Las 7 fases clave para la implantación de un ERP 

Las 7 fases clave para la implantación de un ERP  post image

La implantación de un ERP, o comúnmente conocido como sistema de planificación de recursos empresariales, mantiene los datos de tu empresa seguros, centralizados y en regla.

Esta solución de software ERP puede revolucionar realmente la forma en la que tu empresa gestiona y lleva a cabo los procesos empresariales. Sin embargo, una mala implantación de un ERP puede suponer una grave presión para tus finanzas, tus recursos y, sobre todo, tus empleados. Por ello, debes de entender muy bien qué es un ERP. 

Los riesgos asociados a una mala implantación pueden desanimarte a la hora de adoptar un nuevo software. Para aumentar tu confianza, hemos creado esta guía para empresarios sobre las 7 fases de implementación de un ERP. 

¿Cómo realizar la implementación de un ERP con éxito?

Implantar un software ERP va mucho más allá de simplemente seleccionar un nuevo software e introducirlo en tu empresa. Tienes que evaluar tus procesos empresariales, elegir un proveedor de ERP, establecer un presupuesto para el software y también configurar, formar y realizar la migración. 

Un ERP software sirve para conectar todos los aspectos de tu empresa. Es una solución que pueden utilizar y en la que pueden colaborar los empleados de ventas, marketing, recursos humanos y contabilidad. Los sistemas ERP ofrecen un espacio central para que todos los departamentos trabajen juntos, en lugar de utilizar plataformas separadas. Ayuda a toda la empresa a colaborar de forma eficaz. 

Puedes utilizarlo para: 

·     Gestión de la cadena de suministro

·      Gestión de riesgos

·      Gestión de proyectos

·      Aprovisionamiento

·      Contabilidad

Dada su amplia usabilidad, el proceso de implantación de un nuevo software ERP en tu empresa debe involucrar a todos tus empleados. 

Para que la implantación de un ERP sea todo un éxito, deberás utilizar el nuevo sistema lo máximo posible. Así, tu empresa empezará el proceso de transformación. 

 

¿Cuánto dura la implantación de un Software ERP?

Independientemente del tamaño de tu empresa, la implantación de un ERP debería durar al menos cuatro meses. Como en todos los casos de adopción de software, la duración exacta puede variar. El tamaño, los pasos y el software utilizado pueden afectar a la rapidez con la que el nuevo sistema ERP se integra. 

Algunas empresas tardarán seis meses, mientras que otras pueden tardar más de un año. Por lo tanto, no te sorprendas si descubres que tu proyecto de ERP durará más de 12 meses. Es importante aceptar esta previsión en lugar de buscar atajos, lo que sin duda provocará que el proceso se estanque. 

Al igual que el proceso de implantación y los requisitos del software que serán exclusivos para tu empresa, también lo será el calendario. 

Tres razones por las que fracasa la implantación de un ERP

Para contextualizar la forma en que hemos seleccionado las siete fases clave enumeradas en este artículo, podemos resaltar primero los retos que supone la adopción de un sistema ERP para las empresas. La única forma de superar estos retos es contar con un sólido plan de implantación en siete fases. 

Coste

La adopción de un nuevo software ERP suele ser un proceso costoso. No sólo el coste inicial puede desbordar el presupuesto, sino que la incorporación, el mantenimiento y otros gastos corrientes pueden agotar los fondos a largo plazo. Incluso cuando las finanzas parecen prometedoras al principio de la implantación, las empresas pueden verse abrumadas por costes de mantenimiento inesperados y constantes. 

Calendario

A menudo, las empresas no fijan un calendario preciso para la implantación de un ERP, como se pone de manifiesto en el informe creado por Panorama llamado The 2023 ERP Report. Este estudio revela que, de las empresas examinadas, sólo el 49,7% terminó de implantar su sistema ERP a tiempo. Esto quiere decir que más de la mitad de las empresas consideran que la adopción de un ERP lleva más tiempo del previsto. 

Esta incapacidad de las empresas para predecir con exactitud los plazos les lleva a menudo a sobrepasar los recursos y las finanzas. Además, la implantación del ERP suele restar tiempo a otros proyectos. 

Gestión de proyectos

Cada fase del proceso de implantación de una implementación ERP debe considerarse muy importante. Las implantaciones de ERP fracasan cuando se deja de prestar atención una vez que se ha comprado e instalado el software. Hay que prestar la misma atención a la configuración que a la formación, y así sucesivamente. 

La única forma de conseguirlo es crear un equipo de implantación y nombrar gestores de proyecto que supervisen cada fase del proceso. La comunicación y la colaboración deben ser estrechas entre cada jefe de proyecto, así como entre los jefes y el equipo que están supervisando. La adopción sólo funciona cuando todo el mundo se implica, desde los ejecutivos y altos cargos hasta los nuevos empleados. 

7 fases de implementación de un ERP

Ahora que ya conoces los errores más comunes que debes evitar, es hora de que te familiarices con las fases de implantación. Puedes adaptar las siguientes fases a la estructura de tu empresa. 

Fase 1 – Evaluación y planificación 

Un ERP puede hacer que tu empresa funcione a pleno rendimiento, pero sólo cuando decides invertir en un sistema que se adapte a tu modelo de negocio y cumpla tus requisitos. 

La fase 1 debe dedicarse a un análisis interdepartamental de las limitaciones actuales de tu empresa. Es necesario evaluar los sistemas actuales que son utilizados por cada uno de los departamentos e identificar las áreas que podrían mejorarse con un nuevo sistema ERP

Para que te hagas una idea de lo que deberías buscar, comprueba si puedes encontrar problemas específicos relacionados con la comunicación, la elaboración de informes, la gestión de inventarios, la experiencia del usuario, los procesos financieros, etc. 

También debes buscar áreas de las operaciones de tu empresa en las que la automatización o la integración de datos puedan mejorar tu flujo de trabajo general. 

Una vez que hayas analizado tu empresa, elabora una lista de metas y objetivos para tu nuevo sistema ERP. 

Este análisis en profundidad te proporcionará una referencia de lo que necesitas que resuelva este nuevo sistema ERP. También te facilitará la negociación de tus necesidades con los proveedores de software. 

Fase 2 – Creación de un equipo para el proyecto de ERP

Ahora sería una buena idea crear un equipo para el proyecto de ERP. Lo ideal es que este equipo esté formado por empleados y las partes interesadas más importantes para planificar y supervisar todo el proyecto. 

Implicar a un amplio número de empleados en esta fase preliminar permite abordar la implantación del ERP de forma coherente. Da voz a cada departamento, mantiene a todo el mundo al tanto de la adopción del ERP y, al implicar a toda la empresa, te ayuda a justificar la necesidad de un nuevo sistema ERP. 

Para reforzar tu análisis inicial del sistema ERP, debes encargarle a este equipo que destaque cualquier ineficiencia adicional de la solución ERP existente. 

Fase 3 – Selección de un proveedor 

La fase 3 es, sin duda, el componente más crucial de la implantación de un ERP. Implica tomar toda la investigación que tú y el equipo de tu proyecto de ERP habéis realizado hasta ahora y compararla con las ofertas de los proveedores de software de ERP. 

No sólo hay que valorar las características ofrecidas, sino también: 

  • Coste
  • Funcionalidad
  • Compatibilidad
  • y escalabilidad del software.

Para reducir la lista de posibles proveedores de ERP, tendrás que revisar los estudios de casos disponibles e investigar la reputación y el historial de cada empresa. A continuación, tendrás que organizar reuniones con representantes y demostraciones de prueba.  

Evidentemente, se trata de un proceso complejo que exige toda tu atención. 

Aquí, en YourShortlist, podemos garantizar la realización con éxito de esta fase en tu nombre. No sólo somos expertos en ERP, sino que también somos compradores expertos en ERP. Disponemos de un amplio número de proveedores previamente seleccionados que podemos filtrar en función de tus necesidades, requisitos y presupuesto. A continuación, te proporcionaremos una lista de proveedores preseleccionados. 

Fase 4 – Planificar la implementación de un ERP 

Ahora que has seleccionado un proveedor, puedes empezar a integrarlo. En esta fase, debes de identificar los objetivos y las fechas clave en el progreso de la integración. 

La implantación de un nuevo ERP implica la reingeniería de todos tus procesos empresariales, por lo que se requiere una planificación estratégica. Hay que pensar en la mejor manera de migrar los datos al nuevo sistema. 

La adopción del nuevo sistema implica dos componentes clave: tus datos y tu personal. 

En cuanto a la migración de datos, hay que dedicar tiempo: 

  • Extracción de datos : Si estás invirtiendo en un nuevo ERP para sustituir a varios otros sistemas, necesitas cargar y extraer datos de varias fuentes, lo que puede llevar un tiempo. Es posible que cada sistema utilice un formato de datos diferente, lo que puede complicar aún más el proceso de extracción de datos
  • Limpieza y validación de datos: Antes de introducir los datos de tu empresa en el nuevo sistema, tienes que comprobar que son precisos y relevantes. Hay que eliminar las discrepancias y los casos de información duplicada.
  • Normalización de datos y formato: Antes de introducir los datos en el nuevo sistema ERP, hay que asegurarse de que tengan un formato coherente. Si no se estandarizan los datos, pueden producirse errores en el nuevo sistema. 

Además de preparar los datos, también hay que preparar a los empleados. En concreto, deberás de tener en cuenta el tiempo que tardará toda la empresa en adoptar plenamente este nuevo sistema. 

Como ya se ha dicho, casi la mitad de las empresas no cumplen los plazos de implantación previstos. Para evitarlo en tu empresa, tienes que examinar a fondo las funciones del nuevo software, así como los conocimientos y habilidades actuales de todos tus empleados. 

Pídele a tu equipo de proyecto ERP la tarea de identificar lo siguiente: 

·      Requisitos de formación: ¿es necesario que los empleados adquieran nuevos conocimientos para utilizar con éxito el software, o pueden aplicar los conocimientos adquiridos con soluciones ERP anteriores?

·     Recursos necesarios: material de formación y guías prácticas. Si el nuevo software es especialmente complicado, ¿podría utilizar un sistema de gestión del aprendizaje?

·     Fechas clave de implantación: fecha de adquisición del software, fechas de formación de los empleados, etc.

Una vez que hayas considerado todos los aspectos del proceso de migración en sí, puedes pasar a configurar tu nuevo software. 

Fase 5 – Configuración y personalización 

En esta fase, trabajarás en estrecha colaboración con el proveedor de ERP para configurar el software. El ERP se modificará para adaptarlo al modelo de tu empresa. Esto permitirá que se integre a la perfección con tus procesos empresariales actuales. 

A medida que se vaya configurando el software, deberán transferirse los datos y celebrarse sesiones de formación para los empleados. De este modo, una vez realizadas todas las modificaciones necesarias, el ERP estará listo para su uso y el personal sabrá cómo utilizarlo. 

Fase 6 – Pruebas 

Entre la configuración y la puesta en marcha del nuevo sistema, hay que realizar pruebas rigurosas. Para ello, debes realizar pruebas de escenarios. Se trata de hacer una lista de usos del nuevo sistema, crear escenarios para cada uno de ellos y simularlos para comprobar el rendimiento del sistema. 

Es de esperar que estas pruebas demuestren que el nuevo sistema cumple exactamente con tus expectativas. Sin embargo, las pruebas también pueden sacar a la luz las limitaciones del sistema. 

Toma nota de todos los problemas que encuentres en el sistema y trabaja para resolverlos antes de ponerlo en marcha. Así minimizará las interrupciones de la actividad y mantendrá el proceso de implantación dentro de los plazos previstos. 

Además de las pruebas de escenarios, también deberías probar las pruebas de aceptación del usuario (UAT) y las pruebas de estrés.   

Fase 7 – Puesta en marcha y más allá 

Una vez que hayas resuelto todos los errores, formado suficientemente a tu personal e introducido los datos, puedes poner en marcha tu nueva plataforma ERP. 

La implantación puede realizarse de una sola vez o de forma gradual, en función de la escala y el tipo de software ERP que estés adoptando. Puede ser una buena idea estratégica desplegar primero los módulos más importantes y esperar hasta que se dominen los conceptos básicos antes de poner en marcha el resto del sistema. Esto reducirá el número de errores potenciales que podrían producirse y mitigará el estrés de la migración. 

También sería una buena idea seguir utilizando los sistemas antiguos durante todo el proceso de implantación. Los sistemas antiguos actuarán como red de seguridad en caso de que el nuevo sistema falle por completo. A medida que el nuevo sistema se estabilice, podrás ir retirando gradualmente las herramientas antiguas. 

A pesar de la preparación rigurosa, es posible que las cosas vayan mal durante los dos primeros días después de la puesta en marcha. En lugar de dejar que estos problemas se desarrollen, hay que resolverlos rápidamente. Asegúrate de que tu equipo de proyecto esté disponible en todos los departamentos para proporcionar asistencia y formación adicional cuando sea necesario. 

Una vez puesto en marcha, consulta a tus empleados con regularidad y proporciónales todo el apoyo posible. También es crucial supervisar el nuevo sistema de forma continua, así como añadir funciones adicionales y corregir errores cuando sea necesario. 

Siempre hay margen de mejora en lo que respecta a los sistemas ERP. Mantén el software actualizado y reconfigura el sistema a medida que cambien y evolucionen las necesidades de tu empresa. 

 

Cómo puede ayudarte YourShortlist 

Como ya hemos dejado claro, no hay atajos cuando se trata de la implementación de un ERP en tu lugar de trabajo. Sin embargo, ahora que ya sabes qué es un ERP y cuáles son sus fases, puedes simplificar el proceso de búsqueda entre la enorme lista de proveedores de ERP, identificando aquellas opciones que son potencialmente buenas para tu negocio. 

YourShortlist puede reducir esta lista en tu nombre y elaborar una lista de proveedores que se adapten bien a tu empresa.  

En lugar de dedicar 17 semanas a encontrar un ERP, deja que nosotros lo hagamos por ti. 

Nuestro trabajo consiste en facilitar al máximo la adquisición de software, poniendo en contacto a tu empresa con los proveedores que mejor se adaptan a tus necesidades. 

Consigue una ventaja en el proceso de implantación aprovechando nuestra base de datos con más de 680 proveedores de software. 

Ponte en contacto con nosotros hoy mismo.