El software de gestión de relaciones con clientes (CRM) se utiliza en múltiples sectores para centralizar, seguir, nutrir e informar sobre las comunicaciones entre las empresas y sus clientes.
Con varias funciones básicas integradas, el software CRM supone un cómodo paso adelante para cualquier empresa que utilice múltiples plataformas, aplicaciones y bases de datos para realizar un seguimiento de los datos de relación con los clientes, lo que mejora la organización, la gestión del tiempo y la eficiencia operativa.
Uno de los ámbitos en los que el software CRM puede aportar ventajas significativas es el sector de los servicios jurídicos.
Tanto si ya ha considerado el software de CRM jurídico como si aún no ha explorado sus ventajas, deje que este artículo le sirva de guía en profundidad sobre los beneficios del software de CRM jurídico y cómo puede mejorar la gestión de su bufete de abogados.
Software CRM jurídico para la gestión de despachos de abogados
En el sector legal actual, el uso de software CRM está experimentando un crecimiento generalizado.
Esto se debe a que los bufetes de abogados suelen necesitar toda la información de los clientes en una única base de datos a la que se pueda acceder y que se pueda utilizar para la gestión de clientes y otros aspectos del desarrollo empresarial.
Por lo tanto, el CRM jurídico y software de gestión de consultas pueden ser un activo esencial para permitir que el bufete siga siendo competitivo y perfile a sus clientes potenciales para comprender sus necesidades únicas.
Cuando los bufetes comprenden las necesidades de los clientes a través de los datos del software de CRM jurídico, resulta más fácil establecer relaciones con ellos y ofrecerles los niveles de servicio más elevados posibles.
En resumen, los bufetes de abogados necesitan un software de gestión de relaciones con los clientes para facilitar y realizar un seguimiento de sus comunicaciones y de la gestión de sus bases de datos, de modo que los abogados puedan seguir centrándose en los propios clientes.
Cómo se benefician los bufetes del uso de software CRM jurídico
Aunque casi el 85% de las empresas implementan software CRM, sólo el 41% de los bufetes de abogados lo hacen, lo que representa un retraso tecnológico para el sector legal.
Además del coste del software CRM, la percepción de que el CRM sirve únicamente para facilitar las ventas ha llevado a muchos bufetes a preferir un proceso manual para gestionar las comunicaciones con los clientes y la gestión de datos.
Los abogados en general pueden considerar que el software CRM jurídico es innecesario hasta que trabajan junto a otras prácticas que aprovechan el CRM para gestionar grandes bases de datos de clientes.
Con los modernos sistemas de CRM jurídico más asequibles y fáciles de gestionar, las ventajas del CRM jurídico para gestionar una base de clientes se han vuelto más tangibles que nunca para los bufetes de abogados.
Razones clave para que los bufetes utilicen software CRM
El software CRM puede almacenar información relevante sobre los clientes y permitir a los abogados cultivar las relaciones con ellos, aumentando así la confianza y la satisfacción de los clientes para fomentar las recomendaciones de boca en boca.
Estas son algunas de las razones por las que los bufetes deberían incorporar este software revolucionario a sus herramientas jurídicas:
Datos centralizados de los clientes
El software CRM facilita el seguimiento y el registro de todos los contactos con los clientes, así como la rápida integración de nuevos contactos.
Proporciona una plataforma centralizada para gestionar las relaciones y los datos de los clientes de un bufete, a la que pueden acceder fácilmente todos los miembros pertinentes del bufete.
Organice tareas importantes
El seguimiento de los clientes potenciales es una parte importante del proceso de adquisición y retención de clientes. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de relaciones con los clientes.
En el sistema CRM pueden establecerse recordatorios para que el bufete haga un seguimiento de las consultas, utilizando el software también para asignar objetivos y plazos a los distintos miembros del equipo jurídico.
Cuanto mayor sea el tamaño del bufete, más importante será el software CRM jurídico, ya que el aumento del flujo de nuevas consultas y tareas de seguimiento será difícil de gestionar manualmente.
Gestione todos los documentos en un solo lugar
Las cuentas de los clientes suelen requerir docenas de documentos, y puede resultar complicado clasificarlos, recuperarlos o compartirlos sin un cierto nivel de digitalización.
Con un sistema CRM jurídico, los documentos pueden organizarse fácilmente en carpetas que pueden compartirse en toda la empresa y eliminarse, archivarse o modificarse con facilidad.
Comunicaciones internas racionalizadas
En cualquier organización, una comunicación deficiente y la falta de colaboración entre los miembros de un equipo pueden provocar a menudo el fracaso de proyectos y tareas.
Cuando las líneas de comunicación directa se rompen en un bufete de abogados, esto puede dar lugar a malentendidos que potencialmente arruinan las relaciones con los clientes o incluso ponen en peligro los casos legales.
El software CRM jurídico puede eliminar este problema proporcionando a los usuarios un panel de control centralizado de fácil acceso y un registro de todos los contactos con los clientes.
De este modo se establece una coherencia al proporcionar a todo el bufete la misma información con la que trabajar y permitir una comunicación eficaz tanto externa con los clientes como interna entre los miembros del equipo.
Además, el software CRM jurídico puede permitir a los miembros del equipo sincronizar calendarios y recordatorios para ahorrar tiempo y cumplir los plazos, lo que es especialmente valioso en una práctica jurídica en la que el tiempo es oro.
Facilitar el trabajo a distancia para el equipo
Con la llegada de la pandemia del COVID-19, trabajar desde casa se ha convertido en una tendencia creciente en todos los sectores.
El 87% de los bufetes de abogados aplican políticas de trabajo a distancia, por lo que la flexibilidad es una cualidad importante que debe tener cualquier solución de software.
Los sistemas CRM basados en la nube, especialmente aquellos con aplicaciones móviles, garantizarán que los equipos jurídicos puedan acceder de forma segura a la información y documentación importante de los clientes desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Optimiza los procesos de captación de clientes
Hoy en día, el 33% de los clientes encuentran a su asesor jurídico a través de motores de búsqueda en línea.
Dado que los clientes prefieren una comunicación en línea directa, eficaz y rápida con su potencial representación legal, el software CRM es una necesidad para los bufetes de abogados, ya que representa un vehículo a través del cual se pueden generar clientes potenciales que se convertirán en clientes a largo plazo.
Ventajas del software CRM jurídico
Cuando se incorpora a los procesos de un bufete de abogados, el CRM jurídico ayudará a reducir las horas no facturables automatizando las tareas administrativas y liberando más tiempo para centrarse en atender a los clientes y hacer crecer el bufete.
He aquí algunas ventajas adicionales del uso de la gestión de relaciones con los clientes en la abogacía:
El almacenamiento en la nube elimina o minimiza el papeleo
Todo el mundo reniega del papeleo, y los profesionales del derecho no son diferentes.
Por eso, el software CRM jurídico es una herramienta necesaria para facilitar la gestión de casos legales, ya que facilita la gestión y el procesamiento del papeleo.
Los sistemas CRM pueden almacenar documentación relacionada con cuentas individuales añadiendo un gestor de archivos a los perfiles de los clientes, lo que permite a cualquiera que trabaje en un caso saber dónde encontrar archivos específicos, así como a quién dirigirse en caso de que algo se pierda.
El CRM permite que los procesos sin papel, y las ventajas de reducción de costes y sostenibilidad que conllevan, se conviertan en la norma en el ámbito jurídico.
Maximizar el uso del tiempo del personal
Los abogados son conocidos por sus apretadas agendas y, dado que las herramientas de software están demostrando ser importantes para impulsar la productividad y la eficiencia, el software CRM jurídico se está ganando una reputación entre los abogados como ahorrador de tiempo y mucho más.
Si lo que busca es ver las actividades actuales de un equipo, así como los proyectos del bufete, el CRM le proporcionará una visión holística a través de gráficos y cuadros de mando fáciles de interpretar.
Los directivos pueden coordinar las cargas de trabajo asignando tareas y supervisando los calendarios de toda la empresa para tener una idea de las llamadas y reuniones de todo el mundo de un vistazo.
Elegir un software de gestión de clientes para un bufete de abogados
Las empresas toman regularmente decisiones sobre la adquisición de software de gestión de clientes para facilitar la productividad diaria.
Aunque existe una amplia gama de sistemas CRM con características similares, es importante considerar el uso del que mejor se adapte a las necesidades de un bufete de abogados y de su empresa en concreto.
Por ejemplo, la capacidad de configurar, personalizar y acceder a los datos de los clientes desde cualquier lugar debe ser una prioridad a la hora de comprar un software CRM jurídico.
También es probable que necesite una solución que ofrezca:
- Un canal de captación visual
- Integración con sistemas de telefonía digital y videollamadas
- Automatización del marketing por correo electrónico
- Informes de datos de clientes
Estas son algunas de las principales características que debe tener en cuenta al considerar las opciones de CRM para un bufete de abogados:
Compatibilidad e integración con otro software
El CRM que elija para su bufete de abogados debe ser capaz de integrarse con las aplicaciones empresariales que ya utiliza el bufete para gestionar su práctica.
Desde clientes de correo electrónico y software de gestión de proyectos hasta herramientas de programación y más, el mejor software CRM legal se integrará con aplicaciones preexistentes para garantizar la continuidad en toda la empresa.
Cuadro de mando analítico
El análisis y la información son esenciales para los bufetes de abogados que desean estar al tanto de la gestión de sus relaciones con los clientes.
Un CRM jurídico con un panel de control analítico permite a los usuarios personalizar la información esencial de forma centralizada.
La analítica proporciona a los usuarios información sobre el compromiso de los clientes potenciales, el progreso de las admisiones, las métricas de los casos, la productividad del personal y el retorno de la inversión en marketing.
Si se utilizan bien, los datos pueden decidir futuros indicadores clave de rendimiento y estrategias.
Un buen panel de análisis permite al usuario controlar las métricas de cada cliente, incluidas fechas, casos abiertos, horas facturadas, facturas, etc.
Firma electrónica con un clic
Las firmas son esenciales para el proceso de registro de clientes y para que los asuntos avancen.
Contar con una firma electrónica integrada en un CRM jurídico permite a los usuarios aumentar la comodidad de los clientes, firmar documentos y reclamar horas facturables al mismo tiempo.
Marketing automatizado por correo electrónico y SMS
Es deseable responder con prontitud a las consultas, pero esto puede resultar difícil de gestionar para los bufetes al mismo tiempo que se ocupan de las citas con los tribunales, las reuniones con los clientes y la redacción de escritos.
De ahí la necesidad de automatizar los correos electrónicos y los mensajes SMS a través del software de CRM jurídico para salvar la brecha de comunicación entre los bufetes de abogados y los nuevos clientes potenciales.
Soporte de software
Cualquiera que sea la tarea que un equipo esté llevando a cabo, disponer de soporte de software aumenta la probabilidad de éxito en el recorrido y la comprensión de cómo funcionan ciertos procesos.
Los bufetes de abogados que utilizan software de CRM pueden ofrecer formación personalizada para el personal esencial, además de recibir soporte de software a través del proveedor de CRM o de un socio externo de TI/software.
¿Necesitan los bufetes un software CRM jurídico?
En pocas palabras, sí.
En años anteriores, la elección de un bufete con el que trabajar podía decidirse fácilmente basándose únicamente en la reputación y el prestigio del bufete.
Hoy, sin embargo, la calidad de la relación entre un cliente y su abogado influye en esa decisión.
El software CRM jurídico ofrece una imagen clara de los progresos realizados en el caso de cada cliente, ayuda a fomentar la confianza y la satisfacción del cliente y permite una mejor supervisión y gestión de la relación abogado-cliente.
Resumen de las ventajas del CRM jurídico
El software de gestión de la relación con el cliente para un bufete de abogados debe ofrecer estas nueve ventajas clave para ser una inversión imprescindible:
- Ahorra tiempo y dinero al usuario
- Agilización de las comunicaciones
- Mejora de la gestión de documentos
- Mejora de la productividad del personal
- Optimización de la captación de clientes
- Permite a los equipos jurídicos y al personal administrativo trabajar a distancia
- Permite a los bufetes establecer mejores relaciones con los clientes
- Ayuda a aumentar la cartera de clientes y la reputación del bufete.
- Proporciona información que ayuda a aprovechar los casos anteriores para mejorar los futuros.
Cómo encontrar su socio para la implementación de CRM jurídico
Los bufetes de abogados que implementan un software CRM jurídico para su práctica siempre experimentan un impacto positivo en sus consultas, administración interna, gestión de casos y reputación general.
La comodidad de disponer de más tiempo significa que el usuario puede centrarse en garantizar un trato equitativo a sus clientes.
El paso importante es encontrar el socio de software adecuado que no sólo ofrezca el sistema adecuado para sus necesidades, sino que también pueda ayudarle a incorporar e implementar el software CRM jurídico en todo su potencial.
En YourShortlist, podemos ayudarle a agilizar este proceso poniendo en contacto a su bufete con el proveedor de CRM adecuado a partir de nuestra base de datos de más de 2.400 socios tecnológicos de confianza.
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