El mercado del software de gestión de servicios está abarrotado: sólo en el Reino Unido operan más de 200 proveedores.
Esto significa que puede ser difícil orientarse en el mercado, ya que a menudo se utilizan términos diferentes para describir funciones similares. Entre la terminología de uso común figuran la gestión de activos empresariales, la gestión informatizada del mantenimiento y la gestión integrada del lugar de trabajo.
El Facilities Management, tal y como lo define la International Facility Management Association, consiste en reunir el espacio de trabajo y las personas que trabajan en él. Esto puede incluir una serie de funciones, desde el mantenimiento de equipos y edificios hasta la planificación del uso más eficaz del espacio. El objetivo del software de gestión de instalaciones es proporcionar aplicaciones para gestionar registros de mantenimiento, activos, edificios, planificación de espacios y mucho más. El software suele ser de naturaleza modular, lo que permite desplegarlo por etapas. Esta introducción al software de gestión de servicios describe sus características y ventajas, para que pueda encontrar más fácilmente la solución que le conviene.
Características del software de gestión de servicios
Un paquete de software de gestión de servicios suele incluir una serie de funciones clave para ayudar a las empresas a reducir los costes de gestión de sus instalaciones y mejorar el intercambio de información. Los módulos de software más comunes son: gestión de activos, gestión de mantenimiento, gestión de espacios, administración de arrendamientos, gestión de mudanzas, gestión inmobiliaria y gestión medioambiental y energética. Todos ellos, aunque pueden funcionar individualmente, son complementarios en el sentido de que, en conjunto, contribuyen al buen funcionamiento de la organización y garantizan que los edificios, los activos y las instalaciones se utilicen de forma eficaz..
Al reunir información que de otro modo podría estar dispersa por toda la organización, el software de gestión de instalaciones puede mejorar la toma de decisiones de gestión y evitar gastos imprevistos y tiempos de inactividad.
Ventajas del software de gestión de instalaciones
Cada una de estas áreas ofrece características específicas que pueden ayudar a las organizaciones a racionalizar sus operaciones y reducir sus costes. La gestión del espacio, por ejemplo, ayuda a las organizaciones a utilizarlo de forma eficiente y puede contribuir a reducir los costes y evitar los trastornos de reorganizaciones o traslados.
La gestión de activos y la planificación del mantenimiento pueden combinarse para prolongar la vida útil de los activos y ayudar a minimizar el coste de propiedad. Esperar a que algo se rompa antes de realizar el mantenimiento puede resultar costoso para la empresa, tiempos de inactividad no programados.
En cambio, un programa de mantenimiento planificado con regularidad garantiza que todo siga funcionando sin problemas. La mudanza puede ser uno de los proyectos más estresantes y costosos que puede emprender una empresa. Una gestión eficaz de las instalaciones puede ayudar a aprovechar mejor los recursos existentes, de modo que, en muchos casos, puede evitarse el traslado. Si aun así resulta necesario, el software FM puede ayudar a planificarlo con eficacia.
Por ejemplo, puede garantizar que los activos físicos y los recursos humanos lleguen a un nuevo emplazamiento de forma planificada, para que las personas puedan empezar a trabajar de inmediato y se minimice el tiempo de inactividad. Si es necesaria una nueva construcción, el software puede ayudar a supervisar el proceso, desde la planificación inicial hasta la aprobación final.
Esto ayuda a garantizar que el edificio va a satisfacer las necesidades de la organización y que el presupuesto del proyecto se gasta de forma eficaz. Supervisar todas las fases de la construcción ayuda a mantener todo en el buen camino y garantiza la existencia de sistemas para gestionar la nueva ubicación en cuanto esté terminada.
Una gestión eficaz de los activos también puede reducir los costes energéticos. Las empresas analizan cada vez más su consumo de energía ante el aumento de las facturas y la presión para ser más respetuosas con el medio ambiente.
Los sistemas de gestión de instalaciones pueden ofrecer cuadros de mando energéticos que permiten controlar el consumo diario e identificar los momentos o las zonas en las que se derrocha energía. Esto puede suponer un ahorro casi instantáneo gracias a una mayor concienciación energética. El software FM también puede ayudar a cumplir las normas de elaboración de informes. Ya sea con fines de auditoría interna y contabilidad o para cumplir los requisitos legislativos.