa, la implementación de HRIS puede reducir significativamente los costos. Esto se debe a que es más eficiente que los procesos manuales y múltiples sistemas distintos.
Un sistema de gestión de recursos no solo es rentable, sino que también mejora los resultados de una empresa mediante la automatización de tareas, la reducción de la probabilidad de errores, y la mitigación de riesgos para mejorar la calidad del trabajo en todas las operaciones.
Eficiencia y aumento de la productividad
HRIS admite múltiples funciones relacionadas con recursos humanos en un solo sistema, lo que ayuda a las organizaciones a evitar desgate, el agotamiento y la sobrecarga de trabajo. Esta mayor eficiencia y productividad beneficia a los empleados más que el uso de múltiples sistemas de recursos humanos dispares o procesos manuales complejos y obsoletos.
Información sobre los datos de la empresa
Uno de los muchos beneficios de un HRIS es que brinda al usuario una compresión profunda sobre su organización. La información y el análisis de datos proporcionados por un HRIS pueden ayudar a mejorar la experiencia de los empleados, ayudar con la planificación de la fuerza laboral, aumentar las tasas de retención, optimizar el proceso de adquisición de talentos, y más. Con acceso a informes precisos y detallados, las partes interesadas pueden tomar decisiones informadas y pronosticar con precisión el crecimiento del negocio.
Automatización manual de tareas
Un sistema de información de recursos humanos puede ayudar a eliminar las tareas diarias repetitivas mediante la automatización de las funciones básicas de recursos humanos, lo que permite al personal centrarse en tareas de mayor valor. Los flujos de trabajo comunes que se pueden automatizar para ahorrar tiempo incluyen:
Un HRIS puede ayudar a eliminar las tareas diarias repetitivas mediante la automatización de las funciones clave de recursos humanos, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas más importantes. Los flujos de trabajo, o workflow comunes que se pueden automatizar para ahorrar tiempo incluyen:
- Acceder, editar o agregar información de los empleados
- Seguimiento de solicitantes
- Aprobaciones
- Ofertas de empleo
- Gestión de permisos de los empleados
- Contacto con las partes interesadas
- Incorporaciones y bajas
- Selección de candidatos
El autoservicio empodera a los empleados
Acceder a los sistemas de recursos humanos a través de un portal de autoservicio permite a los empleados administrar de forma independiente su información, ver informes de rendimiento y enviar solicitudes de licencia sin tener que lidiar con correos electrónicos de ida y vuelta o múltiples seguimientos de aprobación.
Sistema único para agilizar los procesos de RRHH
Esencialmente, un HRIS permite a los equipos de recursos humanos reclutar, incorporar, involucrar y administrar empleados a través de una solución unificada. Por el contrario, a medida que crece una empresa, las plataformas de gestión de datos como las hojas de cálculo y otros métodos basados en papel, se vuelven lentas, difíciles de usar e insostenibles. Las empresas que buscan obtener una ventaja competitiva harían bien en reemplazar sus sistemas heredados con un HRIS para ayudar a centralizar y optimizar sus procesos y flujos de trabajo de recursos humanos, garantizar la responsabilidad y crear una mayor transparencia.
Cómo los informes del HRIS aportan valor a su empresa
Los sistemas de información de recursos humanos crean valor para las empresas al facilitar la recopilación de datos para la presentación de informes y proporcionar información para una mejor toma de decisiones. El software de información de recursos humanos generalmente produce cuatro tipos principales de informes que se enfocan en personas, negocios, finanzas y resultados.
Informes centrados en personas
Estos informes enumeran los derechos a los beneficios, los datos de elegibilidad, los registros de empleo y antigüedad, los calendarios de desempeño y capacitación, y más, al tiempo que muestran los aniversarios de empleo y los cumpleaños de los empleados.
Informes centrados en el trabajo
Este tipo de informes muestran información sobre tareas y proyectos de desarrollo de empleados individuales, como la evaluación y desarrollo de desempeño, la implementación de capacitación, las acciones correctivas y los análisis de desempeño de calidad.
Informes centrados en finanzas
Estos son informes que muestran cómo una empresa se está desempeñando financieramente en términos de nómina y recursos humanos. Esto se logra mediante la visualización de horarios de asistencia y compensación, informes de retención de beneficios, procesos de nómina, información fiscal y más.
Informes centrados en los resultados
Generan datos agregados para los equipos de operaciones y las partes interesadas en función de los ingresos y los costos de los empleados. También recopilan datos que analizan la relación entre la gestión del talento actual y futuro y examinan el vínculo entre la productividad y los costos.
Qué buscar en un sistema de información de recursos humanos
La implementación de un sistema de información de recursos humanos reducirá significativamente la carga de trabajo de su empresa. Para conseguir un mayor beneficio y una implementación más fluida, debe buscar un sistema que se ajuste a las necesidades, el presupuesto y tamaño específico de su empresa.
Debe buscar el software de información de recursos humanos que mejor se adapte a las necesidades de su negocio y que proporcione funciones útiles como:
Plataforma basada en la nube
Los sistemas en la nube garantizan la seguridad de los datos, son fáciles de mantener y se pueden ampliar fácilmente.
Cumplimiento
Las características de cumplimiento garantizan que su negocio cumpla con los estándares correctos para cualquier legislación industrial, regional o internacional que necesite cumplir.
Integraciones
Con un sistema de información de recursos humanos que se está integrado con ERP, finanzas, CRM y otro software, se vuelve mucho más fácil el sincronizar múltiples procesos comerciales dentro de la infraestructura técnica de su empresa.
Gestión de nóminas
La funcionalidad de nómina en un sistema de información de recursos humanos es importante puesto que brinda acceso a información sobre bonificaciones, pantallas de comprobantes de pago e información fiscal. También se debe calcular el pago de horas extras.
Gestión de contratación e incorporación
El reclutamiento permite a los usuarios administrar tareas clave que van desde la publicación de ofertas de trabajo y la incorporación hasta la aceleración de los ciclos de contratación.
Gestión de tiempo y asistencia
El tiempo y la asistencia avanzados le permiten crear calendarios de vacaciones específicos de la región (para empresas con oficinas internacionales), administrar horas extra, manejar las bajas pagadas y no pagadas de los empleados y realizar un seguimiento de las vacaciones acumuladas.
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