Caratteristiche a cui Prestare Attenzione in un Sistema di Gestione delle Risorse Umane  

Cos'è un Sistema di Gestione delle Risorse Umane?

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Quando stai valutando un sistema di gestione delle Risorse Umane (HR) per la tua azienda, è importante prendere in considerazione le funzionalità e i benefici offerti dal sistema.

La gestione delle risorse umane è una funzione aziendale complessa che coinvolge molte attività, dalla gestione dei benefici e delle assunzioni fino alla gestione della busta paga e delle prestazioni. 

Per gestire queste numerose responsabilità, le aziende implementeranno un software di gestione delle risorse umane per assistere i loro team HR e garantire un ambiente lavorativo produttivo. 

Che tu stia considerando un sistema di gestione delle risorse umane per la prima volta o stia cercando di sostituire la tua soluzione attuale, lasciaci guidarti attraverso le principali funzionalità da cercare. 

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Cos’è un Sistema di Gestione delle Risorse Umane? 

I sistemi di gestione delle risorse umane sono strumenti software implementati dalle organizzazioni per supportare i loro processi HR. 

I sistemi di gestione delle risorse umane aiutano a ottimizzare la gestione delle assunzioni e della busta paga, i benefici dei dipendenti, la gestione della compensazione, i dati dei dipendenti, la gestione delle prestazioni e le schede presenze. 

Gli strumenti di gestione delle risorse umane sono noti per contribuire ad aumentare la qualità del servizio, migliorando inoltre l’efficienza, l’efficacia e le performance organizzative. 

Implementare un Sistema di Gestione delle Risorse Umane aumenterà l’efficienza sfruttando la tecnologia per aiutare i manager a creare team più felici e più produttivi. 

Quali sono i diversi tipi di Sistemi di Gestione delle Risorse Umane? 

Mentre ci sono diversi tipi di software HR sul mercato, i più popolari sono conosciuti per le funzioni principali che si concentrano sulla gestione del personale,

Ecco le diverse funzioni principali dei sistemi di gestione delle risorse umane che potresti incontrare. 

  • Compensazione 

Un sistema di compensazione si applica all’amministrazione, alla gestione dei benefici e al software di gestione della busta paga. Questo è utile per i dipendenti, poiché è un sistema self-service con cui possono verificare i loro benefici sanitari e le metriche delle ferie pagate. 

  • Sviluppo delle Competenze 

Molti sistemi di gestione delle risorse umane sono progettati per assistere nella crescita personale, nello sviluppo delle competenze e nella soddisfazione lavorativa dei dipendenti, consentendo una maggiore gestione delle prestazioni e del talento. 

  • Onboarding

I sistemi di gestione delle risorse umane possono aiutare con l’inserimento e il disinserimento, fornendo strumenti per guidare i nuovi dipendenti attraverso responsabilità come la verifica I-9, i requisiti di documentazione, le presentazioni sociali, la creazione del login del software e altro ancora. 

  • Gestione del Personale 

La maggior parte dei software HR offre funzioni di gestione del personale come dettagli del ciclo di vita del dipendente, pianificazione e gestione dei dipendenti, gestione delle assenze, acquisizione di talenti e registrazione delle ore. 

  • Gestione delle Risorse Umane 

I sistemi di gestione delle risorse umane combinano strumenti di registrazione dei dipendenti, sistemi di monitoraggio, software di gestione del capitale umano e software di gestione delle risorse umane, creando insieme un completo sistema informativo delle risorse umane (HRIS). 

Funzionalità Essenziali del Sistema di Gestione delle Risorse Umane 

Quali sono le specifiche funzionalità da cercare quando si decide sul sistema di gestione delle risorse umane ideale per la tua organizzazione? 

Che tu abbia bisogno di analytics, gestione della conformità, apprendimento e sviluppo, assunzioni, inserimento, orari e presenze o altro, queste sono solo alcune delle funzioni del sistema di gestione delle risorse umane di cui puo’ beneficiare la tua azienda. 

Funzionalità Generali del Sistema di Gestione delle Risorse Umane 

Amministrazione dei Benefici 

La gestione dei benefici dei dipendenti e l’inclusione di tali benefici nei calcoli della busta paga possono essere una perdita di tempo. Un sistema di gestione delle risorse umane consente un facile accesso a moduli che consentono al dipartimento HR di valutare il congedo di maternità, l’assicurazione medica e altri benefici dei dipendenti come piani pensionistici, congedi malattia e ferie. 

Compatibilità Mobile 

Nell’era moderna, poter accedere ai sistemi mentre sei in movimento è una necessità, il che significa che il tuo fornitore di servizi delle risorse umane dovrebbe offrire soluzioni basate su cloud o in azienda a seconda delle tue preferenze. Ciò significa anche avere applicazioni mobili adatte alle piattaforme Android e iOS, massimizzeranno l’efficienza, consentendo ai dipendenti autorizzati di accedere alle informazioni da qualsiasi luogo si trovino.   

Self-service per i Dipendenti 

Questa funzione permette ai dipendenti di verificare lo stato dei loro benefici, inserire dati personali e richiedere permessi. Il vantaggio di questa funzione è che risparmia molto tempo al dipartimento HR, poiché non c’è più bisogno di un supervisore che agisca come intermediario tra il personale e le informazioni da consultare. 

Self-service per la Gestione 

Il self-service per la gestione accelera i processi HR, consentendo ai manager di svolgere compiti come accedere alle informazioni sui dipendenti, approvare spese, esaminare candidature e inserire dati di revisione delle performance. 

Funzionalità di Analisi 

Un buon fornitore di servizi delle risorse umane semplifica la pianificazione strategica e la gestione dei dipendenti raccogliendo dati utili sulla forza lavoro. Controllo degli accessi, raccolta dati automatizzata, dashboard personalizzabili, previsioni finanziarie e reporting in tempo reale sono solo alcune delle funzioni che lo rendono possibile. 

Dashboard Personalizzabili 

Implementare un sistema che può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze uniche del dipartimento HR della tua organizzazione consente agli utenti di personalizzare la visualizzazione e la segnalazione dei dati, aumentando l’interazione con il software delle risorse umane e garantendo una maggiore chiarezza e analisi. 

Reporting in Tempo Reale 

Un sistema di gestione delle risorse umane dovrebbe offrire reporting in tempo reale per fornire un quadro preciso dei dati dei dipendenti che possono portare a decisioni tempestive basate sulle performance da parte del personale HR, dei manager e dei leader aziendali. 

Funzionalità di Previsione 

Essere in grado di prevedere quanti ore serviranno per completare un compito o il numero di dipendenti da assegnare ai progetti ridurrà i tempi complessivi e i costi della manodopera. Molti sistemi di gestione delle risorse umane consentono agli utenti di esaminare dati di progetti precedenti per offrire una guida sulle performance in merito agli obiettivi desiderati e ai KPI. 

Raccolta Automatica dei Dati 

Il software di gestione delle risorse si integra spesso con CRM, ERP e altre fonti di informazioni al di là del suo database per produrre report automatizzati su come i dati dei dipendenti e della busta paga impattano l’intera organizzazione. 

Controlli di Accesso 

Il miglior software di gestione delle risorse umane sarà dotato di funzioni di amministrazione per aiutare a assegnare livelli di accesso a risorse e database diversi. Ciò migliora la sicurezza dei dati e impedisce la condivisione di informazioni riservate con utenti non autorizzati. 

Analisi Finanziaria 

Un sistema ideale di gestione delle risorse umane aiuterà nella presa di decisioni finanziarie raccogliendo e valutando dati finanziari in vari gradi e relazionandoli al capitale umano, alla busta paga e alla registrazione dell’orario di lavoro all’interno dell’azienda. 

Funzionalità di Conformità 

Funzionalità come la conformità automatica EEOC, la conformità automatica ai benefici sanitari e la conformità automatica alle assunzioni possono aggiungere valore al software di gestione delle risorse umane. 

Conformità automatica EEOC 

È diventata una pratica comune tra le aziende far firmare ai nuovi assunti i questionari di auto-identificazione EEO. Questo serve come salvaguardia contro pratiche discriminatorie. Un sistema di gestione delle risorse umane può includere questionari pienamente conformi che garantiscono l’uso appropriato delle informazioni raccolte. 

Conformità automatica ai benefici sanitari 

Il software di gestione delle risorse umane può consentire la raccolta e l’aggiornamento dei dati sui benefici sanitari dei dipendenti ogni volta che sono necessarie modifiche per mantenere la conformità legale. 

Conformità automatica alle assunzioni 

Nell’attuale ambiente aziendale, il pregiudizio può esporre un’azienda a reclami. Ecco perché il sistema delle risorse umane di un’organizzazione deve avere funzioni che rendano solide tutte le comunicazioni, specialmente in aree come etnia, genere, razza, religione, sesso, status e persino disabilità mentali e fisiche. Inoltre, il processo di assunzione deve evitare pratiche discriminatorie che espongano l’azienda a potenziali reclami. 

Funzionalità di Apprendimento e Sviluppo 

Alcune importanti funzionalità da cercare in un sistema HR includono l’amministrazione della certificazione, le politiche e gli obiettivi aziendali, le capacità di coinvolgimento dei dipendenti, le funzioni di valutazione dei dati e le directory di formazione. 

Amministrazione della Certificazione 

Il software delle risorse umane può facilitare la gestione dei corsi e la conformità, le nomination per la formazione e gli aggiornamenti dei materiali didattici. Molti sistemi sono dotati di un modulo di gestione della formazione per facilitare la formazione e lo sviluppo online. 

Politiche e Obiettivi Aziendali 

Ogni volta che si spende denaro per certificazioni, sviluppo e programmi di formazione dei dipendenti, si sta investendo per raggiungere gli obiettivi della forza lavoro aziendale. Un sistema delle risorse umane deve essere in grado di analizzare le strategie di sviluppo e confrontarle con le politiche e gli obiettivi aziendali preimpostati. 

Capacità di Coinvolgimento dei Dipendenti 

Il coinvolgimento dei dipendenti è maggiore quando ci sono opportunità di apprendimento e sviluppo. Avere accesso ad attività incrociate come aspirazioni future, esigenze lavorative, archivi di sviluppo personale e registri personali invia un messaggio ai dipendenti che il loro futuro in azienda è importante per i manager del dipartimento delle risorse umane. 

Traiettorie di Formazione 

Il sistema della gestione del personale ideale offre opzioni di apprendimento che mappano i quadri di competenza rispetto alle attività per la gestione delle performance personali, collegando gli esiti dell’apprendimento alla mappa di sviluppo delle competenze desiderate dall’azienda. 

Funzionalità di Onboarding 

Promemoria Automatici 

Essere in grado di notificare dipendenti e manager con promemoria programmati su compiti e scadenze imminenti è di grande comodità. Il miglior software di Risorse Umane rende possibile configurare promemoria da inviare ai telefonini dei dipendenti o alle caselle di posta elettronica. 

Capacità di Gamification 

Sebbene non sia necessariamente una funzione indispensabile, rendere interattive le funzionalità di onboarding e performance contribuisce a creare un ambiente di lavoro coinvolgente per il personale. Alcuni software di Gestine delle Risorse Umane sono dotati di queste funzionalità, mentre altri possono integrarsi con moduli online interattivi. 

Funzioni Senza Carta 

Oltre a essere ecologiche, le funzioni di onboarding senza carta gestite dal software di Risore Umane sono economiche e sicure; lo stesso si può dire per altre funzioni HR come le domande di benefici, i contratti di lavoro, i moduli fiscali, le richieste di ferie e altro ancora. 

Funzioni di Gestione del periodo di prova 

Nella maggior parte delle organizzazioni, i nuovi assunti attraversano un periodo di prova che dipende dalla presenza, dal comportamento appropriato e dalla loro performance sul lavoro. Alcuni software delle risorse umane possono fornire una funzione di impostazione degli obiettivi durante l’integrazione con cui i manager possono definire obiettivi per valutare le performance in quei primi mesi di impiego. 

Soluzioni per la Busta Paga 

La maggior parte dei sistemi delle risorse umane hanno soluzioni integrate per la busta paga, con funzionalità come periodi flessibili di pagamento, elaborazione e ri-elaborazione in blocco, bollettini paga online, conformità globale della busta paga, aggiustamenti salariali e registri per le ore straordinarie. 

Periodi Flessibili di Pagamento 

Il pagamento flessibile offerto dal software delle risorse umane consente a dipendenti e appaltatori di avere i loro stipendi pianificati settimanalmente, quindicinalmente o mensilmente. Avere diversi periodi di pagamento può ridurre i costi e il tempo di inattività e ridurre le possibilità di errori di inserimento dati durante il processo di pagamento. 

Elaborazione e Ri-elaborazione in Blocco 

Il sistema ideale di gestione delle risorse umane consente di automatizzare i pagamenti dei dipendenti su un periodo prolungato, con la possibilità di annullare e correggere gli errori di pagamento attraverso funzionalità avanzate. 

Buste Paga Online 

Le funzioni di generazione e automazione delle buste paga consentono di inviare le buste paga recenti e vecchie ai dipendenti via e-mail, visualizzarle online o scaricarle in qualsiasi momento. 

Conformità Globale della Busta Paga 

Le normative sulla conformità della busta paga variano da paese a paese (o da stato a stato negli Stati Uniti), rendendo confuso per le aziende che operano in molte sedi rispettare diverse leggi di conformità. Un buon Sistema di Gestione delle Risorse Umane avrà il monitoraggio della conformità integrato nella sua automazione della busta paga, garantendo che l’azienda rispetti le normative in ogni regione. 

Funzioni dell’orario extra e Aggiustamenti Salariali 

Le soluzioni per la busta paga incorporate nei sistemi di gestione delle risorse umane consentono al personale amministrativo di modificare o aggiustare la retribuzione dei dipendenti considerando valori come indennità, bonus o riduzioni, contributi pensionistici e registrazione delle assenze non retribuite. 

Funzioni di Tempo e Presenze 

Gestione delle Assenze 

Il software di gestione delle risorse umane può tenere traccia della presenza e delle assenze dei dipendenti, consentendo ai manager di avere una maggiore supervisione e controllo su quali membri del team sono in congedo di maternità, malattia, ferie o a eventi o viaggi legati al lavoro. 

Timbratura di entrata e uscita dal lavoro 

Dipendenti e manager possono tenere traccia delle loro ore attraverso i moduli di tempo e presenze all’interno del software delle risorse umane. Questo è utile per qualsiasi azienda che ha dipendenti che lavorano a turni o che vengono pagati per ora, così come per le aziende in cui i clienti vengono addebitati per ora. 

Conformità 

Ci sono normative e leggi che regolano il lavoro da paese a paese ed è importante che un’azienda sia conforme alle leggi del lavoro del paese in cui opera. Orari di lavoro, pagamento delle ore straordinarie e simili sono tutti governati da leggi correlate. I sistemi gestione delle risorse hanno spesso funzioni che avvisano automaticamente e notificano gli utenti quando le norme legislative non vengono rispettate. 

Preventivi di Costo 

A seconda del progetto, il software delle risorse umane può fare affidamento su dati storici delle risorse umane per fornire stime di tempo e costo, consentendo all’utente di prevedere correttamente i futuri requisiti e allocazione di risorse. 

Pianificazione del Personale 

Con i sistemi HR, i manager possono creare moduli di presenza insieme alla gestione degli orari, con avvisi e notifiche in grado di essere impostati per consentire la verifica della presenza e delle ore straordinarie. 

Busta paga Integrata 

La busta paga integrata consente al dipartimento delle risorse umane di calcolare stipendi e benefici dei dipendenti integrando moduli di presenza e tempo con le funzioni di busta paga all’interno del software di gestione delle risorse umane. 

Quanto valide sono queste funzioni del Sistema di Gestione delle Risorse Umane? 

La domanda chiave per chiunque stia cercando di acquistare un software di Risorse Umane è se otterranno un ritorno sull’investimento o almeno un beneficio percepito dalle funzioni chiave di una particolare soluzione. 

Il valore complessivo di un sistema di gestione delle risorse umane sarà inevitabilmente legato al budget allocato per il software, alla qualità dell’implementazione, a quanti servizi base sono forniti con l’investimento base, a quanto tempo viene risparmiato dalle diverse funzioni e al costo del supporto da parte di un partner di gestione delle risorse umane. 

Il valore di un sistema spesso si basa sulle sue funzionalità e capacità, nonché sulla sua usabilità complessiva e sulla possibilità di ottenere la funzionalità desiderata con sforzi minimi. 

Gli acquirenti di software delle Risorse Umane dovrebbero assicurarsi di pagare almeno tutte le funzionalità necessarie, il che può richiedere un’analisi delle funzionalità rilevanti del software e dei processi esistenti prima dell’acquisizione. 

Infine, è importante considerare se l’implementazione del software di gestione delle risorse umane può essere affidata al proprio team di risorse umane o se si trarrebbe beneficio dal supporto nell’integrazione e nella manutenzione offerto da un partner. 

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