El software ERP es una clase de soluciones de software que capacita a pequeñas y grandes empresas para consolidar datos internos y externos y gestionar procesos de negocio esenciales.
A menudo se define al ERP como «un método para la planificación y el control eficaces de todos los recursos necesarios para aceptar, realizar, enviar y contabilizar pedidos de clientes en una empresa de fabricación, distribución o servicios».
Este software de gestión empresarial integrado permite a las empresas automatizar los servicios operativos de «back-office» y gestionar mejor su negocio con un solo sistema, incluyendo:
• Ventas (comercio electrónico incluido)
•Contabilidad y finanzas
Nóminas
RR. HH.
• Marketing
Gestión de la cadena de suministro
Gestión de almacenes
Gestión de fabricación y logística
En esta introducción al ERP, explicaremos las características y ventajas, así como las tendencias recientes en materia de ERP.
Flexibilidad
En un mundo donde la tecnología y los requisitos empresariales cambian constantemente, las soluciones ERP se diseñan para que su empresa crezca y se adapte a las situaciones cambiantes, como el teletrabajo, y a las nuevas formas de acceso a los datos, como teléfonos móviles, tabletas y navegadores.
Si su empresa quiere que sus datos se controlen internamente, puede optar por un despliegue en local. Para las empresas que prefieran que los datos estén disponibles de forma remota a cualquier hora del día, el ERP puede desplegarse en la nube, que permite el acceso al sistema a través de Internet.
El ERP incrementa la productividad y a la vez gestiona mejor los proyectos y las cargas de trabajo. Su personalización le permite integrarse con (y satisfacer las demandas de) una serie de industrias y sus departamentos asociados.
Además, la flexibilidad de la planificación de recursos empresariales ofrece mejor gestión operativa, recopilación de datos y conocimiento de información, que permite a las empresas tomar decisiones importantes con seguridad en materia de reducción de costes, optimización y eficiencia.
Puede obtener más información en: Supercharge Your Stock with Inventory Management Software (Sobrecargue sus existencias con software de gestión de inventario).
Áreas empresariales del ERP
RR.HH.
Proveedores de ERP como Epicor y Lawson Software (en la actualidad, Infor) ayudan a las empresas a gestionar áreas como seguimiento de empleados, formación y evaluación de personal, administración de competencias y gestión de beneficios.
Producción
El software de fabricación y planificación de recursos está en la base de muchos sistemas clave de ERP, sobre todo si elige proveedores como Infor, Sage y NetSuite. Además de esto, también puede acceder a módulos como gestión del ciclo de vida de productos, listas de materiales (BOM, por sus siglas en inglés) y sistemas de ejecución de fabricación (MES, por sus siglas en inglés), entre otros.
Inteligencia empresarial
Tras la aparición del «Big Data», la mayoría de las empresas buscan ahora un sistema ERP que también incluya inteligencia empresarial y herramientas de visualización de datos. Por ejemplo, SAP es un proveedor de ERP que cubre todas las grandes áreas operativas, como la de inteligencia empresarial, que permite a las empresas tomar decisiones empresariales clave a través de minería de datos, análisis y generación de informes con datos empresariales esenciales.
Contabilidad
Áreas como nóminas, cuentas a pagar y cobrar y libros mayores resultan básicos para nuestra contabilidad, y proveedores como Microsoft Dynamics y Sage desarrollan la funcionalidad adicional que exigen determinados sectores y empresas.
CRM
Al realizar un seguimiento de la actividad en los departamentos de marketing, ventas y mantenimiento, las relaciones con los clientes pueden analizarse y gestionarse eficazmente. Un ejemplo de proveedor de gestión de relaciones con los clientes es Oracle. De nuevo, se trata de un componente en una amplia gama de aplicaciones ERP. El foco de atención en este caso es incrementar la satisfacción del cliente, las ventas y los ingresos armonizando estos departamentos.
Gestión de inventario
Para evitar el exceso de gasto se utiliza la gestión de inventario para analizar y rastrear los datos actuales relativos al producto o suministro de componentes de una empresa. Esto garantiza el mantenimiento de los niveles de existencias óptimos. Productos de muestra como 200 Software y MAS 90 se adaptan a varios tipos de gestión de inventario y pueden satisfacer los requisitos de determinados sectores.
SCM
La planificación y gestión de la cadena de suministro puede utilizarse para adaptar los niveles de inventario a medida que fluctúe la demanda realizando un seguimiento de los productos en las tiendas minoristas, centros de distribución y plantas de fabricación. También se puede supervisar el rendimiento de los proveedores, lo que permite una precisa colocación de pedidos.
Ventajas del ERP para su empresa
El software ERP se adapta a la tecnología cambiante, satisfaciendo los requisitos empresariales y manteniéndose al día con las demandas del mercado. Puede beneficiar a varios departamentos de una organización:
• Reducir y controlar los costes mediante un seguimiento eficaz
• Automatizar los procesos de «back-office»
• Integrar y optimizar los procesos/flujos de trabajo
• Planificación precisa de ventas y operaciones
• Deduplicación de información en toda la empresa
• Formación centralizada y estandarizada
• Aumento de productividad y optimización de los procesos empresariales
• Producto centralizado y datos de servicios
• Visión general de las ventas, el inventario y las cuentas
ERP ofrece a las empresas y sus equipos de gestión las herramientas y la información necesarias para supervisar métricas clave y reaccionar con una gestión y una planificación eficaces. El personal de «back-office» también pueden tomar mejores decisiones basadas en información fundamental y, por tanto, prestar un mejor servicio a la empresa y los clientes.
Además, la planificación de recursos empresariales se utiliza mejor como el elemento clave para centralizar y vincular todas las áreas de la empresa, lo que mejora la visibilidad y elimina la deduplicación de datos. Al integrarse con su software existente, el ERP puede ayudar a gestionar cada departamento de su infraestructura, donde cada área de la empresa utiliza su propio módulo. Con una implementación apropiada, puede proporcionar un valor escalable a largo plazo.
Elección del software ERP
Para que su sistema ERP pueda ayudarle a conseguir los objetivos de su empresa, hay que pensar bien cuáles serán sus objetivos futuros. Antes de comenzar con el ERP, debe esbozar estos objetivos para que su sistema pueda apoyarlos junto al crecimiento previsto.
Personas clave que trabajan en equipo
Las personas de departamentos clave deberían estar acostumbradas a identificar los requisitos más importantes de sus áreas. Trabajar como un equipo de proyecto destacará los requisitos de la empresa y cómo se debe trabajar en conjunto para crecer y desarrollarse. Posteriormente, a estas personas se les pueden asignar responsabilidades para el mantenimiento del software después de la implementación.
El soporte externo de su socio ERP está disponible invariablemente, pero introducir a las personas en las primeras etapas del proceso evitará la necesidad de formación posteriormente, además de proporcionar soporte interno continuo.
Tener una estrategia clara
Resulta esencial revisar los procesos diarios en su empresa para que puedan planificarse durante las primeras etapas del proyecto. Esto le ofrecerá una mejor imagen de cómo funcionará el software en su empresa y qué impacto causará. Asegúrese de que incluso estén incluidos los procesos externos, como las hojas de cálculo.
Necesita que el software ERP lo utilicen todos los miembros de la plantilla, incluidos los que trabajan en las sucursales u oficinas que pueda tener la empresa. Esto debería incluirse en el ámbito de los requisitos de software una vez acordados los requisitos funcionales.
Con esta información a mano y un conocimiento claro de sus requisitos, los proveedores de software pueden comenzar a combinar el ámbito del proyecto que usted desea con las capacidades funcionales que ellos ofrecen.
Pensando en el futuro
La longevidad y la futura escalabilidad de su empresa es una inversión acertada y, por tanto, la tecnología más novedosa es un atributo esencial de la solución elegida. Se necesitará software que pueda adaptarse a los cambios y al crecimiento de la empresa sin volverse rápidamente obsoleto.
Elaboración de presupuestos
El precio del software vendrá determinado en última instancia por la funcionalidad y los requisitos de recursos y, por tanto, estos factores deben pensarse bien al elaborar su presupuesto. Cuanto mayor sea el proyecto, más probabilidad habrá de que requiera módulos ERP adicionales, que seguramente implicarán un coste adicional en la compra o más trabajo de desarrollo.
Cómo encontrar la mejor solución ERP
Antes de seleccionar un proveedor de software, hay que pensar bien los requisitos clave de su empresa.
Coste: garantizar que la solución no se salga del presupuesto
Rentabilidad: garantizar que la solución ofrezca una rentabilidad sobre la inversión
Mínima interrupción: la implementación del software no debería interrumpir el día a día de la empresa
Funcionalidad: dar soporte a sus actuales procesos de negocio y mejorarlos debería ser un aspecto clave en la funcionalidad del software
Reputación: debe realizarse una investigación rigurosa para asegurarse de que el proveedor de software sea capaz de cumplir lo prometido
Expansión: el software debe poder expandirse y crecer con su empresa
Soporte: el proveedor de software debe poder dar soporte durante la implementación y posteriormente
Existen tres grupos principales a los que pertenece el 90% de los compradores. Antes de evaluar sus opciones de software ERP, sería útil determinar a qué grupo pertenece usted:
Compradores que sean pequeñas empresas
Solía resultarle caro a las pequeñas empresas adoptar un sistema ERP por los costes iniciales y los obstáculos técnicos, pero este tipo de compradores ya pueden beneficiarse de una más amplia selección de opciones basadas en la nube. También hay disponibles opciones en local.
Compradores que utilizan planificación de recursos empresariales
Para estos compradores, todo debe centralizarse en un único sistema con integración completa de datos departamentales. Las soluciones ERP integradas incluyen a Oracle, Microsoft Dynamics, SAP y otros.
Compradores de lo mejor
Un sistema CRM o de RR.HH. independiente le serviría a estos compradores si lo que necesitaran fuera un único componente. Un sistema especializado podría ser una mejor elección en este caso al precisar una funcionalidad más detallada y características mejoradas.
¿Cuándo necesita un ERP?
La implementación de un ERP es un modo eficaz de centralizar todos sus procesos de negocio en un centro unificado. Básicamente, aquí es donde podrá acceder a toda la información y todos los datos que necesita para dirigir su empresa.
Hay muchas soluciones ERP en el mercado, y todas ellas con grados diferentes de eficiencia y rangos de precio. No obstante, la mayoría de ellas ofrecerá ventajas como unificar su flujo de trabajo, proporcionar una única fuente de datos, facilitar la gestión de la cadena de suministro e integrarse con sus cuentas a pagar.
Algunos expertos prevén que en 2020 la amplia mayoría del mercado ERP lo copará el sector de las pymes. En otras palabras, si quiere seguir siendo ágil y competitivo, una solución ERP es absolutamente necesaria. ¿Aún no ha implementado un ERP? Hay cinco síntomas claros que indican que su empresa necesita un nuevo ERP…
- Su software actual ya no puede satisfacer sus necesidades
No sorprende que la mayoría de empresas compren nuevas soluciones ERP porque han superado la capacidad de su solución actual. Da igual lo versado que pueda estar en el uso del viejo software, o lo «eficaz» que pueda resultar al intentar persuadirse de que aún sirve, llegará un momento en el que tendrá la sensación de que el trabajo se acumula y que ni usted ni sus viejas herramientas están a la altura.
Un ERP puede ayudarle fácilmente con sus problemas diarios. Digamos, por ejemplo, que ha utilizado herramientas básicas de tratamiento de datos,que ya no pueden gestionar los mayores volúmenes que necesita tratar a diario. Afortunadamente para usted, las soluciones ERP se han diseñado específicamente para albergar ingentes cantidades de datos en los diversos departamentos, optimizar sus flujos de trabajo y garantizar que sus sistemas se integren entre sí.
- Su software es demasiado complicado de gestionar eficientemente
Tener varios sistemas para cada uno de sus procesos de negocio puede resultar extremadamente complicado de usar y mantener. Aunque contara con un equipo de TI dedicado en exclusiva, seguiría constituyendo una carga enorme para sus recursos diarios.
Por ejemplo, al tener varios sistemas instalados in situ, deberá implementar varios módulos y luego incorporarlos a su flujo de trabajo y personalizarlos para su empresa. Asegurar que estos sistemas estén siempre actualizados no solo resultará caro, sino también increíblemente laborioso.
El mejor modo de reducir la ineficiencia es librarse de los viejos sistemas e integrar una moderna solución ERP.
- Tiene dificultades para satisfacer la demanda de los clientes
Como sabe cualquier empresario competente, sus clientes son el sustento de su empresa.
Naturalmente, no se puede permitir tener clientes que pierdan la fe en sus servicios, pues podría llevarles a cambiar de marca. Y una forma casi segura de perder parte de ese sustento sería no cumplir lo prometido.
Esto podría suceder cuando tiene mucho más trabajo del que puede gestionar. Ya sea porque tiene problemas para llevar el control del inventario, porque le cuesta encontrar información específica de los clientes o incluso porque le faltan ventas recientes en sus análisis. Estas tareas, junto a la gestión de la cadena de suministro, en ocasiones pueden ser demasiado para su viejo software.
Una vez más, el ERP puede venir al rescate, ya que organiza perfectamente la información pertinente en una ubicación central y fácilmente accesible.
- La contabilidad resulta agotadora
Introducir manualmente datos en los sistemas contables puede ser una labor ingente.
Esto resulta especialmente cierto cuando la empresa está creciendo. Imagine intentar combinar una mezcla de información digital y facturas impresas en el mismo sistema. Cuando aumenta el número de clientes, las pilas de documentos impresos no paran de crecer…
Integrar sus procesos contables consume una enorme cantidad de tiempo y recursos. Generar informes, introducir datos y consolidar los datos en varios sistemas no debería llevarle mucho tiempo.
Si lo hace, es hora de contactar con un proveedor de ERP.
- La integración del software lleva demasiado tiempo
Supongamos que ahora le va bien.
Sí, hace uso de muchos sistemas y software para mantener su empresa en funcionamiento, pero en realidad no supone un esfuerzo excesivo. Está cumpliendo los plazos y superando sus objetivos. Parece la situación ideal.
Pero, de nuevo, a medida que crece la empresa se da cuenta de que las tareas y los procesos le quitan cada vez más tiempo. Piense en cómo debe ajustar todo su entorno de TI para integrar una nueva pieza de software en la red.
Integrar varias soluciones no es una tarea barata. Debe tener en cuenta las tasas de las licencias, los costes operativos y de mano de obra, así como la formación adicional. Un ERP puede eliminar la necesidad de varias soluciones e integraciones. Las empresas que eligen un ERP se benefician de un paquete todo en uno que garantizará una inmediata puesta en marcha.
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