Datos de encuestas recientes han revelado que en EE.UU. las pequeñas empresas están experimentando problemas con la integración de ERP, lo que ocasiona que algunos proyectos se salgan fuera de control e incluso fracasen por completo.
Representantes de más de 500 pymes participaron en el estudio realizado por Brightpearl, un proveedor líder de sistemas operativos para minoristas.
Los datos sugirieron que las pequeñas empresas en EE.UU. tienen dificultades para cumplir con los proyectos de integración de planificación de recursos empresariales (ERP), y que la implementación lleva mucho más tiempo de lo anunciado y tiene un coste más alto.
Con problemas tan importantes saliendo a la luz mediante esta encuesta, queríamos aportar nuestras consideraciones sobre cómo abordarlos y resaltar cómo YourShortlist puede ayudar a las pequeñas empresas a evitar preocupaciones sobre la integración de ERP.
Problemas de integración de los ERP
La encuesta de Brightpearl llamó la atención sobre cómo la viabilidad y el éxito de los proyectos ERP no han sido precisamente estelares para las pequeñas y medianas empresas.
Es decir, se descubrió que grandes proyectos de ERP tardan seis meses más de lo que los proveedores les dijeron inicialmente a las empresas. De media, las empresas pueden esperar un retraso de 195 días en grandes proyectos de software empresarial, que ya pueden tardar meses o años en finalizar incluso completándose dentro de plazo.
Una estadística preocupante es que alrededor de 4 de cada 10 empresas (38%) experimentaron algún fallo importante en el proyecto al intentar implementar su nuevo sistema de planificación de recursos empresariales.
Aunque se determinó que las empresas más grandes experimentan más problemas en general, las pequeñas empresas tienen márgenes muy ajustados de base y muchas no pueden permitirse retrasos o costes adicionales.
Con más de la mitad (53%) de las pymes teniendo problemas, hay que plantearse dónde se pueden identificar y abordar los fallos en el proceso de integración de ERP.
Abordar los desafíos de la integración de ERP
Los datos de la encuesta presentaron como razones principales de los proyectos ERP fallidos: «problemas de integración en curso (27% de los resultados), falta de escalabilidad y flexibilidad (25%), no encajar bien con una marca minorista (17%) y la falta de consultores expertos en implementación para ayudar a guiar el proceso (15%)”.
Analicemos cada razón y cómo se puede abordar:
Problemas de integración continuados
La integración de ERP se refiere a cómo el software se integra con otras infraestructuras y aplicaciones, como un sistema de gestión de proyectos, pedidos o gestión de relaciones con los clientes (CRM). Si bien la mayoría de las empresas de ERP ofrecen integración con otro software, como la suite Microsoft 365, en algunas puede faltar y sería necesaria una integración personalizada ofrecida por el proveedor de la solución.
Nosotros buscaríamos un software ERP con un historial de integración exitoso con cualquier sistema existente que esté utilizando, o al menos que tenga la opción de módulos o aplicaciones para extender su funcionalidad a CRM, pedidos u otras funcionalidades que necesite.
Falta de funcionalidad y flexibilidad
Uno de los beneficios del ERP diseñado para empresas pequeñas es que se adapta al presupuesto limitado de las operaciones a pequeña escala. Sin embargo, es posible que algunas de estas soluciones no estén preparadas para expandirse a la vez que lo hace la empresa, por tener un número máximo de usuarios o por faltarle módulos adicionales.
Puede abordar esto adquiriendo una solución flexible con un modelo de precios asequible desde el principio, con la capacidad de expandirse a través de versiones a mayor escala o integraciones adicionales. A medida que crece su negocio, también lo hace su software ERP, lo que le ahorra el tiempo y dinero de incorporar una solución completamente nueva.
Aplicaciones del ERP en la industria
Desafortunadamente muchas empresas eligen un software ERP que a priori parece bueno y que quizás incluso tenga excelentes críticas, solo para descubrir después que carece de la funcionalidad clave para su industria específica.
Lo bueno es que en el mercado hay varias soluciones ERP diseñadas en torno a funciones básicas como la fabricación o la distribución, lo que significa que con una búsqueda específica debería poder encontrar el software ERP más adecuado para las necesidades específicas de su industria.
Sin consultor para orientar la integración del ERP
Algunos proveedores simplemente proporcionarán el software ERP y dejarán en manos del personal de IT del comprador o de los tutoriales integrados en el propio sistema el conseguir una configuración eficaz. Esto puede causar largas demoras y requerir necesitar extensos trainings para que el personal relevante se ponga al día.
Para atajar esto, asegúrese de adquirir a través de un proveedor que también ofrezca soporte para configurar, mantener y solucionar cualquier problema de su nuevo sistema ERP. Esto permitirá una implementación mucho más efectiva a largo plazo y reducirá significativamente la duración de los proyectos ERP.
Consideraciones para elegir software ERP
A pesar de los inconvenientes que afrontan muchas empresas al adquirir e incorporar un nuevo software ERP, muchos problemas se pueden evitar con una planificación y preparación efectivas.
Para asegurarse de que su proyecto de integración de ERP pueda ayudarlo a lograr las metas de su empresa, considere sus objetivos futuros y el crecimiento proyectado para determinar cuáles serán sus criterios de adquisición.
- Trabajadores de diferentes departamentos deberían identificar los requisitos clave para sus áreas de especialización. Forme un equipo encargado de recopilar los requisitos en todas las áreas.
- Asigne la responsabilidad al personal clave para el soporte interno del software ERP y el mantenimiento durante todo el proyecto.
- Garantizar el soporte externo del proveedor de software en las primeras etapas prevendrá la necesidad de training más adelante.
- Revise y asiente los procesos de la compañía para tener una visión general de cómo el software respaldará e impactará a su empresa.
- Asegure la aceptación del equipo y que el sistema ERP sea utilizado por todos los miembros relevantes del personal (además de comprobar que estén capacitados en su uso).
- Busque un software con un buen soporte, que proporcione durabilidad y flexibilidad para adaptarse a los cambios y el crecimiento de su negocio.
Tener en cuenta todas las consideraciones anteriores puede facilitar mucho el proceso de adquisición.
Plazos para la integración de un ERP
Incluso con una planificación y una previsión cuidadosas, es posible encontrar problemas en el proceso de adquisición que causen demoras o provoquen dificultades más adelante.
Generalmente, un proceso de revisión para seleccionar e incorporar el software ERP puede durar entre 6 y 12 meses.
Esto supondría comparar opciones en el mercado para quedarse con una lista de alrededor de 10 a 12 proveedores.
Esta lista se reduciría después a una lista corta de 6 a 8 proveedores.
Finalmente, los compradores de software deben comparar las opciones de cada proveedor para determinar la mejor solución para ellos en general.
La implementación de ERP no es una acción aislada, especialmente con los sistemas ERP en la nube que continúan actualizándose y creciendo en complejidad.
La mejor manera de garantizar una implementación de ERP fluida y eficiente es seleccionar una solución que cumpla con sus criterios clave, que sea fácil de adoptar y que se integre con sus sistemas existentes o los optimice.
En lugar de perder tiempo y dinero analizando cientos de opciones potenciales, ¿por qué no hablar con alguien que pueda gestionar el proceso de adquisición, para que usted no tenga que hacerlo?
Cómo ayuda YourShortlist con la integración de ERP
Como identificaron los resultados de la encuesta de Brightpearl, la integración de ERP es un proyecto complejo y a menudo también impredecible para las empresas pequeñas.
A menudo se requieren largos períodos de preparación y es fácil que el alcance del proyecto crezca exponencialmente. Esto lleva a salirse de los presupuestos, a plazos incumplidos, dolores de cabeza para los responsables de IT e incluso a proyectos completamente fallidos.
Entonces, ¿cómo puede ayudar YourShortlist?
Nuestro equipo de consultores trabaja con los compradores para simplificar y clarificar el mercado de software. Hacemos que sea fácil ver qué proveedores y soluciones de ERP son relevantes para sus necesidades.
Gestionamos el largo proceso de adquisición por usted para evitar la pérdida de tiempo y dinero empleado en buscar, implementar y mantener un nuevo sistema ERP.
Si desea obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo en su proyecto de integración de ERP, póngase en contacto con nuestro equipo de Miembros hoy mismo.
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