El software de contabilidad puede ser muy valioso para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector.
Esto ha dado lugar a un creciente mercado de software de contabilidad, lo que hace que la tarea de elegir una solución de contabilidad de buen rendimiento sea todo un reto.
Cada proveedor ofrece soluciones diferentes con distintos niveles de funcionalidad y escalabilidad a distintos precios.
Decidir cuáles son las características adecuadas y el software de contabilidad ideal para su organización debería reducirse, por tanto, a comprender qué soluciones están disponibles en el mercado, qué ofrecen y cómo se relacionan con las necesidades de su empresa.
A continuación, le explicamos por qué es importante que su empresa disponga de una solución de contabilidad y qué funciones debe buscar en un buen programa de contabilidad.
El valor del software de contabilidad
Algunas personas pueden pensar que un programa de contabilidad no es necesario para su empresa, dependiendo de si tienen personal interno de contabilidad o recurren a una empresa externa cuando lo necesitan.
Sin embargo, tener acceso a una solución de software de contabilidad puede ser muy beneficioso para los equipos internos y ayudar tanto a aumentar la productividad como a minimizar los gastos.
Ya hemos hablado anteriormente de cómo calcular el ROI de su software de contabilidad, pero la implantación de una solución de contabilidad consolidada y fiable también tiene otras ventajas.
Permitirá a su empresa realizar tareas contables de mayor envergadura con mayor frecuencia y precisión sin tener que contratar más personal.
El software de contabilidad es fácilmente accesible para cualquier persona, incluso para los no especialistas en contabilidad, lo que puede aliviar la carga de trabajo de su equipo financiero y eliminar la necesidad de contratar o subcontratar trabajo durante los periodos fiscales más ajetreados.
También garantiza la transparencia y la precisión al presentar las cuentas a través de cuadros de mando intuitivos, proporcionar cálculos precisos y evitar los errores humanos.
El software de contabilidad realiza las funciones más esenciales que ayudan a las empresas a cumplir con sus tareas diarias, pero también organiza y analiza los datos contables para proporcionar una mayor perspectiva financiera.
Del mismo modo, puede ayudar a facilitar el trabajo de un equipo de contabilidad a través de funciones de cumplimiento fiscal, especialmente en software dedicado a la asistencia en nóminas, así como transacciones automatizadas para cuentas a pagar/cobrar.
El resultado es que el equipo de contabilidad de su empresa no sólo será más productivo, sino también más creíble y capaz de procesar las transacciones con mayor rapidez.
6 características esenciales de un buen software de contabilidad
Ahora que conoce las ventajas que ofrece un software de contabilidad de alta calidad, le resultará mucho más fácil determinar qué tipo de solución necesitará su empresa.
Para garantizar que su empresa encuentre un software de contabilidad fiable y eficaz que acelere el crecimiento de su empresa y alcance sus objetivos, hemos reunido seis características esenciales que debe tener en cuenta a la hora de emprender un proyecto de adquisición de software de contabilidad.
Facilidad de uso
Los programas de contabilidad modernos suelen diseñarse pensando en la máxima facilidad de uso. Sin embargo, sigue siendo importante examinar la interfaz del software en detalle para determinar si es lo suficientemente intuitiva como para ser utilizada por cualquier miembro de su equipo, incluso aquellos que no son expertos en contabilidad o tecnología.
Personalización
Además, el programa que elija debe ser flexible y muy funcional. Recomendamos opciones que ofrezcan funciones de generación de informes multidimensionales que permitan a su equipo elaborar informes personalizados en función de las necesidades y objetivos de su empresa.
Integrar las funciones de facturación con la gestión de inventario
Los sistemas de contabilidad tienen diferentes funciones básicas y casi todos incluyen facturación y/o gestión de inventario. Sin embargo, si tiene todas estas funciones básicas integradas en un sistema, podrá reducir considerablemente el tiempo de transferencia o migración de datos de un sistema a otro.
Identificar y prevenir errores
Las soluciones de contabilidad pueden aportar más precisión y eficacia a su organización. Esto significa que los errores pueden minimizarse, si no eliminarse. Por ello, el software que elija debe tener funciones que comprueben automáticamente si hay errores (dinámicos). Por ejemplo, cuando alguien hace un pedido de un producto que está agotado, el sistema puede identificar la acción y enviar una alerta inmediata. También recomendamos buscar funciones como el cálculo automático, que son esenciales para evitar que los usuarios cometan errores.
Conecte fácilmente con las partes interesadas
Su empresa necesita un software de contabilidad que le facilite a usted y a su equipo financiero la coordinación con clientes, proveedores, bancos y todas las partes interesadas. La documentación y comprobación de cuentas, extractos bancarios y saldos, la supervisión y gestión del crédito, y el seguimiento de pagos y vencimientos con proveedores y clientes son factores esenciales para una gestión contable adecuada.
Proteger los datos sensibles
La información financiera es sensible y nunca debe caer en malas manos. Siempre debe elegir un software de contabilidad que ofrezca funciones de seguridad completas y sólidas. Comprar a proveedores fiables -que tengan una reputación de confianza en el sector- también debería ser una prioridad para usted. Busque funciones de acceso basadas en el usuario, ya que siempre es una buena medida de seguridad. Esto significa que sólo usted y los miembros de su equipo financiero con permiso pueden acceder al software. Además, su acceso está limitado únicamente a lo que son sus tareas. En otras palabras, la persona asignada a la gestión de nóminas sólo tendrá acceso a los datos relevantes para las necesidades de nóminas.
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Al embarcarse en un proyecto de adquisición de software de contabilidad, debe determinar cómo le ayudará un nuevo sistema a gestionar los procesos contables cotidianos y a alcanzar los objetivos financieros a largo plazo de su empresa.
Una vez que haya establecido sus requisitos y criterios clave sobre lo que desea que consiga su software de contabilidad, puede empezar a revisar y comparar opciones.
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