Le 7 fasi chiave dell’implementazione ERP

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L’implementazione di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) garantisce la sicurezza, la centralizzazione e la conformità dei dati aziendali.

Questa soluzione software può davvero rivoluzionare il modo in cui la vostra azienda gestisce e conduce i processi aziendali più elementari. Tuttavia, una cattiva implementazione può mettere a dura prova le finanze, le risorse e, soprattutto, i dipendenti.

I rischi associati a un’implementazione inadeguata possono scoraggiare l’adozione di un nuovo software. Per aumentare la vostra fiducia, abbiamo creato questa guida per imprenditori sulle 7 fasi chiave dell’implementazione di un sistema ERP.

Che cos’è un’implementazione ERP?

L’implementazione di un software ERP va oltre la semplice scelta di un nuovo software e la sua introduzione in azienda. Comporta la valutazione dei processi aziendali, la scelta di un fornitore ERP, la definizione di un budget per il software, la configurazione, la formazione e la migrazione.

Un ERP serve a collegare tra loro tutti gli aspetti dell’azienda. È una suite che i dipendenti delle vendite, del marketing, delle risorse umane e della contabilità possono utilizzare e su cui possono collaborare. I sistemi ERP offrono uno spazio centrale in cui tutti i reparti possono lavorare insieme, invece di utilizzare piattaforme separate. Aiutano l’intera azienda a collaborare in modo efficiente.

Si può usare per:

·      Gestione della catena di approvvigionamento

·      Gestione del rischio

·      Approvvigionamento

·      Gestione del progetto

·      Contabilità

Data la sua ampia usabilità, il processo di implementazione di un nuovo ERP nella vostra azienda dovrebbe coinvolgere tutti i vostri dipendenti.

Un’implementazione ERP di successo si conclude con il massimo utilizzo del nuovo sistema e con la trasformazione in meglio della vostra attività.

 

Quanto tempo richiede l’implementazione di un ERP?

Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, l’implementazione dell’ERP dovrebbe durare almeno quattro mesi. Come in tutti i casi di adozione di software, la durata esatta può variare. Le dimensioni, le fasi e il software utilizzato influiscono sulla rapidità con cui il nuovo sistema ERP sarà completamente integrato.

Per alcune aziende ci vorranno 6 mesi, per altre potrebbe volerci più di un anno. Non sorprendetevi quindi se il vostro progetto ERP richiederà più di 12 mesi. È importante accettare questa previsione piuttosto che trovare scorciatoie, che indubbiamente causeranno degli intoppi nel processo.

Così come il processo di implementazione e i requisiti del software saranno unici per la vostra azienda, lo stesso vale per i tempi.

Tre motivi per cui le implementazioni ERP falliscono

Per contestualizzare la scelta delle sette fasi chiave elencate in questo articolo, mettiamo innanzitutto in evidenza le sfide che l’adozione di un sistema ERP comporta per le aziende. L’unico modo per superare queste sfide è disporre di un solido piano di implementazione in 7 parti.

Costo

L’adozione di un nuovo software tende a essere un processo costoso. Non solo il costo iniziale può farvi sforare il budget, ma anche l’onboarding, la manutenzione e altri costi continui possono esaurire i vostri fondi a lungo termine. Anche quando le finanze sembrano promettenti all’inizio dell’implementazione, le aziende possono spesso essere sopraffatte da costi di manutenzione inattesi e continui.

Scala temporale

Le aziende spesso non riescono a stabilire una tabella di marcia precisa per l’implementazione dell’ERP, come evidenziato in questo rapporto di Panorama ERP 2023. Questo studio ha rilevato che, tra le aziende esaminate, solo il 49,7% ha completato l’implementazione del sistema ERP nei tempi previsti. Ciò significa che oltre la metà delle aziende ha riscontrato che l’adozione dell’ERP richiede più tempo del previsto.

L’incapacità delle aziende di prevedere con precisione i tempi è spesso causa di un superamento delle risorse e delle finanze. Spesso, inoltre, l’implementazione dell’ERP si consuma nel tempo riservato ad altri progetti. 

Gestione del progetto

Ogni fase del processo di implementazione deve essere considerata molto importante. Le implementazioni ERP falliscono quando l’attenzione viene meno dopo l’acquisto e la configurazione del software. È necessario dedicare la stessa attenzione alla configurazione, alla formazione e così via.

L’unico modo per raggiungere questo obiettivo è creare un team di implementazione e nominare dei project manager che supervisionino ogni fase del processo. La comunicazione e la collaborazione devono essere forti tra i singoli project manager e tra i manager e il team che supervisionano. L’adozione funziona solo se tutti sono coinvolti, dai dirigenti e dai top leader ai nuovi dipendenti.

Il vostro piano di implementazione ERP in 7 parti

Ora che conoscete le insidie più comuni da evitare, è il momento di affrontare le fasi di implementazione. Potete adattare le fasi seguenti per adattarle meglio alla vostra struttura aziendale.

Fase 1 – Valutazione e pianificazione

Un ERP può far funzionare la vostra azienda al massimo delle sue potenzialità, ma solo se investite in un sistema che si adatti al vostro modello di business e che soddisfi le vostre esigenze.

La fase 1 dovrebbe essere dedicata a un’analisi trasversale dei limiti aziendali attuali. È necessario valutare gli attuali sistemi software utilizzati da ogni reparto e identificare le aree che potrebbero essere migliorate da un nuovo sistema ERP.

Per darvi un’idea di cosa dovreste cercare, vedete se riuscite a trovare problemi specifici riguardanti la comunicazione, la reportistica, la gestione dell’inventario, l’esperienza dell’utente, i processi finanziari e così via.

Dovreste anche cercare le aree delle vostre operazioni aziendali in cui l‘automazione o l’integrazione dei dati potrebbero migliorare il vostro flusso di lavoro complessivo.

Una volta analizzata la vostra attività, compilate un elenco di obiettivi e finalità per il vostro nuovo sistema ERP.

Questa analisi approfondita vi darà un punto di riferimento su ciò che dovete risolvere con il nuovo sistema ERP. Inoltre, renderà molto più semplice la discussione delle vostre esigenze con i fornitori di software.

Fase 2 – Creare un team di progetto ERP

A questo punto sarebbe opportuno creare un team di progetto ERP. Idealmente, questo team dovrebbe essere composto sia da dipendenti che da stakeholder chiave, in grado di lavorare insieme per pianificare e supervisionare l’intero progetto.

Coinvolgere un’ampia gamma di dipendenti in questa fase preliminare consente di affrontare in modo coeso l’implementazione dell’ERP. Dà voce a ogni reparto, tiene tutti informati sull’adozione dell’ERP e, coinvolgendo l’intera azienda, aiuta a giustificare la necessità di un nuovo sistema ERP.

Per rafforzare l’analisi iniziale dell’ERP, dovreste incaricare questo team di evidenziare eventuali ulteriori inefficienze della soluzione ERP attuale.

Fase 3 – Selezione del fornitore

La fase 3 è senza dubbio la componente più cruciale dell’implementazione ERP. Si tratta di prendere in considerazione tutte le ricerche che voi e il vostro team di progetto ERP avete condotto finora e di misurarle con le offerte dei fornitori di software ERP.

Non solo è necessario valutare le caratteristiche fornite, ma anche le caratteristiche del prodotto:

  • Costo
  • Funzionalità
  • Compatibilità
  • e scalabilità del software.

Per restringere la rosa dei potenziali fornitori di ERP, dovrete esaminare i casi di studio disponibili e ricercare la reputazione e il track record di ciascuna azienda. Dovrete poi organizzare incontri con i rappresentanti e demo di prova.

È chiaro che si tratta di un processo ingombrante che richiede tutta la vostra attenzione.

Noi di YourShortlist possiamo garantire il completamento di questa fase per conto vostro. Non solo siamo esperti di ERP, ma siamo anche esperti acquirenti di ERP. Disponiamo di un’ampia banca di fornitori pre-verificati che possiamo filtrare in base alle vostre esigenze, ai vostri requisiti e al vostro budget. Vi forniremo quindi una lista ristretta dalla quale potrete selezionare un fornitore.

Fase 4 – Mappatura dell’adozione dell’ERP

Ora che avete scelto un fornitore, potete iniziare a integrarlo. In questa fase, è necessario identificare le tappe e le date chiave del processo di integrazione.

L’implementazione di un nuovo ERP comporta la reingegnerizzazione di tutti i processi aziendali, pertanto è necessaria una pianificazione strategica. È necessario pensare al modo migliore per migrare i dati al nuovo sistema.

L’adozione del nuovo sistema coinvolge due componenti chiave: i vostri dati e il vostro personale.

Per quanto riguarda la migrazione dei dati, è necessario ritagliarsi del tempo:

  • Estrazione dei dati – Se state investendo in un nuovo ERP per sostituire diversi altri sistemi, dovete caricare ed estrarre i dati da diverse fonti, il che può richiedere molto tempo. Potreste scoprire che ogni sistema utilizza una formattazione dei dati diversa, il che può complicare ulteriormente il processo di estrazione dei dati.
  • Pulizia e convalida dei dati – Prima di implementare i dati della vostra azienda nel nuovo sistema, dovete verificarne l’accuratezza e la pertinenza. È necessario eliminare le discrepanze e i casi di informazioni duplicate.
  • Standardizzazione dei dati e della formattazione – È necessario assicurarsi che i dati siano formattati in modo coerente prima di inserirli nel nuovo sistema ERP. La mancata standardizzazione dei dati può causare errori nel nuovo sistema.

Oltre a preparare i dati, è necessario preparare anche i dipendenti. In particolare, dovete considerare quanto tempo ci vorrà perché l’intera azienda adotti pienamente questo nuovo sistema.

Come già detto, quasi la metà delle aziende non riesce a rispettare la scadenza prevista per l’implementazione. Per evitare che ciò accada nella vostra azienda, dovete esaminare a fondo le funzionalità del nuovo software e le attuali conoscenze e competenze di tutti i vostri dipendenti.

Incaricate il vostro team di progetto ERP di identificare quanto segue:

– Requisiti di formazione – Ci sono nuove competenze che i vostri dipendenti dovranno acquisire per utilizzare con successo il software, o le competenze possono essere trasferite dall’uso di precedenti soluzioni ERP?

– Risorse necessarie: ad esempio, materiali di formazione e guide per l’uso. Se il nuovo software è particolarmente complicato, potreste utilizzare un sistema di gestione dell’apprendimento (LMS)?

– Date chiave per l’implementazione, ad esempio la data di acquisto del software, le date di formazione dei dipendenti, ecc.

Una volta considerati tutti gli aspetti del processo di migrazione, si può passare alla configurazione del nuovo software.

Fase 5 – Configurazione e personalizzazione

In questa fase, lavorerete a stretto contatto con il fornitore dell’ERP per configurare il software. L’ERP verrà modificato per adattarsi allo stampo della vostra azienda. In questo modo si integrerà perfettamente con i vostri attuali processi aziendali.

Man mano che il software viene configurato, è necessario trasferire i dati e organizzare sessioni di formazione per i dipendenti. In questo modo, una volta completate tutte le modifiche necessarie, l’ERP sarà pronto all’uso e il personale saprà come utilizzarlo.

Fase 6 – Collaudo

Tra la configurazione e la messa in funzione del nuovo sistema, è necessario condurre test rigorosi. A tal fine, è necessario eseguire un test di scenario. Si tratta di stilare un elenco di utilizzi del nuovo sistema, creare scenari per ciascuno di questi casi d’uso e simulare questi scenari per verificare le prestazioni del sistema.

Si spera che questo test dimostri che il nuovo sistema soddisfa esattamente le vostre aspettative. Tuttavia, i test possono anche portare alla luce i limiti del sistema.

Prendete nota di tutti i problemi riscontrati con il sistema e lavorate per risolverli prima dell’entrata in funzione. In questo modo si ridurranno al minimo le interruzioni dell’attività e si manterrà il processo di implementazione nei tempi previsti.

Oltre ai test di scenario, dovreste provare anche i test di accettazione utente (UAT) e gli stress test. 

I test possono essere automatizzati o eseguiti manualmente. Un nuovo studio condotto dalla piattaforma di automazione dei test Opkey ha rilevato che il metodo più comune di test dell’ERP è quello manuale tramite un partner, con il 32% delle aziende che ha scelto questa opzione.

Fase 7 – Andare in diretta e oltre

Una volta risolti gli errori, addestrato il personale e inseriti i dati, si può iniziare a utilizzare la nuova piattaforma ERP.

L’implementazione può essere eseguita tutta in una volta o in modo incrementale, a seconda delle dimensioni e del tipo di sistema ERP che si sta adottando. Potrebbe essere una buona idea strategica distribuire per primi i moduli più importanti e aspettare che le basi siano padroneggiate prima di passare al resto del sistema. In questo modo si ridurrà il numero di potenziali errori che potrebbero verificarsi e si attenuerà lo stress della migrazione.

Sarebbe anche una buona idea continuare a far funzionare i vecchi sistemi durante il processo di implementazione. I vecchi sistemi fungeranno da rete di sicurezza in caso di guasto totale del nuovo sistema. Quando il nuovo sistema si stabilizzerà, potrete eliminare gradualmente i vecchi strumenti.

Nonostante la rigorosa preparazione, è possibile che nei primi giorni dopo la messa in funzione si verifichino degli inconvenienti. Invece di lasciare che questi problemi si sviluppino, dovete affrontarli tempestivamente. Assicuratevi che il vostro team di progetto sia a disposizione in tutti i reparti per fornire assistenza e formazione supplementare, se necessario.

Una volta implementato, controllate regolarmente i vostri dipendenti e fornite il massimo supporto possibile. Anche il monitoraggio continuo del nuovo sistema è fondamentale, così come l’aggiunta di ulteriori funzionalità e la correzione degli errori quando necessario.

C’è sempre spazio per i miglioramenti quando si tratta di sistemi ERP. Mantenete il vostro software aggiornato e riconfigurate il sistema in base alle esigenze dell’azienda che cambiano e si sviluppano.

 

Come può aiutarvi YourShortlist

Come abbiamo già chiarito, non esistono scorciatoie quando si tratta di implementare un nuovo sistema ERP sul posto di lavoro. Tuttavia, è possibile semplificare il processo di scansione dell’enorme elenco di fornitori di ERP solo per identificare opzioni che sono solo potenzialmente buone per la vostra azienda.

YourShortlist è in grado di restringere l’elenco per conto vostro e di produrre una lista di fornitori che si adattano perfettamente alla vostra attività.

Invece di impiegare 17 settimane per trovare un ERP, lasciate che siamo noi a trovarlo per voi.

Il nostro compito è quello di rendere l’acquisto di software il più semplice possibile, mettendo in contatto la vostra azienda con i fornitori che soddisfano esattamente le vostre esigenze.

Per avere un vantaggio nel processo di implementazione, approfittate del nostro database di 680 fornitori di software.

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