Características del Sistema de Gestión de Recursos Humanos

Agiliza y facilita la adquisición de software de Recursos Humanos

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A la hora de considerar un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (RRHH) para tu empresa, es importante tener en cuenta qué funciones y ventajas ofrece el sistema.

La gestión de RRHH es una función empresarial compleja que implica muchas tareas, desde la gestión de beneficios y la contratación hasta las nóminas y la gestión del rendimiento.

Para hacer frente a estas numerosas responsabilidades, las empresas implantarán un software de gestión de RR.HH. para ayudar a tus equipos de RR.HH. y garantizar un lugar de trabajo productivo.

Tanto si es la primera vez que te planteas un sistema de gestión de recursos humanos como si deseas sustituir tu solución actual, permítenos guiarte a través de las características clave que debes de tener en cuenta.

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¿Qué es un Sistema de Gestión de Recursos Humanos?

Los sistemas de gestión de recursos humanos son herramientas informáticas implantadas por las organizaciones para apoyar sus procesos de RRHH.

Los sistemas de gestión de RRHH ayudan a agilizar la contratación y la gestión de nóminas, las prestaciones de los empleados, la gestión de las retribuciones, los datos de los empleados, la gestión del rendimiento y las hojas de horas.

Se sabe que las herramientas de gestión de recursos humanos ayudan a aumentar la calidad del servicio, además de mejorar la eficacia, la eficiencia y el rendimiento de la organización.

La implantación de un SGRH aumentará la eficiencia al aprovechar la tecnología para ayudar a los directivos a crear equipos más felices y productivos.

¿Cuáles son los Distintos Tipos de Sistemas de Gestión de RRHH?

Aunque existen diferentes tipos de software de RR.HH. en el mercado, los más populares son conocidos por sus funciones básicas que se centran en la dotación de personal, la incorporación, la compensación, el desarrollo de los empleados y la gestión de la plantilla.

Estas son las diferentes funciones básicas de los sistemas de gestión de RRHH que puede encontrar.

  • Compensación

Un sistema de compensación se aplica al software de administración, gestión de prestaciones y nóminas. Es útil para los empleados, ya que es un sistema de autoservicio con el que pueden comprobar sus prestaciones sanitarias y sus métricas de PTO.

  • Desarrollo de competencias

Muchos sistemas de gestión de RR.HH. están diseñados para ayudar al crecimiento personal, el desarrollo de competencias y la satisfacción laboral de los empleados, lo que permite mejorar el rendimiento y la gestión del talento.

  • Incorporación

Los sistemas de gestión de RR.HH. pueden ayudar con la incorporación y la desvinculación, proporcionando herramientas para guiar a los nuevos empleados a través de responsabilidades como la verificación I-9, los requisitos de papeleo, las presentaciones sociales, la creación de inicios de sesión de software y mucho más.

  • Dotación de personal

La mayoría de los programas informáticos de RRHH ofrecen funciones de dotación de personal, como detalles del ciclo de vida de los empleados, programación y gestión de los empleados, gestión de bajas, adquisición de talentos y seguimiento del tiempo.

  • Gestión del personal

Los sistemas globales de gestión del personal combinan herramientas de registro de empleados, sistemas de seguimiento, software de gestión del capital humano y software de gestión de RR.HH., formando juntos un completo sistema de información de recursos humanos (SIRH).

Funciones Imprescindibles del Sistema de Gestión de Recursos Humanos

¿Cuáles son las características específicas que debes de tener en cuenta a la hora de elegir el sistema de gestión de recursos humanos ideal para tu organización?

Análisis, gestión del cumplimiento, formación y desarrollo, contratación, incorporación, control de presencia, etc., éstas son sólo algunas de las características y funciones del sistema de gestión de RR.HH. que pueden beneficiar a tu empresa.

Características Generales del Sistema de Gestión de RRHH

Administración de prestaciones

Gestionar las prestaciones de los empleados e incluirlas en los cálculos de las nóminas puede consumir mucho tiempo. Un sistema de gestión de RRHH permite acceder fácilmente a módulos que permiten al departamento de RRHH tener en cuenta la baja por maternidad, el seguro médico y otras prestaciones de los empleados, como planes de pensiones, bajas por enfermedad y vacaciones.

Compatibilidad móvil

En los tiempos modernos, poder acceder a los sistemas desde cualquier lugar es una necesidad, lo que significa que tu proveedor de servicios de SGRH debe ofrecer soluciones en la nube o locales, según tus preferencias.

Esto también significa disponer de aplicaciones móviles que se adapten a las plataformas Android e iOS, ya que maximizarán la eficiencia, permitiendo a los empleados autorizados acceder a la información desde cualquier lugar en el que se encuentren. 

Autoservicio para empleados

Esta función permite a los empleados comprobar el estado de sus prestaciones, introducir datos personales y solicitar tiempo libre. La ventaja que hace necesaria esta función es que ahorra mucho tiempo al departamento de RRHH, ya que no tiene que haber un superior que actúe como intermediario entre el personal y la información a la que se puede acceder.

Autoservicio de gestión

El autoservicio para directivos acelera los procesos de RR.HH., permitiendo a los directivos realizar tareas como acceder a la información de los empleados, aprobar solicitudes de reembolso de gastos, revisar solicitudes e introducir datos de evaluación del rendimiento.

Funciones analíticas

Un buen SGRH facilita la planificación estratégica y la gestión de los empleados mediante la recopilación de datos útiles sobre la plantilla. Los controles de acceso, la recopilación automatizada de datos, los cuadros de mando personalizables, las previsiones financieras y los informes en tiempo real son solo algunas de las funciones que lo permiten.

Cuadros de mando personalizables

La implementación de un sistema que se pueda personalizar para adaptarse a las necesidades específicas del departamento de RR.HH. de tu organización permite a los usuarios personalizar la forma en que ven e informan sobre los datos, lo que conduce a un mayor compromiso con el software HRMS y a una visión y un análisis más claros.

Informes en tiempo real

Un sistema de gestión de RR.HH. debe ofrecer informes en tiempo real para proporcionar una imagen precisa de los datos de los empleados que pueda conducir a una toma de decisiones oportuna y basada en el rendimiento por parte del personal de RR.HH., los directivos y los líderes empresariales.

Capacidad de previsión

Poder prever cuántas horas se tardará en realizar una tarea o el número de personal que se asignará a los proyectos reducirá el tiempo total y los costes laborales. Muchos sistemas de gestión de RRHH permiten a los usuarios consultar datos de proyectos anteriores para ofrecer una guía de rendimiento sobre los objetivos y KPI deseados.

Recogida automática de datos

El software HRMS suele integrarse con CRM, ERP y otras fuentes de información más allá de su base de datos para producir informes automatizados sobre cómo los datos de los empleados y las nóminas afectan a la organización en general.

Controles de acceso

El mejor software de gestión de RRHH incluye funciones de administración que ayudan a asignar niveles de acceso a los distintos recursos y bases de datos. Esto mejora la seguridad de los datos y evita que se comparta información clasificada con usuarios no autorizados.

Análisis financiero

Un sistema de gestión de RRHH ideal ayudará en la toma de decisiones financieras recopilando y evaluando los datos financieros en varios grados y relacionándolos con el capital humano, las nóminas y el seguimiento del tiempo dentro de la empresa.

Cumplimiento de la normativa

Funciones como el cumplimiento automatizado de la EEOC, el cumplimiento automatizado de las prestaciones sanitarias y el cumplimiento automatizado de la contratación pueden añadir un valor adicional al software de gestión de RRHH.

Cumplimiento automatizado de la EEOC

Se está convirtiendo en una práctica común entre las empresas que las nuevas contrataciones firmen cuestionarios de autoidentificación EEO. Esto sirve de salvaguardia contra las prácticas discriminatorias. Un sistema de gestión de RRHH puede incluir cuestionarios que cumplan plenamente la normativa y garanticen el uso adecuado de la información recopilada.

Cumplimiento automatizado de las prestaciones sanitarias

El software de gestión de RRHH puede permitir recopilar y actualizar los datos sobre las prestaciones sanitarias de los empleados siempre que se produzca algún cambio necesario para mantener el cumplimiento legal.

Cumplimiento automatizado de la contratación

En el entorno corporativo moderno, los prejuicios pueden dejar a una empresa expuesta a reclamaciones. Por eso, el sistema de gestión de recursos humanos de una organización debe contar con funciones que garanticen la solidez de todas las comunicaciones, especialmente en ámbitos como la etnia, el género, la raza, la religión, el sexo, la condición e incluso la discapacidad mental y física. Además, el proceso de contratación debe evitar prácticas discriminatorias que expongan a la empresa a posibles reclamaciones.

Funciones de formación y desarrollo

Algunas características importantes que hay que buscar en un sistema de RRHH son la administración de certificaciones, las políticas y objetivos de la empresa, las capacidades de compromiso de los empleados, las funciones de datos de evaluación y los directorios de formación.

Administración de la certificación

El software de RR.HH. puede facilitar la gestión y el cumplimiento de los cursos, las propuestas de formación y las actualizaciones del material didáctico. Muchos sistemas incluyen un módulo de gestión del aprendizaje para facilitar la formación y el desarrollo en línea.

Políticas y objetivos de la empresa

Cada vez que se invierte dinero en certificaciones, desarrollo y programas de formación de los empleados, se invierte en la consecución de los objetivos de la plantilla de la empresa. Un SGRH debe ser capaz de analizar las estrategias de desarrollo y compararlas con las políticas y objetivos preestablecidos de la empresa.

Capacidad de compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es mayor cuando existen oportunidades de aprendizaje y desarrollo. Tener acceso a actividades cruzadas, como aspiraciones futuras, necesidades laborales, archivos de desarrollo personal y expedientes personales, transmite a la plantilla el mensaje de que su futuro en la empresa es importante para los responsables de RRHH.

Directorios de formación

El SGRH ideal viene con opciones de aprendizaje que relacionan los marcos de competencias con las actividades para la gestión del rendimiento personal, al tiempo que conectan los resultados del aprendizaje con el mapa de desarrollo de habilidades de los empleados deseado por la empresa.

Funciones de incorporación

Recordatorios automáticos

Poder notificar a los empleados y directivos con recordatorios programados las tareas pendientes y los plazos es una gran comodidad. El mejor software de RRHH permite configurar los recordatorios para que se envíen a los teléfonos de los empleados o a sus buzones de correo electrónico.

Capacidades de gamificación

Aunque no es necesariamente una característica imprescindible, hacer que las funciones de incorporación y rendimiento sean interactivas ayuda a crear un entorno de trabajo atractivo para el personal. Algunos programas de RRHH incluyen estas funciones, mientras que otros pueden integrarse con módulos interactivos en línea.

Funciones sin papel

Además de ser respetuosas con el medio ambiente, las funciones de incorporación sin papel gestionadas por el software de RR.HH. son rentables y seguras; lo mismo puede decirse de otras funciones de RR.HH. como las solicitudes de prestaciones, los contratos de trabajo, los formularios fiscales, las solicitudes de tiempo libre, etc.

Funciones de gestión de la libertad condicional

En la mayoría de las organizaciones, los nuevos empleados pasan por un periodo de prueba que depende de la asistencia, la conducta adecuada y su rendimiento en el trabajo. Algunos programas informáticos de RR.HH. pueden ofrecer una función de fijación de objetivos durante la incorporación, con la que los directivos pueden establecer metas para evaluar el rendimiento en esos primeros meses de empleo.

Soluciones de nómina

La mayoría de los sistemas de RR.HH. tienen soluciones de nóminas integradas, con funciones como periodos de nómina flexibles, procesamiento masivo y reprocesamiento, nóminas en línea, cumplimiento global de las nóminas, ajustes salariales y registros de horas extraordinarias.

Periodos de nómina flexibles

Las nóminas flexibles que ofrece el software de RR.HH. permiten tanto a los contratistas como a los empleados programar sus salarios para un cobro semanal, quincenal o mensual. Disponer de distintos periodos de nómina puede recortar costes y tiempos muertos y reducir los casos de errores en la introducción de datos durante el proceso de pago.

Procesado y reprocesado a granel

El sistema de gestión de RR.HH. ideal permite automatizar los pagos a los empleados durante un periodo prolongado, pudiendo deshacer y corregir los errores de pago mediante funciones avanzadas.

Nóminas en línea

Las funciones de generación y automatización de nóminas permiten enviar nóminas recientes y antiguas a los empleados por correo electrónico, consultarlas en línea o descargarlas en cualquier momento.

Cumplimiento global de las nóminas

La normativa sobre el cumplimiento de las nóminas varía de un país a otro (o de un estado a otro en EE.UU.), por lo que resulta confuso para las empresas que operan en muchos lugares adherirse a diversas leyes de cumplimiento. Un buen sistema de gestión de recursos humanos incorpora la supervisión del cumplimiento de la normativa en la automatización de las nóminas, lo que garantiza que la empresa se adhiere a la normativa de cada región.

Funciones de horas extraordinarias y ajustes salariales

Las soluciones de nóminas incorporadas a los sistemas de RR.HH. permiten al personal de contabilidad y RR.HH. modificar o ajustar la remuneración de los empleados teniendo en cuenta valores como complementos, bonificaciones o reducciones, cotizaciones a pensiones y registro de permisos no retribuidos, entre otros.

Funciones de control horario y asistencia

Gestión de las ausencias

HR management software can track employee attendance and absence from work, allowing managers to have greater oversight and control over which members of the team are on maternity leave, sick leave, holiday, or at work-related events or trips.

Hora de entrada (y salida) del trabajo

Tanto los empleados como los directivos pueden llevar un registro de sus horas gracias a los módulos de control de presencia del software de recursos humanos. Esto es útil para cualquier empresa que tenga empleados que trabajen por turnos o a los que se pague por horas, así como para negocios en los que se cobre a los clientes por horas.

Conformidad

Existen normativas y leyes que regulan el trabajo de un país a otro, y es importante que las empresas cumplan la legislación laboral del país en el que operan. Las horas de trabajo, el pago de las horas extraordinarias, etc. se rigen por leyes relacionadas. Los sistemas de RRHH suelen tener funciones que alertan y notifican automáticamente a los ejecutivos de RRHH cuando no se cumplen las normas legislativas.

Estimación de costes

Dependiendo del proyecto, el software de recursos humanos puede basarse en datos históricos de RRHH para proporcionar estimaciones de tiempo y costes, lo que permite al usuario prever adecuadamente las necesidades y la asignación de recursos en el futuro.

Programación de los empleados

Con los sistemas de software de RR.HH., los responsables pueden crear módulos de asistencia junto con la gestión de los horarios, pudiendo configurar alertas y notificaciones que permitan comprobar la asistencia y las horas extraordinarias.

Nómina integrada

La nómina integrada permite al departamento de RRHH calcular los salarios y beneficios de los empleados integrando los módulos de asistencia y tiempo con las funciones de nómina dentro del software del sistema de gestión de RRHH.

¿Cómo de valiosas son estas funciones del sistema de gestión de RRHH?

La pregunta clave para cualquiera que desee adquirir un software de RR.HH. es si obtendrá un retorno de la inversión o, al menos, un beneficio percibido de las características clave de cualquier solución concreta.

El valor global de un sistema de gestión de RRHH estará inevitablemente ligado al presupuesto asignado al software, la calidad de la implementación, cuántas funciones se proporcionan con el coste base, cuánto tiempo se ahorra con las diferentes funciones y el coste de la asistencia de un socio de software de RRHH.

La relación calidad-precio de un sistema suele depender de sus funciones y capacidades, así como de su facilidad de uso en general y de si la funcionalidad deseada puede conseguirse con el mínimo esfuerzo.

Los compradores de software de RR.HH. deben asegurarse de que están pagando al menos por todas las funciones necesarias, lo que puede requerir una auditoría de las funciones de RR.HH. relevantes y de los procesos existentes antes de la adquisición.

Por último, es importante considerar si la implementación del software de gestión de RR.HH. puede dejarte en manos de tu equipo de RR.HH., o si te beneficiaría el soporte de incorporación y mantenimiento ofrecido por un socio de software de RR.HH.

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