Módulos ERP: Principales tipos y funciones 

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Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es esencial para crear una empresa plenamente operativa. Este tipo de software agiliza los procesos empresariales, centraliza los datos y crea una empresa que trabaja al unísono. Sin embargo, las empresas sólo pueden conseguirlo seleccionando los módulos ERP adecuados. Descubre la importancia de los módulos ERP.

Un sistema ERP consta de varios componentes diferentes, también conocidos como «módulos». Cada módulo refleja una capacidad y un proceso diferentes del software elegido. Los ERP combinan todos sus datos y procesos, por lo que tienen numerosos componentes. 

En esta guía se definen los principales componentes, desde las finanzas hasta la gestión de la cadena de suministro. Esto ayudará a elegir los módulos adecuados para su empresa. 

La importancia de los módulos ERP

Como la mayoría de los tipos de software, el software ERP no es una solución única para todas las empresas. Lo cual tiene sentido, dado que cada empresa es única. A nivel operativo, incluso las empresas del mismo sector emplean procesos y sistemas diferentes para completar las tareas y gestionar los procesos. 

Al igual que los ERP son modulares, las empresas también lo son. 

Puedes elegir los componentes que realmente necesitas. De este modo, puedes crear una configuración que se adapte exactamente a tus necesidades. 

En este sentido, los ERP también son altamente escalables. A medida que cambian las necesidades de la empresa, puede emplear nuevos módulos y eliminar los obsoletos para adaptarse a los cambios. No es necesario sustituir todo el sistema. Se puede mantener la misma base y simplemente construir nuevos componentes sobre ella. 

Los módulos ERP no se limitan a los que trataremos en este artículo. Si crees que ninguno de los módulos enumerados aquí se ajusta a tus necesidades, ponte en contacto directamente con YourShortlist y podremos identificar soluciones ERP especializadas para su empresa. 

El proceso de implantación inicial puede llevar un tiempo, por lo que es importante que elija los módulos que realmente necesita. Sólo la mitad de las empresas implantan su sistema ERP a tiempo, según esta encuesta realizada por Ultra Consultants. El riesgo de que esto ocurra puede mitigarse invirtiendo en una versión modificada de esta herramienta empresarial.

Los 8 módulos más comunes de ERP

A la hora de planificar la implementación de un ERP, hay que decidir en qué módulos concretos se quiere invertir. Al buscar opciones, los 8 componentes más comunes con los que se encontrará son: 

Contabilidad y finanzas

Teniendo en cuenta lo importantes que son las finanzas organizadas en la empresa, implantar la contabilidad de un ERP debería ser uno de sus principales requisitos empresariales. Este módulo genera informes sobre los datos financieros actuales de la empresa y ayuda a prever los ingresos futuros. Evalúa la empresa en su totalidad -desde el departamento de RRHH hasta el de fabricación- y proporciona una evaluación fiable de la salud financiera de su negocio. 

Los informes de datos precisos y perspicaces permiten a los responsables de la toma de decisiones elaborar presupuestos que funcionan. Además, los ejecutivos y las partes interesadas pueden mantenerse al tanto del estado financiero actual de la empresa. 

Además, la facturación automatizada acelera y simplifica el trabajo de su equipo de contabilidad. 

Las principales características de este módulo incluyen 

  • Tareas de facturación automatizadas
  • Pagos automatizados a proveedores 
  • Cuentas a pagar 
  • Cuentas por cobrar 
  • Libro mayor 
  • Fiscalidad 

Gestión de la cadena de suministro 

La gestión de la cadena de suministro es un término general que se utiliza para describir muchos módulos relacionados con la cadena de suministro. Incluye la gestión de inventarios, la fabricación, la gestión de almacenes, etc. 

El módulo de gestión de la cadena de suministro abarca todas las fases del proceso de la cadena de suministro, desde la adquisición hasta la entrega. Sus funciones sirven para seguir el movimiento del inventario de principio a fin, garantizando que cada producto que envíe llegue a su destino a tiempo. Asegura que dispone de existencias suficientes en el almacén para satisfacer la demanda actual, garantizando que se evitan la sobreventa y el exceso de existencias. 

Entre las principales funciones se incluyen: 

  • Gestión de pedidos 
  • Gestión de existencias 
  • Envío y logística 
  • Gestión de devoluciones 
  • Previsión 

Aprovisionamiento 

Este módulo se centra en la obtención de los bienes y materias primas que necesita para elaborar y fabricar el producto que vende. Implica analizar los proveedores asociados y seleccionar las opciones más eficientes desde el punto de vista económico. La principal ventaja es que este sistema puede garantizar el coste más bajo de los suministros. 

El módulo de aprovisionamiento se denomina a veces «compras», ya que implica la tramitación y el envío de una orden de compra al proveedor elegido. 

El módulo de aprovisionamiento ayuda directamente al resto de la cadena de suministro, ya que garantiza que el almacén disponga de los suministros necesarios. Además, un sistema de aprovisionamiento eficiente también mejora las relaciones con los proveedores. 

Entre sus funciones se incluyen: 

  • Pedidos de compra 
  • Pasarelas de pago 
  • Directorio de proveedores
  • Gestión de contratos 
  • Gestión de relaciones con proveedores 

Gestión de almacenes

Si tu empresa utiliza un almacén, este módulo puede ayudarte a gestionar el embalaje, la preparación de pedidos y los envíos. Esta herramienta también puede utilizarse para optimizar el espacio de su almacén. Para ello, determina los artículos más esenciales de su almacén y los coloca en lugares de fácil acceso. De este modo se garantiza que los productos que más se venden puedan recuperarse de forma eficiente, lo que puede acelerar sus operaciones de forma significativa. 

El ERP de gestión de almacenes también puede organizar eficazmente los volúmenes de mano de obra en función de la cantidad de inventario necesaria, orientar a los empleados del almacén a la hora de hacer el picking y organizar operaciones rápidas de entrada en almacén cuando llegan nuevos envíos. 

Los principales componentes de este sistema incluyen 

  • Entrada en almacén 
  • Preparación de pedidos y embalaje 
  • Gestión de devoluciones 

Fabricación

Los sistemas de ejecución de fabricación (MES) le permiten planificar y controlar eficazmente el proceso de fabricación de principio a fin. Comienza con la organización de la recogida de materias primas y termina con el producto acabado listo para su envío. 

A lo largo de todo el proceso, los MES garantizan que los materiales necesarios estén listos y disponibles en cada punto del taller y que haya suficiente mano de obra preparada para llevar a cabo la fabricación propiamente dicha. También verifica que las máquinas tienen capacidad para realizar las tareas necesarias. Todo ello se traduce en un aumento de la productividad, una reducción de los costes y el cumplimiento de los pedidos a tiempo. 

Entre las funciones de un MES se incluyen: 

  • Planificación de las necesidades de material 
  • Sistemas de ejecución de la fabricación 
  • Planificación avanzada 
  • Programación avanzada 
  • Informes y análisis de producción 

Gestión de inventarios

La gestión de inventarios implica el seguimiento de los productos hasta las SKU individuales. Implica determinar el nivel actual de materias primas y productos acabados en tránsito, en el almacén o en la planta de fabricación. Mediante la integración con los módulos de aprovisionamiento, almacén y fabricación, esta sección de inventario ofrece una imagen completa de los niveles actuales de existencias de su empresa. 

Para crear un nivel tan granular de análisis de existencias, la gestión de inventarios analiza las entradas de mercancías en tiempo real y realiza evaluaciones periódicas de las existencias entrantes y salientes. Esta comprobación del inventario ayuda a determinar si es necesario comprar más existencias y también evita retrasos y exceso de existencias. 

Los componentes clave de la gestión de inventarios son: 

  • Etiquetado y códigos de barras
  • Auditorías de inventario
  • Previsión de existencias 
  • Copias de seguridad 

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Un CRM debe integrarse en su sistema más amplio para proporcionar información valiosa sobre el éxito de sus campañas de marketing, historiales de compra e historiales de comunicación. Esto enlaza directamente con otros elementos del ERP, ya que puede ayudarle a determinar la cantidad de existencias que debe adquirir en función de la demanda estimada de los clientes. 

Aunque no todo el mundo considera que los sistemas CRM forman parte de los ERP más amplios, su contribución al buen funcionamiento de estos últimos es inestimable. 

Los CRM constan de los siguientes componentes: 

  • Gestión de contactos 
  • Análisis e informes 
  • Gestión de clientes potenciales 
  • Marketing por correo electrónico 
  • Gestión de oportunidades 

Gestión del capital humano (HCM)

HCM también puede denominarse gestión de recursos humanos (HRM) o gestión de la mano de obra. Se ocupa principalmente de las responsabilidades de RR.HH., incluida la gestión de los documentos de los empleados. Estos documentos incluyen descripciones de puestos de trabajo, ofertas de empleo, contratos, evaluaciones de rendimiento, solicitudes de vacaciones anuales, cartas de preaviso… básicamente, todos los documentos importantes producidos a lo largo del ciclo de vida del empleado. 

HCM también implica la gestión de las horas de trabajo de los empleados, tiempo libre pagado, días de enfermedad, nóminas e información sobre beneficios. Los HCM basados en IA recopilan todos estos datos automáticamente, lo que evita al departamento de RRHH tener que rellenar manualmente numerosas hojas de cálculo. 

Las principales características de un HCM incluyen: 

  • Contratación y rendimiento 
  • Contratación de personal 
  • Tiempo libre y gestión de permisos 
  • Formación y educación 
  • Procesamiento de nóminas 

 

YourShortlist puede ayudarle a seleccionar módulos y proveedores

No sólo hay numerosos módulos entre los que elegir, sino que también existe un número infinito de proveedores de ERP. Esto alarga el plazo de implantación, ya que, además de seleccionar los servicios adecuados para la empresa, también se tiene que elegir un proveedor que satisfaga las necesidades del negocio. 

YourShortlist cuenta con un amplio banco de socios proveedores de ERP. Al informarnos de las necesidades de tu empresa, podemos determinar los módulos que necesitas y seleccionar a los proveedores que pueden suministrar tus requisitos exactos. 

A continuación, te presentaremos una lista de nuestros socios seleccionados, entre los que podrás elegir tu opción preferida: ¡así de sencillo! 

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