¿Qué es el ERP en la nube? 

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La planificación de recursos empresariales (ERP) en la nube permite controlar, mantener y agilizar los procesos empresariales clave. Integra todas las áreas de su empresa, desde la adquisición hasta la entrega de mercancías. Esto fomenta la colaboración entre departamentos, permite automatizar tareas repetitivas y garantiza plazos de entrega más rápidos. Descubre qués en un ERP en la nube.

Debido a la naturaleza integradora del ERP, lo más lógico es disponer de un sistema basado en la nube en lugar de una solución local. El ERP en la nube se beneficia de una escalabilidad máxima, accesibilidad móvil y costes más bajos.

 

¿Qué es un sistema ERP en la nube?

Los ERP en la nube se ofrecen a través de Internet, normalmente software como servicio (SaaS). Entre los proveedores de este servicio se encuentran NetSuite, Epicor y Sage. Aunque técnicamente el ERP no te pertenece, puedes modificarlo para adaptarlo a las necesidades de la empresa. Consta de varios módulos que se pueden añadir o quitar en función de las necesidades y procesos de la empresa.

Los módulos son innumerables, pero los principales incluyen: 

  • Finanzas y contabilidad 
  • Gestión de la cadena de suministro 
  • Compras 
  • Gestión de almacenes 
  • Sistemas de ejecución de la fabricación (MES) 
  • Gestión de inventarios 
  • Gestión de las relaciones con los clientes (CRM) 
  • Gestión del capital humano (HCM) 
  • Gestión de pedidos 
  • Gestión de proyectos 
  • Planificación de necesidades de material (MRP) 

El objetivo principal de ERP software y la computación en nube es unificar todos estos departamentos para proporcionarle un control cohesionado de la empresa de principio a fin. 

Dado el amplio abanico de departamentos y procesos que supervisan las empresas modernas, es crucial disponer de la máxima flexibilidad, velocidad y control, todo lo cual pueden proporcionar las soluciones basadas en la nube. 

Al proporcionar un acceso remoto más sencillo, las opciones en la nube pueden conectar estos departamentos con mucha más facilidad. Por ejemplo, permite una comunicación rápida entre los departamentos de almacén y gestión de pedidos. 

Las actualizaciones en tiempo real no sólo favorecen una mejor gestión de los proyectos, sino que también permiten informar a los clientes con datos reales, lo que mejora la experiencia del cliente. 

La diferencia entre los ERP en la nube y los ERP locales

Un sistema ERP en la nube está alojado en un proveedor y no en los servidores de la propia empresa. Esto significa que los datos que se introducen se almacenan en una base de datos basada en la nube, en lugar de un equivalente local. Las principales ventajas de las soluciones ERP en la nube: 

  • Libera recursos y espacio locales
  • No es necesario pagar por una instalación in situ. 
  • Se suministra a través de Internet y es gestionado por el servidor 

Estos son también los puntos que separan la nube de las soluciones in situ. 

Cuando se introdujo el ERP, sólo existían opciones locales. Los grandes inconvenientes eran los costes de infraestructura y mantenimiento, y el hecho de que ocupaban gran parte del tiempo y los recursos del departamento de TI. Una solución basada en la nube no sólo ahorra dinero en costes iniciales, sino que permite a los profesionales de TI centrar su atención en otros aspectos más cruciales de la empresa. 

Opkey descubrió que, de las empresas encuestadas, el 76% había cambiado de soluciones ERP locales a la nube. 

 

Tipos de ERP en la nube

Como ya se ha mencionado, las soluciones ERP en la nube suelen ofrecerse como SaaS. Sin embargo, hay tipos más específicos de ERP que debe conocer, entre los que se incluyen los siguientes: 

Single-tenant Saas

Un ERP Single-tenant Saas es como una versión privada del software. Aunque el sistema sigue funcionando en la plataforma del proveedor, tiene su propia versión de la infraestructura ERP. La naturaleza privada de esta opción permite la máxima personalización y opciones de configuración. 

Dado que no se comparte esta versión de la plataforma con ninguna otra empresa, suele ofrecer mayor seguridad a los usuarios. Sin embargo, es la opción más cara en cuanto a tipos de ERP. Además, los tiempos de puesta en marcha son más largos debido a la singular configuración, personalización y mantenimiento que requiere. 

Las grandes empresas suelen optar por los ERP Single-tenant SaaS. 

Multi-tenant Saas

Las opciones multi-tenant, por otro lado, consisten en arquitecturas únicas utilizadas por varios clientes. Sin embargo, mientras varias organizaciones utilizan la misma plataforma, los datos y las interfaces siguen siendo privados para cada empresa. Cada conjunto de datos está aislado. 

Aunque existen opciones de personalización, sólo se pueden modificar los módulos, pero no el código para configurar la arquitectura de forma que se adapte mejor a las necesidades de la empresa. 

Sin embargo, el hecho de compartir la arquitectura con otras empresas reduce significativamente el coste de este tipo de ERP. Las opciones de multi-tenant son más fáciles de gestionar para el proveedor que las individuales. Las actualizaciones y cambios en el sistema pueden realizarse al instante para múltiples clientes, en lugar de uno por uno. 

Las pequeñas y medianas empresas suelen optar por el acceso multi-tenant no sólo por el precio, sino porque no requieren tanta personalización como las empresas más grandes. 

¿Es seguro el ERP en la nube? 

Las soluciones empresariales multi-tenant SaaS como las de Single-tenat SaaS ofrecen un alto grado de seguridad. Cuando optas por una solución ERP de una gran empresa como Sage, tienes garantizado un alto nivel de seguridad. De hecho, los proveedores de soluciones en la nube pueden proporcionar más privacidad, seguridad y cumplimiento de normativas de lo que podría hacerlo una sola empresa con una solución in situ. 

En concreto, implementan el cifrado de datos de extremo a extremo, lo que garantiza que sus datos permanezcan seguros, inaccesibles para los hackers y en línea con las normativas de seguridad. 

Los proveedores de ERP de calidad cuentan con medidas fiables de copia de seguridad y recuperación. Un componente clave de su servicio es la realización periódica de copias de seguridad de sus datos, así como la verificación de su confidencialidad, integridad y disponibilidad, en línea con la tríada de seguridad de la CIA. En caso de que el proveedor sufra una filtración de datos, podrás desbloquear la copia de seguridad y reducir al mínimo el tiempo de inactividad. 

Esta es otra razón por la que las pequeñas y medianas empresas tienden a optar por los ERP en la nube. Es posible que las pequeñas empresas no dispongan del tiempo, los recursos o el personal necesarios para mantener una rutina de copias de seguridad de los datos. Al optar por una solución en la nube, esta responsabilidad es asumida por el proveedor. 

Otras ventajas de las soluciones ERP en la nube 

A lo largo de este artículo, hemos destacado varias ventajas de las soluciones ERP. Hay muchas otras ventajas que no hemos mencionado, como las siguientes: 

  • Visibilidad del flujo de caja: los datos en tiempo real que proporcionan las soluciones ERP en la nube generan una mayor gestión financiera. Los procesos contables se racionalizan con la gestión de la cadena de suministro y otros módulos, lo que proporciona una mayor comprensión del flujo de caja en tiempo real. Esto permite identificar más fácilmente las áreas que requieren mejoras en el flujo de caja. 
  • Siempre al día: Hemos hablado de cómo los proveedores gestionan las actualizaciones del sistema, pero no hemos explicado en qué beneficia esto a las empresas. Nunca se experimenta tiempos de inactividad o errores de software por utilizar un servidor obsoleto. Los proveedores se aseguran de que las actualizaciones se realicen tan pronto como estén disponibles. Esto también significa que su equipo de TI interno no necesita perder tiempo realizando la actualización. 
  • Acceso universal: se puede acceder a los ERP en la nube desde cualquier dispositivo verificado y desde cualquier lugar del mundo; todo lo que necesitan es una conexión a Internet. Vienen con interfaces móviles fáciles de usar, lo que los hace ideales para las actualizaciones sobre la marcha de los empleados. Esto no sólo es genial para los empleados, sino que también significa que sus clientes pueden conectarse fácilmente a tu plataforma ERP desde dondequiera que estén. 

Inconvenientes de las soluciones ERP en la nube 

Aunque la introducción de una solución ERP en la nube en una empresa tiene innumerables beneficios, hay algunos inconvenientes y desafíos que se han de tener en cuenta. 

Entre ellos se incluyen: 

  • Formación: los ERP en la nube modernos pueden diferir drásticamente de los sistemas locales más antiguos. Esto significa que tendrá que dedicar mucho tiempo y recursos a la formación del personal. 
  • Resistencia: La implantación de un sistema ERP externo redefine efectivamente el papel de tu propio equipo de TI y de seguridad. Pierden cierto grado de control sobre los procesos, lo que puede hacer que se sientan degradados. 
  • Falta de personalización: aunque se invierta en una solución de Single-tenant, no se tendrá acceso al funcionamiento interno de la infraestructura. Esto limita las posibilidades de personalización. 

Encuentre un proveedor de ERP en la nube con YourShortlist 

Implantar un nuevo sistema ERP a través de la nube puede transformar la forma de llevar a cabo todas las operaciones de la empresa. Para asegurarse de que se elige una solución adecuada para la empresa, debes investigar y evaluar a los proveedores. 

No se trata de elegir entre Sage y Netsuite, existe una amplia gama de soluciones ERP, cada una de las cuales ofrece módulos y funciones únicos. 

Para acelerar el proceso de evaluación de proveedores, se debería utilizar los conocimientos y la experiencia de YourShortlist en la adquisición de software. 

Ayudamos a empresas de todos los tamaños a encontrar las soluciones de software perfectas para sus necesidades. 

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