Al considerar un sistema de gestión de recursos humanos (RRHH) para su empresa, es importante contemplar qué características y beneficios ofrece dicho sistema.
La gestión de RRHH es una función comercial compleja que abarca una gran variedad de tareas, desde la administración de compensaciones y beneficios hasta la gestión de contratación, nóminas y rendimiento.
Para manejar y cumplir con todas las responsabilidades, las empresas deben implementar un software de gestión de RHHH para respaldar a sus departamentos de recursos humanos y crear un lugar de trabajo eficiente.
Si está en búsqueda de un sistema de RH o bien está buscando un remplazo, permítanos guiarlo a través de las principales funciones y características que debe de tener cuenta.
¿Qué es un sistema de recursos humanos?
Los sistemas de recursos humanos son herramientas que las empresas implementan para apoyar sus procesos y actividades de RRHH.
Estos sistemas (HRM en inglés) ayudan a agilizar el reclutamiento de personal, la administración de nóminas, beneficios y compensaciones, la gestión del desempeño y más.
Es sabido que las herramientas de HRM ayudan a mejorar la calidad del servicio, así como la eficiencia, eficacia y el desempeño de una organización.
La implementación de un HRM aumentará la productividad mediante el uso de tecnología que ayudará a los gerentes a crear equipos más productivos.
¿Qué tipos de sistemas de recursos humanos existen?
Si bien existen diferentes tipos de software de RRHH en el mercado, los más populares son conocidos por sus características principales que se enfocan en el reclutamiento, la incorporación, la compensación, el desarrollo de los empleados y la gestión de la fuerza laboral.
Aquí puede encontrar las características principales del sistema HRM.
- Compensación
Los sistemas de compensación están disponibles para software de gestión, administración y gestión de beneficios y nómina. Es útil para los empleados, debido a que es un sistema de autoservicio en el que el personal puede verificar sus beneficios de salud y tiempo libre remunerado.
- Desarrollo de habilidades
El propósito de algunos sistemas de gestión de recursos humanos es ayudar al desarrollo y crecimiento personal, al desarrollo de habilidades y satisfacción laboral de los empleados con el fin de mejorar el rendimiento del personal y la administración de talento.
- Incorporación
Los sistemas de gestión de recursos humanos pueden ayudar con la incorporación y el despido de personal al proporcionar herramientas a los nuevos empleados para ayudarlos con tareas como el formulario de I-9, los requisitos de documentos y papeleos, la familiarización con las redes sociales, la creación de inicios de sesión y más.
- Personal
La mayoría de los softwares de RRHH ofrecen funciones como información sobre el ciclo de vida de los empleados, planificación y gestión de la fuerza laboral, tiempo libre, adquisición de talentos y gestión de seguimiento del tiempo.
- Gestión de la fuerza de trabajo
Los sistemas de administración de la fuerza laboral a menudo combinan herramientas de registro del personal, sistemas de monitoreo, software de gestión del capital humano y software de administración de recursos humanos para crear así un sistema completo de información de recursos humanos (HRIS).
Características obligatorias de un sistema de recursos humanos
¿Qué funciones específicas debe buscar a hora de elegir el sistema de gestión de RRHH ideal para su negocio?
Un sistema de gestión de RRHH puede aportar a su empresa características y funciones como el control de tiempo y asistencia, la administración y gestión de reclutamiento de nuevo personal e incorporaciones entre muchas otras.
Funciones generales del sistema de gestión de recursos humanos HRM
Gestión de beneficios
Administrar los beneficios de los empleados e incluirlos en la nómina puede llevar mucho tiempo. HRM proporciona fácil acceso a los módulos que permiten a los departamentos de RRHH tener acceso a los permisos de maternidad, el seguro médico y otros beneficios de los empleados, como planes de jubilación, permiso por enfermedad y vacaciones.
Compatibilidad
La capacidad de acceder a los sistemas sobre la marcha es imprescindible en estos días. Esto significa que su proveedor de HRMS debe ofrecer soluciones en sus instalaciones o en la nube, según sus preferencias.
Además, la aplicación móvil debe ser adecuada para las plataformas Android e iOS, ya que aumentará la productividad al permitir que los empleados autorizados accedan a la información dondequiera que estén.
Autogestión de empleados
Esta función permite a los empleados verificar el estado de sus beneficios, ingresar sus datos personales y pedir días libres. La ventaja de esta función es que ahorra mucho tiempo al departamento de RRHH debido a que los superiores no necesitan seguir actuando como intermediarios entre los empleados y el acceso a la información.
Autogestión para gerentes
La autogestión para gerentes acelera los procesos de RRHH al permitir que los gerentes realicen tareas como acceder a la información de los empleados, procesar solicitudes e ingresar datos para las evaluaciones del desempeño.
Funciones analíticas
Un buen sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) recopila datos útiles sobre la fuerza laboral, lo que facilita su planificación y gestión estratégica. El control de acceso, la recopilación de datos automatizada, los paneles personalizables, la previsión financiera y los informes en tiempo real son únicamente algunas de las características que lo hacen posible.
Cuadro de mando personalizables
Al implementar un sistema que se puede personalizar para satisfacer las necesidades únicas del departamento de recursos humanos de su organización, los usuarios pueden personalizar la forma en la que ven los datos y generan informes, lo que lleva a un mayor compromiso con el software HRMS y una comprensión y análisis más claros.
Reportes en tiempo real
El sistema de recursos humanos debe proporcionar reportes en tiempo real para facilitar una imagen precisa de los datos de los empleados que puedan ayudar al personal de recursos humanos, los gerentes y ejecutivos a tomar decisiones oportunas.
Pronóstico
La capacidad de predecir cuántas horas llevará una tarea o cuántas personas se asignarán a los proyectos reduce el tiempo total y los costos de mano de obra. Muchos sistemas de RRHH permiten a los usuarios ver datos del proyecto para brindar orientación sobre el desempeño de los objetivos e indicadores claves de desempeño (KPI) deseados.
Recopilación de datos automatizada
El software HRMS a menudo se integra con CRM, ERP y otras fuentes de información fuera de sus propias bases de datos para crear informes automatizados sobre cómo los datos de los empleados y sus nóminas afectan a toda la organización.
Control de acceso
El mejor software de RRHH está equipado con funciones administrativas las cuales lo ayudan a determinar el nivel de acceso a varios recursos y bases de datos. Esto aumenta la seguridad de los datos y evita que se comparta información confidencial con usuarios no autorizados.
Análisis financiero
Un sistema de HRMS ideal ayuda en la toma de decisiones financieras al recopilar y evaluar datos financieros en diversos grados y vincularlos con el capital humano, la nómina y el seguimiento del tiempo dentro de la empresa.
Función de compatibilidad
Las funciones como los cumplimientos automatizados de la EEOC, los beneficios de atención médica y de contratación pueden agregar valor al software HRM.
Automatización de EEOC
Se ha convertido en una práctica común que los nuevos empleados firmen cuestionarios de autoidentificación de EEO. Esta es una protección contra el comportamiento discriminatorios. Un sistema de gestión de RRHH puede incluir encuestas totalmente compatibles y garantizar que la información recopilada se utilice correctamente.
Automatización del cuidado de la salud
El software de recursos humanos puede garantizar que la información médica de los empleados se recopile y actualice cuando sea necesario realizar cambios para garantizar el cumplimiento normativo.
Automatización del reclutamiento
En el entorno empresarial actual, los prejuicios pueden dar lugar a disputas. Por lo tanto, un HRMS de una organización necesita características que fortalezcan todas las comunicaciones, especialmente en áreas como género, etnia, religión, género, estado e incluso discapacidades físicas y mentales. Además, se deben evitar prácticas discriminatorias que expongan a la empresa a posibles demandas durante el proceso de contratación.
Funciones de aprendizaje y desarrollo
Algunas de las características clave que se deben buscar en un sistema de recursos humanos incluyen la gestión de certificaciones, las políticas y los objetivos de la empresa, las capacidades de participación de los empleados, las capacidades de análisis de datos y los manuales de capacitación.
Administración de certificaciones
El software de recursos humanos puede facilitar la gestión y cumplimiento de los cursos, y las actualizaciones de los materiales de aprendizaje. La mayoría de los sistemas tienen un módulo de gestión del aprendizaje para facilitar y agilizar el aprendizaje y el desarrollo en línea.
Políticas y objetivos de empresa
Cualquier tiempo dedicado a los programas de certificación, desarrollo y capacitación de los empleados es una inversión en los objetivos de la fuerza laboral de su empresa. El sistema de gestión de RRHH debe ser capaz de analizar la estrategia de desarrollo y compararla con la política y metas predeterminadas de la empresa.
Participación de empleados
La participación de los empleados es mayor cuando hay oportunidades para aprender y desarrollarse. El acceso a referencias cruzadas como aspiraciones futuras, requisitos laborales, perfiles de desarrollo y registros personales informa a los empleados que los gerentes de recursos humanos se preocupan por su futuro en la empresa.
Guía de entrenamiento
El sistema HRM ideal tiene oportunidades de aprendizaje que asignan los marcos de competencias a actividades de gestión del desempeño individual, al mismo tiempo que vincula los resultados del aprendizaje con los mapas de talento que requiere la empresa.
Funciones integradas
Recordatorios automáticos
La capacidad de informar a los empleados y gerentes sobre las tareas pendientes y los plazos mediante recordatorios programados es muy útil. El mejor software de recursos humanos le permite configurar recordatorios para que se envíen a los teléfonos o bandejas de entrada de correo electrónico de los empleados.
Funciones de gamificación
Aunque no es esencial, hacer que las funciones de configuración y rendimiento sean interactivas ayuda a crear un entorno de trabajo atractivo para los empleados. Algunos softwares de recursos humanos tienen estas funciones, mientras que otros pueden integrarse con módulos interactivos en línea.
Funciones sin papel
Las funciones de incorporación sin papel del software HR no solo son respetuosas con el medio ambiente, sino también rentables y seguras; lo mismo ocurre con otras funciones de RRHH, como contratos de trabajo, formularios de impuestos, solicitudes de vacaciones y más.
Funciones de vigilancia y control
La mayoría de las organizaciones ponen a los nuevos empleados en período de prueba en función de la asistencia, el comportamiento adecuado y cómo se desempeñan en el trabajo. Algunos softwares de recursos humanos pueden ofrecer una función de establecimiento de objetivos durante la contratación que permite a los gerentes establecer objetivos de evaluación del desempeño para los primeros meses en el trabajo.
Soluciones de nómina
La mayoría de los sistemas de recursos humanos tienen soluciones de nómina integradas con características como períodos de nómina flexibles, procesamiento y reprocesamiento por lotes, nóminas online, cumplimiento global de las nóminas, ajustes salariales y contabilidad de horas extra.
Período de pago flexible
El salario flexible que ofrece un software de RRHH permite a los contratistas y empleados programar la nómina de forma semanal, quincenal o mensual. Los diferentes períodos de facturación pueden reducir los costos y el tiempo de inactividad, así como también reducir los errores de ingreso de datos en el proceso de pago.
Procesamiento
Un sistema de gestión de recursos humanos ideal automatiza los pagos de los empleados durante un período de tiempo más largo con la capacidad de cambiar y corregir errores de pago utilizando funciones avanzadas.
Nóminas online
Las funciones de creación y automatización de nóminas permiten a los empleados enviar por correo electrónico cheques de pago actuales y antiguos, verlos en línea o descargarlos en cualquier momento.
Cumplimiento de nómina
Las reglas de cumplimiento salarial varían de un país a otro (o de un estado a otro en los EE. UU.) y esto puede dificultar que las empresas cumplan con las diferentes leyes de cumplimiento en muchos lugares. Un buen HRMS tendrá un monitoreo integrado en la automatización de la nómina para garantizar que la empresa cumpla en todos los ámbitos.
Salario y horas extra
Las soluciones de nómina integradas en los sistemas de recursos humanos permiten que el personal de contabilidad y recursos humanos adapte o ajuste el salario de los empleados teniendo en cuenta valores como bonificaciones o reembolsos, aportes a pensiones y permisos no remuneradas.
Funciones de tiempo y asistencia
Gestión de bajas
El software de gestión de recursos humanos realiza un seguimiento de la asistencia y baja de los empleados, lo que permite a los gerentes monitorear y controlar mejor a los miembros del equipo que están de baja por maternidad, enfermedad, vacaciones o asisten a eventos o viajes relacionados con el trabajo.
Fichar a la entrada y salida del trabajo
Los empleados y gerentes pueden realizar un seguimiento de su tiempo utilizando los módulos de seguimiento de tiempo en el software de recursos humanos. Esto es útil para empresas donde los empleados trabajan por turnos o por hora y los clientes también pagan por hora.
Cumplimiento
Existen normas y leyes que rigen las relaciones laborales en diferentes países y es importante que una empresa cumpla con las leyes laborales del país en el que opera. Jornada laboral, pago de horas extras, etc. en cumplimiento de las leyes pertinentes. Los sistemas de recursos humanos a menudo incluyen funciones que alertan e informan automáticamente a los gerentes de recursos humanos cuando no se cumple alguna legislación.
Costos estimados
Según el proyecto, el software de recursos humanos se basa en datos antiguos de recursos humanos para proporcionar estimaciones de tiempo y costos, lo que permite a los usuarios predecir con precisión las futuras necesidades y asignaciones de recursos.
Planificación de personal
Los sistemas de software de RRHH permiten a los gerentes crear módulos de asistencia y administrar horarios, configurar alarmas y notificaciones para controlar la asistencia y las horas extra.
Salario integral
La nómina integral permite a los departamentos de RRHH calcular los salarios y beneficios de los empleados al integrar el módulo de tiempo y asistencia con la funcionalidad de nómina del software HRMS.
¿Qué valor tienen estas funciones?
La verdadera pregunta para cualquier persona que esté considerando comprar un software de recursos humanos es si proporcionará un retorno de la inversión o, al menos un beneficio tangible al utilizar las funciones clave de cualquier solución.
El valor de un sistema de RRH está inevitablemente ligado al presupuesto asignado al software, la calidad de la implementación, la cantidad de funciones proporcionadas, el ahorro de tiempo y el coste de asistencia y mantenimiento del proveedor de software de recursos humanos.
El precio a menudo está determinado por sus características y funcionalidad, así como por la facilidad de uso general y si puede lograr la funcionalidad deseada con un mínimo de esfuerzo.
Los compradores de software de RRHH deben asegurarse de pagar al menos todas las funciones requeridas, lo que puede requerir una auditoría previa de las funciones de recursos humanos relevantes y los procesos existentes.
En último lugar, es importante considerar si la implementación del software de RRHH puede dejarse en manos de su equipo de recursos humanos o si usted se pudiese beneficiar de la instalación y el soporte de mantenimiento ofrecido por el proveedor.
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