Transformación digital: 5 pasos hacia el éxito

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Así que has identificado que necesitas una transformación digital de tu negocio.

Para competir en el mundo moderno, es esencial digitalizar tu empresa. La implantación de tecnologías como la cloud computing y la inteligencia artificial no solo ayuda a automatizar los procesos empresariales, sino que también potencia la organización, favorece la escalabilidad y mejora la experiencia del cliente.

Sea cual sea tu negocio, pasar de los procesos analógicos in situ a sus equivalentes digitales transformará la esencia misma del funcionamiento de tu empresa.

Dado el enorme valor que puede aportar una transformación digital, es vital que lo hagas bien. La digitalización implica seleccionar varios tipos de software, desde el de gestión de relaciones con los clientes (CRM) hasta el de ciberseguridad. No solo hay que asegurarse de que cada tipo de software ofrezca los servicios necesarios, sino también comprobar las capacidades de integración.

Con tantos componentes a tener en cuenta y tantos proveedores de software entre los que elegir, ¿cómo decidir cuál es la solución de transformación digital más adecuada para tu empresa?

En esta publicación, señalaremos 5 sencillos pasos para establecer los criterios clave y los objetivos perseguidos antes de iniciar el proceso de adquisición.

Después de leer esta información, podrás reducir la amplia selección de opciones y empezar a realizar comparaciones más exhaustivas.

O bien, para acelerar este proceso, puedes contratar los servicios de YourShortlist para que te proporcione el software que mejor se adapte exactamente a tus necesidades.

Paso 1. Revisa tus soluciones actuales y diseña tus procesos de negocio

En tu empresa, es probable que utilices una combinación de herramientas y servicios que funcionan al unísono para ayudar a tu organización a alcanzar sus objetivos.

Algunos de estos componentes pueden implementarse manualmente, mientras que otros pueden estar ya digitalizados. Sin embargo, está garantizado que algunas partes no funcionan correctamente o no se integran.

Por ejemplo, los procesos de tu cadena de suministro pueden proporcionar actualizaciones inexactas de las existencias, o tus ofertas de atención al cliente son demasiado limitadas para garantizar una experiencia positiva del cliente.

Para poner en marcha correctamente tu transformación digital, primero tienes que identificar estos puntos débiles. La digitalización no solo mejorará estas limitaciones operativas, sino que también integrará tus procesos de forma más eficaz.

  • ¿Qué departamentos podrían beneficiarse de un nuevo enfoque digital?
  • ¿Hay procesos que podrían hacerse más eficientes mediante la implantación de nuevas tecnologías?
  • ¿Aumentaría la digitalización la productividad general, la comunicación y el compromiso de tu empresa?

Si te haces estas preguntas, obtendrás una imagen más precisa del tipo de transformación que necesita tu empresa. También te ayudará a identificar las áreas de las operaciones de tu empresa en las que definitivamente se necesitan mejoras.

Paso 2. Determina lo que necesitas de una transformación digital

Ahora que has identificado las carencias que están provocando que tu empresa no rinda lo suficiente, es el momento de definir qué esperas encontrar en las nuevas soluciones digitales.

  • ¿Tienes algún problema actual que requiera un software específico?
  • ¿Hay funciones de tu empresa que requieran automatización?
  • ¿Cuál es tu presupuesto y plazos de ejecución?
  • ¿Qué tamaño tiene tu empresa y cuántas personas necesitarán formación?
  • ¿Con cuáles de tus sistemas actuales debería integrarse la nueva solución o a cuáles debería sustituir por completo?

También es importante que tus empleados participen en este proceso en la medida de lo posible. Preguntándoles, podrás determinar las necesidades digitales individuales y departamentales. Estas necesidades pueden incluirse después en la digitalización general de la empresa.

Para ello, puedes establecer un jefe de equipo de proyecto para cada departamento de la empresa. Estos jefes pueden revisar sus procesos actuales, hablar con los miembros de cada departamento e informarles.

Al realizar este análisis exhaustivo, obtendrás una referencia de lo que necesitas exactamente de tus nuevas soluciones digitales.

Una vez identificadas tus necesidades, será mucho más fácil hablar de tus objetivos de digitalización tanto con las partes interesadas como con los proveedores de software digital. Puedes aprovechar tus conclusiones para destacar exactamente tus requisitos, lo que te evitará invertir en software que no necesitas.

Paso 3. Asignar responsabilidades y garantizar la participación del equipo

Uno de los pasos más importantes en la digitalización de tu empresa es determinar quién será responsable de la implantación y el soporte de los nuevos sistemas digitales. Con esto nos referimos a la selección de personas que trabajarán directamente con los proveedores de servicios, implantarán y formarán a otros empleados en el uso del nuevo software, y se encargarán del mantenimiento de las nuevas herramientas.

No sólo tendrás que implicar a tus profesionales informáticos en esta fase, sino que también deberás asignar responsabilidades a ejecutivos, directivos y miembros de la alta dirección.

Para digitalizar eficazmente tu empresa, la implicación de toda tu plantilla es clave, desde los coordinadores de envíos/distribución hasta el personal de RRHH. Debes asegurarte de que quienes desempeñan funciones directivas puedan formar eficazmente a otros miembros de tu empresa sobre cómo utilizar los nuevos sistemas en consecuencia.

Esto garantiza una implantación sin problemas, ahorra tiempo y facilita saber quién es responsable de cada fase de la transformación.

Para optimizar al máximo la transformación digital de tu empresa, es esencial establecer funciones y responsabilidades con antelación.

Paso 4. Establece tus criterios de comparación y evalúa el mercado

Antes de comparar diferentes programas de transformación digital, es importante familiarizarse con los principales criterios que se pueden esperar de cada tipo de software. Esto te ayudará a evaluar en consecuencia, a juzgar las ventajas de cada plataforma y a tomar decisiones de compra más precisas.

Las características principales pueden variar mucho en función del proceso empresarial que se desee digitalizar. Sin embargo, puedes esperar que la mayoría de las opciones de software orientadas a la transformación digital ofrezcan lo siguiente:

  • Precio y modelo de tarificación
  • Consulta/periodo de prueba gratuito
  • Opciones de implantación tecnológica
  • Opciones de incorporación/formación
  • Integración de software de terceros
  • Servicios de apoyo
  • Servicios de mantenimiento
  • Potencial de crecimiento/escalabilidad
  • Seguridad y conformidad
  • Facilidad de uso
  • Análisis e informes

Una vez establecidos los criterios, puede investigar y comparar el mercado de software empresarial.

La mayoría de los proveedores de software podrán facilitarte hojas de especificaciones en las que se detallen las características clave, incluidos los criterios enumerados anteriormente. Aprovecha estas fichas para obtener toda la información posible sobre cada programa.

Al comparar las distintas opciones, pregúntate si una solución concreta cumple todos o la mayoría de los criterios deseables sin salirse de tu presupuesto y ámbito de actuación.

Paso 5. Elabora una lista de opciones adecuadas

Una vez evaluado el mercado, es hora de reducir las opciones.

En esta fase, debes hablar directamente con los proveedores de software para obtener presupuestos, concertar consultas y discutir sus opciones de asistencia.

Dado que una transformación digital debe implicar a toda la empresa, este proceso de revisión puede ser largo, incluso puede llevar más de 6 meses.

En este tiempo, debería reducir una lista larga de unos 10 o 12 proveedores, que luego se reduciría a una lista corta de 6 u 8 proveedores tras la revisión. Este proceso podría multiplicarse en función del número de nuevos tipos de software que deba adoptar.

Este proceso implica comparar, contrastar, comunicar y revisar. Evidentemente, esto puede consumir mucho tiempo y esfuerzo.

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