¿Qué es una base de datos CRM? 

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Mientras que la información de los clientes solía almacenarse en sistemas analógicos, un sistema CRM es la mejor solución para gestionar los datos de los clientes en 2024. Pero ¿qué es una base de datos CRM y cómo puede beneficiarse tu empresa del uso de una?

Lo primero es entender qué es un CRM, o Customer Relationship Management. Actualmente es la mejor tecnología en 2024 para que las empresas construyan y hagan crecer relaciones más sólidas con sus clientes al tiempo que agilizan sus procesos. Y dentro de cualquier software CRM, existe una base de datos CRM: una base de datos automatizada que recopila, almacena y analiza la información de los clientes de una empresa.   

Por qué utilizar un software CRM 

Un software CRM (también conocido como sistema de gestión de las relaciones con los clientes) funciona como un rastreador automatizado y centralizado de las interacciones de una empresa con sus clientes. Recopila información sobre los pedidos anteriores, las solicitudes de servicio, las comunicaciones y las preferencias de los clientes, así como sus datos de contacto. Esto garantiza que todo el equipo tenga acceso a toda la información relevante y actualizada, lo que permite una comunicación más personalizada con el cliente.  

Existen multitud de estudios que demuestran lo que todos los empresarios saben a estas alturas: que una experiencia de cliente personalizada aumenta las ventas. Hacen que los clientes se sientan más valorados y aumentan la fidelidad y el conocimiento de la marca. Es una forma de recuperar la sensación de ir a una pequeña tienda local y que el personal te reconozca, pero a una escala mucho mayor.   

¿Qué es una base de datos CRM? 

Entre las muchas funciones disponibles en un sistema CRM, la base de datos CRM es la más importante.     

Una base de datos CRM es una sofisticada herramienta de software, capaz de almacenar todos los datos recopilados y transformarlos en información útil para el negocio, disponible y lista para tu equipo en cualquier punto del proceso de ventas. Además de la información de contacto y el historial de comunicación (chats, llamadas telefónicas, correos electrónicos), una base de datos CRM puede recopilar información a lo largo de todo el recorrido del cliente y a través de diferentes canales, como, por ejemplo 

  • Actividad en aplicaciones 
  • Interacciones en redes sociales y marketing por correo electrónico 
  • Historial de compras  
  • Participación en campañas de marketing  
  • Comentarios de los clientes 
  • Encuestas 

Una base de datos CRM da sentido a toda la información de forma automatizada, para ahorrarte tiempo y reducirte los quebraderos de cabeza.   

¿Cuáles son las ventajas de una base de datos CRM para tu empresa? 

Un buen CRM evaluará el éxito de tu empresa proporcionándote una visión global de tus relaciones con los clientes. A su vez, esto debería darte una idea de cómo mejorar tus esfuerzos de marketing, asistencia y ventas para mejorar las conversiones. ¿Y cómo lo hace?  

Mantener los contactos organizados 

El aspecto más importante de la gestión de las relaciones con los clientes es organizar la información de contacto de forma que todo el equipo pueda acceder a ella en todo momento. Una base de datos CRM almacena y actualiza esta información de forma constante y automática, para que tu equipo pueda centrarse en la experiencia del cliente sin perder más tiempo del necesario buscando sus datos.  

Personalizar la experiencia del cliente 

Es más probable que los clientes compren si reciben sugerencias personalizadas de productos, descuentos basados en compras anteriores o recompensas por su fidelidad continuada. La información de una base de datos CRM puede ayudar a los equipos de marketing a crear experiencias personalizadas, e incluso automatizarlas. Al mismo tiempo, poder realizar un seguimiento de todas las interacciones anteriores con los clientes facilita enormemente el trabajo de los equipos de Atención al Cliente, mejorando los tiempos de respuesta y, por tanto, la satisfacción del cliente.  

Mejorar los procesos de venta 

Una base de datos CRM puede automatizar muchas de las tareas relacionadas con las ventas, desde el procesamiento de pedidos hasta la gestión de los cierres de acuerdos, manteniendo toda la información sobre los distintos procedimientos en la misma plataforma. Esto, a su vez, libera parte del tiempo que el equipo de ventas estaría dedicando a tareas administrativas y al análisis de datos, los procesos se vuelven más eficientes y se puede dedicar más tiempo y atención a los nuevos clientes potenciales para las ventas.  

Informes 

Ningún buen sistema CRM puede prescindir de las herramientas de informes y análisis. La creación de informes para realizar un seguimiento de todo lo que se ha mencionado en este post es la mejor forma de medir el rendimiento. Con la ayuda de un software CRM, los jefes de equipo pueden crear fácilmente informes que les permitan evaluar lo que funciona y lo que hay que mejorar en términos de relaciones con los clientes.  

Tipos de bases de datos CRM 

Existen tres tipos diferentes de bases de datos CRM en función de dónde estén alojadas:  

CRM en la nube  

Los CRM en la nube son una solución fácil y rápida para empresas de todos los tamaños. No requieren instalación en los servidores de la empresa y, en cierto modo, se mantienen solos. Proporcionan un buen nivel de seguridad, son fácilmente accesibles en línea y son bastante asequibles, ya que suelen ofrecer planes de pago mensuales.   

CRM on-premise (in situ)  

Es posible alojar el software CRM en el servidor de una empresa adquiriéndolo. Sin embargo, las soluciones CRM in situ requieren hardware dedicado y un equipo de TI para su funcionamiento y mantenimiento, convirtiéndose en una opción cara que puede no satisfacer las necesidades de todas las empresas.  

CRM de código abierto  

Los sistemas CRM de código abierto son una opción asequible para las empresas que pueden crear y personalizar la solución de software gracias a un equipo de TI dedicado. Pueden descargarse e instalarse en los propios servidores de la empresa, pero pueden ser difíciles de gestionar sin los conocimientos adecuados sobre programación de software.  

Hablamos más sobre este tema en nuestro artículo ¿Debería elegir un CRM de código abierto?  

¿Deberías utilizar una base de datos CRM para realizar el seguimiento de los datos de los clientes?   

Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puede que te preguntes qué tipo de software CRM deberías utilizar, y si eres capaz de alojar y elaborar un CRM en tus propios servidores, o si sería mejor utilizar simplemente un CRM basado en la nube. Incluso es posible que todavía estés considerando si realmente necesitas uno.  

La verdad es que una base de datos CRM es una de las mejores herramientas que puede utilizar en 2024 para mejorar las comunicaciones de tu equipo y las relaciones con los clientes. Pero dada la cantidad de opciones que existen, elegir el software CRM adecuado para tu empresa no siempre es fácil.   

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