As 7 fases principais da implementação do ERP 

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A implementação de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) mantém os dados da sua empresa seguros, centralizados e em conformidade. 

Esta solução de software pode realmente revolucionar a forma como a sua empresa gere e conduz os processos empresariais rudimentares. No entanto, uma má implementação pode causar sérias pressões sobre as suas finanças, recursos e, mais negativamente, sobre os seus empregados. 

Os riscos associados a uma implementação deficiente podem dissuadi-lo de adotar um novo software. Para aumentar a sua confiança, criámos este guia dos empresários sobre as 7 fases principais da implementação de um sistema ERP. 

O que é uma implementação ERP? 

A implementação de um software ERP vai além da simples seleção de um novo software e da sua introdução na sua empresa. Envolve a avaliação dos seus processos empresariais, a escolha de um fornecedor de ERP, a definição de um orçamento para o software e também a configuração, formação e migração. 

Um ERP serve para ligar todos os aspectos da sua empresa. É um conjunto que os funcionários de vendas, marketing, recursos humanos e contabilidade podem utilizar e colaborar. Os sistemas ERP oferecem um espaço central para todos os departamentos trabalharem em conjunto, em vez de utilizarem plataformas separadas. Ajudam toda a sua empresa a colaborar de forma eficiente. 

Pode ser utilizado para: 

·      Gestão da cadeia de abastecimento

·      Gestão do risco

·      Gestão de projectos

·      Aquisição 

·      Contabilidade 

Dada a sua ampla usabilidade, o processo de implementação de um novo ERP na sua empresa deve envolver todos os seus colaboradores

Uma implementação de ERP bem sucedida termina com a utilização do novo sistema ao máximo e com a transformação da sua empresa para melhor. 

 

Quanto tempo demora a implementação de um ERP? 

Independentemente da dimensão da sua empresa, a implementação de um ERP deve demorar pelo menos quatro meses. Como em todos os casos de adoção de software, a duração exacta pode variar. A dimensão, as etapas e o software utilizado afectam a rapidez com que o seu novo sistema ERP será totalmente integrado. 

Para algumas empresas, demorará 6 meses, para outras, poderá demorar mais de um ano. Por isso, não se surpreenda se descobrir que o seu projeto ERP vai demorar mais de 12 meses. É importante aceitar esta previsão em vez de procurar atalhos, o que, sem dúvida, fará com que o processo sofra dificuldades. 

Tal como o processo de implementação e os seus requisitos de software serão únicos para a sua empresa, o mesmo acontecerá com o calendário. 

Três razões pelas quais as implementações de ERP falham 

Para contextualizar a forma como seleccionámos as sete fases chave listadas neste artigo, vamos primeiro destacar os desafios da adoção de um sistema ERP para as empresas. A única maneira de superar esses desafios é ter um plano de implementação sólido em 7 partes. 

Custo 

A adoção de um novo software tende a ser um processo dispendioso. Não só o custo inicial pode ultrapassar o orçamento, como a integração, a manutenção e outros custos contínuos podem esgotar os seus fundos a longo prazo. Mesmo quando as finanças parecem promissoras no início da implementação, as empresas podem frequentemente ficar sobrecarregadas com custos de manutenção inesperados e contínuos. 

Escala de tempo 

Muitas vezes, as empresas não conseguem definir uma escala de tempo exacta para a implementação do seu ERP, como salientado neste Relatório Panorama ERP de 2023. Este estudo concluiu que, das empresas examinadas, apenas 49,7% terminaram a implementação do seu sistema ERP a tempo. Isto significa que mais de metade das empresas considera que a adoção do ERP demora mais tempo do que o previsto. 

Esta incapacidade de as empresas preverem com exatidão as escalas de tempo leva-as muitas vezes a excederem os recursos e as finanças. Além disso, leva frequentemente a que a implementação do ERP absorva o tempo reservado a outros projectos.   

Gestão de projectos 

Cada fase do processo de implementação deve ser considerada muito importante. As implementações de ERP falham quando a atenção é reduzida depois de o software ter sido comprado e instalado. É necessário dedicar a mesma atenção à configuração, à formação e assim por diante. 

A única forma de o conseguir é criar uma equipa de implementação e nomear gestores de projeto para supervisionar cada fase do processo. É necessário que haja uma forte comunicação e colaboração entre cada gestor de projeto, bem como entre os gestores e a equipa que supervisionam. A adoção só funciona quando todos se envolvem – desde os executivos e líderes de topo até aos novos funcionários. 

O seu plano de implementação ERP em 7 partes 

Agora que já conhece as armadilhas comuns a evitar, é altura de se familiarizar com as fases de implementação. Pode adaptar as fases seguintes para melhor se adequarem à configuração da sua empresa. 

Fase 1 – Avaliação e planeamento 

Um ERP pode fazer com que a sua empresa funcione em todo o seu potencial, mas apenas quando investe num sistema que se adapta ao seu modelo de negócio e satisfaz as suas necessidades. 

A fase 1 deve ser dedicada a uma análise interdepartamental das limitações actuais da sua empresa. É necessário avaliar os actuais sistemas de software utilizados por cada um dos seus departamentos e identificar as áreas que podem ser melhoradas por um novo sistema ERP. 

Para lhe dar uma ideia do que deve procurar, veja se consegue encontrar questões específicas relacionadas com a comunicação, relatórios, gestão de inventário, experiência do utilizador, processos financeiros, etc. 

Deve também procurar áreas das suas operações comerciais em que a automatização ou a integração de dados possa melhorar o seu fluxo de trabalho global. 

Depois de ter analisado a sua empresa, elabore uma lista de metas e objectivos para o seu novo sistema ERP. 

Esta análise profunda dar-lhe-á uma referência do que precisa que este novo sistema ERP resolva. Também facilitará muito a discussão das suas necessidades com os fornecedores de software.  

Fase 2 – Criação de uma equipa de projeto ERP 

Seria agora uma boa ideia criar uma equipa de projeto ERP. Idealmente, esta equipa deve ser constituída por funcionários e principais interessados que possam trabalhar em conjunto para planear e supervisionar todo o projeto. 

Envolver um vasto leque de colaboradores nesta fase preliminar permite-lhe abordar de forma coesa a implementação do ERP. Dá voz a cada departamento, mantém todos a par da adoção do ERP e, ao envolver toda a empresa, ajuda-o a justificar a necessidade de um novo sistema ERP. 

Para reforçar a sua análise inicial do ERP, deve encarregar esta equipa de realçar quaisquer ineficiências adicionais com a atual solução ERP. 

Fase 3 – Seleção de um fornecedor 

A Fase 3 é, sem dúvida, o componente mais crucial da implementação do ERP. Envolve a análise de toda a pesquisa que você e a sua equipa de projeto de ERP realizaram até agora e a comparação com as ofertas dos fornecedores de software ERP. 

É necessário avaliar não só as características oferecidas, mas também as: 

  • Custo 
  • Funcionalidade 
  • Funcionalidade 
  • e escalabilidade do software. 

Para reduzir a sua lista de potenciais fornecedores de ERP, terá de analisar os estudos de caso disponíveis e pesquisar a reputação e o historial de cada empresa. De seguida, terá de marcar reuniões com representantes e demonstrações de teste. 

É evidente que se trata de um processo volumoso que exige toda a sua atenção. 

Na YourShortlist, podemos garantir a conclusão bem sucedida desta fase em seu nome. Não somos apenas especialistas em ERP, mas também somos compradores especializados em ERP. Temos um grande banco de fornecedores pré-vetados que podemos filtrar de acordo com as suas necessidades, requisitos e orçamento. Em seguida, fornecemos-lhe uma lista de pré-seleção a partir da qual pode selecionar um fornecedor. 

Fase 4 – Mapeamento da adoção do seu ERP 

Agora que seleccionou um fornecedor, pode começar a integrá-lo. Nesta fase, deve identificar marcos e datas-chave no progresso da integração. 

A implementação de um novo ERP implica a reengenharia de todos os seus processos empresariais, pelo que é necessário um planeamento estratégico. É necessário refletir sobre a melhor forma de migrar os seus dados para o novo sistema. 

A adoção do novo sistema envolve duas componentes fundamentais: os seus dados e o seu pessoal

Em termos de migração de dados, é necessário reservar tempo para o fazer: 

  • Extração de dados – Se está a investir num novo ERP para substituir vários outros sistemas, é necessário carregar e extrair dados de várias fontes, o que pode demorar algum tempo. É possível que cada sistema utilize uma formatação de dados diferente, o que pode complicar ainda mais o processo de extração de dados. 
  • Limpeza e validação de dados – Antes de implementar os dados da sua empresa no novo sistema, é necessário verificar a sua exatidão e relevância. É necessário eliminar discrepâncias e instâncias de informação duplicada. 
  • Normalização dos dados e da formatação – É necessário garantir que os seus dados são formatados de forma coerente antes de os introduzir no novo sistema ERP. Se não normalizar os seus dados, pode provocar erros no seu novo sistema. 

Para além de preparar os seus dados, também precisa de preparar os seus empregados. Especificamente, é necessário considerar quanto tempo será necessário para que toda a empresa adopte totalmente este novo sistema. 

Como já foi referido, quase metade das empresas não cumprem o prazo de implementação previsto. Para evitar que isso aconteça na sua empresa, é necessário examinar minuciosamente as novas funcionalidades do software e os conhecimentos e competências actuais de todos os seus empregados. 

A sua equipa de projeto ERP deve identificar o seguinte: 

·      Requisitos de formação – Existem novas competências que os seus empregados terão de adquirir para utilizarem o software com êxito ou podem ser transferidas competências adquiridas com a utilização de soluções ERP anteriores?

·      Recursos necessários – ou seja, materiais de formação e guias de instruções. Se o novo software for particularmente complicado, pode utilizar um sistema de gestão da aprendizagem (LMS)? 

·      Datas-chave de implementação – ou seja, a data em que o software será adquirido, datas de formação dos funcionários, etc. 

Depois de considerar todos os aspectos do processo de migração propriamente dito, pode passar à configuração do novo software. 

Fase 5 – Configuração e personalização 

Nesta fase, trabalhará em estreita colaboração com o fornecedor do ERP para configurar o software. O ERP será modificado de acordo com os moldes da sua empresa. Isto permitirá uma integração perfeita com os seus processos empresariais actuais. 

À medida que o software é configurado, os dados devem ser transferidos e devem ser realizadas sessões de formação para os funcionários. Desta forma, quando todas as modificações necessárias estiverem concluídas, o ERP estará pronto a ser utilizado e o seu pessoal saberá como utilizá-lo. 

Fase 6 – Testes 

Entre a configuração e a entrada em funcionamento do novo sistema, é necessário efetuar testes rigorosos. Para tal, deve efetuar um teste de cenário. Isto implica fazer uma lista de utilizações para o seu novo sistema, criar cenários para cada um destes casos de utilização e simular estes cenários para testar o desempenho do seu sistema. 

Espera-se que este teste prove que o novo sistema corresponde exatamente às suas expectativas. No entanto, os testes também podem revelar as limitações do sistema. 

Tome nota de todos os problemas que encontrar com o sistema e trabalhe para os resolver antes de entrar em funcionamento. Desta forma, minimizará as interrupções na atividade e manterá o processo de implementação dentro do prazo. 

Para além dos testes de cenários, deve também experimentar os testes de aceitação do utilizador (UAT) e os testes de esforço.   

Os testes podem ser automatizados ou efectuados manualmente. Um novo estudo da plataforma de automatização de testes Opkey revelou que o método mais comum de teste de ERP é o manual através de um parceiro, com 32% das empresas a seleccionarem esta opção. 

Fase 7 – Entrar em direto e mais além 

Depois de ter resolvido os erros, de ter dado formação suficiente ao seu pessoal e de ter introduzido os dados, pode começar a utilizar a sua nova plataforma ERP. 

A implementação pode ser realizada de uma só vez ou de forma incremental, dependendo da escala e do tipo de sistema ERP que está a adotar. Poderá ser uma boa ideia estratégica implementar primeiro os módulos mais importantes e esperar até que os módulos básicos sejam dominados antes de avançar com o resto do sistema. Isto reduzirá o número de potenciais erros que podem ocorrer e atenuará o stress da migração. 

Seria também uma boa ideia continuar a utilizar os sistemas antigos durante o processo de implementação. Os sistemas antigos actuarão como uma rede de segurança caso o novo sistema falhe totalmente. À medida que o novo sistema estabiliza, pode eliminar gradualmente as ferramentas antigas. 

Apesar da sua preparação rigorosa, pode acontecer que as coisas corram mal nos primeiros dias após a entrada em funcionamento. Em vez de deixar que estes problemas se desenvolvam, é necessário lidar com eles rapidamente. Certifique-se de que a sua equipa de projeto está disponível em todos os departamentos para prestar assistência e formação adicional sempre que necessário. 

Uma vez implementado, contacte regularmente os seus empregados e dê-lhes o máximo de apoio possível. A monitorização contínua do novo sistema é também crucial, assim como a adição de funcionalidades adicionais e a correção de erros quando necessário. 

Há sempre espaço para melhorias quando se trata de sistemas ERP. Mantenha o seu software atualizado e reconfigure o sistema à medida que as necessidades da sua empresa mudam e se desenvolvem. 

 

Como é que o YourShortlist pode ajudar 

Como já deixámos claro, não há atalhos quando se trata de implementar um novo sistema ERP no seu local de trabalho. No entanto, pode simplificar o processo de análise da enorme lista de fornecedores de ERP, identificando apenas opções que são potencialmente boas para a sua empresa. 

A YourShortlist pode restringir esta lista em seu nome e produzir uma lista de fornecedores que são uma boa opção para a sua empresa.  

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A nossa função é facilitar ao máximo a aquisição de software, fazendo corresponder a sua empresa aos fornecedores que satisfazem exatamente as suas necessidades. 

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