Bookkeeping Software Vs. Software de contabilidad 

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El software de contabilidad debe ser visto como una versión más avanzada del bookeeping software (enfocado a llevar únicamente los libros contables). Ambos son soluciones de gestión financiera que pueden ayudar al departamento de recursos humanos y finanzas a automatizar procesos. Sin embargo, mientras que el bookkeeping software se centra principalmente en registrar la información financiera, el software de contabilidad se ocupa más de gestionar, analizar y presentar los datos financieros. 

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas instalan programas de contabilidad porque ofrecen una mejor comprensión. No sólo registra y gestiona datos críticos, sino que también aprovecha estos datos para crear proyecciones, presupuestos y previsiones. 

Aun así, a la hora de comprar un nuevo software financiero y de recursos humanos, es vital que entiendas los matices entre los principales tipos de software, que es lo que este artículo pretende definir. 

¿Qué es un programa de contabilidad?

El software de libros mantiene registros de todas las transacciones financieras que realiza la empresa. Esto incluye compras, transacciones, pagos y recibos. Una herramienta de teneduría de libros también se ocupa de las tareas administrativas clave de una empresa, incluida la gestión de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, así como la gestión de las nóminas y el balance de los libros contables. 

En la actualidad, las funciones de contabilidad están en su mayoría automatizadas. Gascoynes estima que el 97% de todas las tareas de contabilidad estarán automatizadas en 2027. 

Principales características del bookkeeping software

  • Libro mayor en línea: el objetivo principal del software es proporcionar un registro central de las transacciones al que puedan acceder todas las partes interesadas. Socios y contables pueden contribuir a este libro mayor a través del software. 
  • Libro mayor en línea: el objetivo principal del software es proporcionar un registro central de las transacciones al que puedan acceder todas las partes interesadas. Socios y contables pueden contribuir a este libro mayor a través del software. 
  • Generación de facturas: Este software puede registrar las ventas y producir y enviar facturas de bienes y servicios a los clientes pertinentes. 
  • Generación de presupuestos: antes incluso de prestar un servicio o entregar un producto, puedes utilizarlo para generar un presupuesto. A continuación, se puede enviar a el posible cliente para que lo acepte o lo rechace. 
  • Cuentas por cobrar: No sólo puede enviar facturas, sino que también puede recibir notificaciones a través de la plataforma de cuando los clientes abren y pagan la factura. También puede recibir notificaciones cuando las facturas superen la fecha de vencimiento. 
  • Cuentas a pagar: puede enviar todas las facturas que se reciban de los proveedores por correo electrónico. 
  • Nóminas: Algunos modelos sofisticados de este software vienen con contabilidad de nóminas, que permite calcular las reducciones y las cantidades de pago de los empleados de forma automática. 
  • Cuadro de mandos: este tipo de software debe proporcionar un cuadro de mandos que muestre todos los datos clave de forma comprensible y en un solo lugar. Esto incluye estadísticas clave como las facturas que deben salir y el dinero que debe entrar. 

¿Qué es un programa de contabilidad?

El software de contabilidad está diseñado para realizar las mismas tareas que el anterior, además de la interpretación y el análisis de los datos financieros. No sólo recopila datos, sino que también crea información valiosa en forma de previsiones, análisis de flujos de caja y estados financieros. Este tipo de software integral proporciona una visión global y una mejor comprensión de la salud financiera de la empresa. 

Con estos datos reunidos y analizados, se pueden tomar decisiones basadas en datos. Se puede determinar cuánto dinero se está gastando en general e identificar las áreas de su gasto que podrían mejorarse. El software de contabilidad es clave para construir una estrategia financiera global. 

Principales características

  • Funcionalidades de contabilidad: un programa de contabilidad completo debe ser capaz de realizar todas las tareas que puede realizar un programa de contabilidad. Esto incluye la gestión del libro mayor, la categorización de transacciones, la gestión de nóminas, la facturación y el cobro.
  • Presupuestos y previsiones: Este tipo de software puede cruzar datos en tiempo real con predicciones históricas y futuras para generar presupuestos y previsiones precisos. Estas previsiones no sólo sirven para estimar cuánto invertir en un próximo proyecto empresarial, sino también para realizar análisis una vez finalizado. Si el gasto de la empresa se aleja mucho de las previsiones, el departamento financiero podrá identificar los problemas financieros y trabajar para rectificarlos. 
  • Contabilidad de proyectos: Mediante el análisis de datos en tiempo real, el software de contabilidad puede realizar un seguimiento de los gastos e ingresos a lo largo de un proyecto. Esto no sólo es ideal para presupuestar, sino también para asegurar de que la empresa se mantiene en la senda financiera mientras el proyecto sigue en curso. Así se evitará llegar al final del proyecto y descubrir después que se ha gastado más de la cuenta. 
  • Informes y análisis: con la ayuda de un software de contabilidad, se pueden calcular e informar al instante los parámetros financieros clave. Esto elimina la necesidad de realizar cálculos manuales, lo que ahorra mucho tiempo y recursos. Las cuentas de resultados, los balances y los estados de flujo de caja pueden actualizarse automáticamente a medida que se dispone de nuevos datos. Esto mejora la automatización de la contabilidad y aumenta la fiabilidad y la precisión. 

Otros tipos de programas de contabilidad

Además del software de contabilidad, hay muchas otras plataformas que pueden utilizar los contables para facilitar su trabajo. 

Entre ellas se incluyen: 

Programas de facturación

Los programas de facturación están diseñados exclusivamente para generar y enviar facturas. Cuando se generan las facturas, se aplican los impuestos pertinentes y se añaden a la factura. Algunos tipos de software de facturación avanzados también son capaces de hacer un seguimiento de los clientes y cobrarles. 

Normalmente, el software de facturación le notificará cuándo se han efectuado los pagos y cuándo han sobrepasado la fecha de vencimiento. 

El software de facturación también puede incluir cierto grado de informes y análisis. En concreto, puede crear informes de ingresos y análisis de beneficios. 

Software de automatización de la facturación

Este tipo de software automatiza el procesamiento de facturas. Las facturas de los proveedores se introducen directamente en esta máquina y tiene lugar un proceso conocido como «captura de facturas». La herramienta escanea los datos presentados en la factura y captura y valida los datos importantes. Una vez validada, la información se envía a las ubicaciones pertinentes, como su sistema de cuentas por pagar. 

Esta herramienta no sólo reduce significativamente el tiempo necesario para facturar, sino que también aumenta la precisión del procesamiento de facturas. Esto aumenta la productividad de su departamento financiero y elimina el riesgo de error humano.  

Software de nóminas

El software de nóminas automatiza el proceso de pago, ahorrando al departamento financiero y de RR.HH. una cantidad significativa de tiempo. Mediante el pago automatizado, el software de nóminas garantiza que los empleados cobren siempre a tiempo. Puede procesar los impuestos, la estructura salarial y la asistencia de los empleados para garantizar que cada miembro del personal cobre exactamente lo que se le debe. 

También realiza un seguimiento de todos los pagos efectuados, para que pueda verificar fácilmente si se ha pagado a un empleado concreto. 

Invierte hoy en un nuevo software de contabilidad 

Independientemente del tamaño de tu empresa, necesitas invertir en un programa de contabilidad completo. Este programa debe incluir funciones avanzadas de contabilidad, así como módulos integrados de nóminas y facturación. 

Sin embargo, puede que te resulte difícil encontrar una solución de software que cumpla este criterio y, al mismo tiempo, se ajuste a tu presupuesto. 

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