Il mercato dei software di gestione delle strutture è affollato, con oltre 200 fornitori che operano solo nel Regno Unito.
Ciò significa che può essere difficile orientarsi nel mercato, poiché spesso vengono utilizzati termini diversi per descrivere funzioni simili. La terminologia di uso comune comprende Enterprise Asset Management, Gestione computerizzata della manutenzione e Gestione integrata del luogo di lavoro.
La gestione delle strutture, secondo la definizione dell’International Facility Management Association, consiste nel mettere insieme lo spazio di lavoro e le persone che vi lavorano. Questo può includere una serie di funzioni, dalla manutenzione delle attrezzature e degli edifici alla pianificazione dell’uso più efficace dello spazio. Lo scopo del software di gestione delle strutture è quello di fornire applicazioni per la gestione dei registri di manutenzione, dei beni, degli edifici, della pianificazione degli spazi e altro ancora. Il software è solitamente di natura modulare e può essere implementato in più fasi. Questa introduzione al software di gestione delle strutture ne descrive le caratteristiche e i vantaggi, in modo che possiate trovare più facilmente la soluzione che fa per voi.
Caratteristiche del software di gestione delle strutture
Un pacchetto software per la gestione delle strutture include generalmente una serie di funzioni chiave che aiutano le aziende a ridurre i costi di gestione delle strutture e a migliorare la condivisione delle informazioni. I moduli software più comuni sono: gestione degli asset, gestione della manutenzione, gestione degli spazi, amministrazione dei contratti di locazione, gestione dei traslochi, gestione degli immobili e gestione ambientale ed energetica. Tutti questi elementi, pur potendo operare singolarmente, sono complementari in quanto supportano collettivamente il buon funzionamento dell’organizzazione e assicurano che gli edifici, i beni e gli impianti siano utilizzati in modo efficace.
Riunendo informazioni che altrimenti sarebbero state disperse nell’organizzazione, il software di gestione delle strutture può migliorare il processo decisionale ed evitare spese impreviste e tempi di inattività.
Vantaggi del software di gestione delle strutture
Ognuna di queste aree offre caratteristiche specifiche che possono aiutare le organizzazioni a semplificare le operazioni e a ridurre i costi. La gestione dello spazio, ad esempio, aiuta a garantire che le organizzazioni utilizzino il proprio spazio in modo efficiente e può contribuire a ridurre i costi e a evitare gli sconvolgimenti di riorganizzazioni o traslochi.
La gestione degli asset e la pianificazione della manutenzione possono combinarsi per estendere la durata di vita degli asset e contribuire a ridurre al minimo i costi di proprietà. Aspettare che qualcosa si rompa prima di provvedere alla sua manutenzione può essere costoso per l’azienda, con conseguenti tempi di inattività non programmati.
Al contrario, un regolare programma di manutenzione programmata assicura che le cose continuino a funzionare senza intoppi. Il trasloco può essere uno dei progetti più stressanti e costosi che un’azienda possa intraprendere. Una gestione efficace delle strutture può aiutare a sfruttare meglio le risorse esistenti, evitando in molti casi il trasloco. Se si rivela ancora necessario, il software FM può aiutare a pianificarlo in modo efficace.
Ad esempio, può garantire che i beni fisici e le risorse umane arrivino in una nuova sede in modo pianificato, in modo che le persone possano iniziare a lavorare subito e i tempi di inattività siano ridotti al minimo. Se è necessaria una nuova costruzione, il software può aiutare a supervisionare il processo, dalla pianificazione iniziale fino alla firma finale.
Ciò contribuisce a garantire che l’edificio soddisfi le esigenze dell’organizzazione e che il budget del progetto sia speso in modo efficace. Il monitoraggio di tutte le fasi della costruzione aiuta a mantenere tutto sotto controllo e assicura che siano stati predisposti i sistemi per gestire la nuova sede non appena sarà completata.
Una gestione efficace degli asset può ridurre anche i costi energetici. Sempre più spesso le aziende esaminano i propri consumi energetici alla luce dell’aumento delle bollette e delle pressioni per una maggiore attenzione all’ambiente.
I sistemi di gestione delle strutture possono offrire cruscotti energetici che consentono di monitorare il consumo giornaliero e di identificare eventuali orari o aree in cui l’energia viene sprecata. Questo può portare a risparmi quasi istantanei grazie a una maggiore consapevolezza energetica. Il software FM può aiutare a raggiungere la conformità con gli standard di reporting. Sia che si tratti di audit interno e di contabilità, sia che si tratti di ottemperare ai requisiti legislativi.