Características do sistema de gestão de RH a ter em conta

Tornar a aquisição de software de RH mais rápida e fácil

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Quando está a considerar um sistema de gestão de recursos humanos (RH) para a sua empresa, é importante ter em conta as características e vantagens oferecidas pelo sistema.

A gestão de RH é uma função empresarial complexa que envolve muitas tarefas, desde a gestão de benefícios e o recrutamento até à folha de pagamentos e à gestão do desempenho.

Para lidar com estas muitas responsabilidades, as empresas implementam software de gestão de RH para ajudar as equipas de RH e garantir um local de trabalho produtivo.

Quer esteja a considerar um sistema de gestão de RH pela primeira vez ou a procurar substituir a sua solução atual, deixe-nos guiá-lo através das principais características a ter em conta.

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O que é um sistema de gestão de RH?

Os sistemas de gestão de recursos humanos são ferramentas de software implementadas pelas organizações para apoiar os seus processos de RH.

Os sistemas de gestão de RH ajudam a simplificar o recrutamento e a gestão dos salários, os benefícios dos empregados, a gestão das remunerações, os dados dos empregados, a gestão do desempenho e as folhas de horas.

Sabe-se que os instrumentos de gestão dos recursos humanos contribuem para aumentar a qualidade do serviço, para além de melhorarem a eficácia, a eficiência e o desempenho organizacional.

A implementação de um sistema de gestão de HR aumentará a eficiência, tirando partido da tecnologia para ajudar os gestores a criar equipas mais felizes e mais produtivas.

Quais são os diferentes tipos de sistemas de gestão de recursos humanos?

Embora existam diferentes tipos de software de RH no mercado, os mais populares são conhecidos pelas suas funções principais que se centram no recrutamento, integração, remuneração, desenvolvimento dos trabalhadores e gestão da força de trabalho.

Eis as diferentes funções principais dos sistemas de gestão de recursos humanos com que se pode deparar.

  • Compensação

Um sistema de compensação aplica-se a software de administração, gestão de benefícios e processamento de salários. Este sistema é útil para os empregados, uma vez que é um sistema de autosserviço com o qual podem verificar os seus benefícios de saúde e métricas de PTO.

  • Desenvolvimento de competências

Muitos sistemas de gestão de RH são concebidos para ajudar no crescimento pessoal, no desenvolvimento de competências e na satisfação profissional dos empregados, permitindo um melhor desempenho e gestão de talentos.

  • Integração

Os sistemas de gestão de RH podem ajudar na integração e desinstalação, fornecendo ferramentas para orientar os novos funcionários através de responsabilidades como a verificação I-9, requisitos de documentação, apresentações sociais, criação de início de sessão de software e muito mais.

  • Pessoal

A maior parte do software de RH oferece funções de pessoal, como detalhes do ciclo de vida dos empregados, programação e gestão de empregados, gestão de férias, aquisição de talentos e controlo de tempo.

  • Gestão da força de trabalho

Os sistemas globais de gestão da força de trabalho combinam ferramentas de registo dos trabalhadores, sistemas de monitorização, software de gestão do capital humano e software de gestão de RH, formando um sistema completo de informação sobre recursos humanos (HRIS).

Características obrigatórias do sistema de gestão de recursos humanos

Quais são as características específicas a ter em conta ao decidir sobre o sistema de gestão de RH ideal para a sua organização?

Quer necessite de análises, gestão da conformidade, aprendizagem e desenvolvimento, recrutamento, integração, tempo e assiduidade, ou mais, estas são apenas algumas das características e funções do sistema de gestão de RH que podem beneficiar a sua empresa.

Características gerais do sistema de gestão de RH

Administração de benefícios

Gerir os benefícios dos empregados e incluí-los nos cálculos dos salários pode ser uma perda de tempo. Um sistema de gestão de RH permite um acesso fácil a módulos que permitem ao departamento de RH ter em conta a licença de maternidade, o seguro médico e outros benefícios dos empregados, tais como planos de pensões, baixas por doença e férias.

Compatibilidade móvel

Nos tempos modernos, a possibilidade de aceder aos sistemas em movimento é uma necessidade – o que significa que o seu fornecedor de serviços de gesão HR deve oferecer soluções na nuvem ou no local, consoante a sua preferência.

Isto também significa ter aplicações móveis adequadas às plataformas Android e iOS, uma vez que estas maximizarão a eficiência, permitindo que os funcionários autorizados acedam às informações a partir de qualquer lugar onde se encontrem. 

Autosserviço para os empregados

Esta função permite que os empregados verifiquem o estado das suas prestações, introduzam dados pessoais e solicitem folgas. A vantagem que torna esta funcionalidade necessária é o facto de poupar muito tempo ao departamento de RH, uma vez que deixa de ser necessário que um superior hierárquico actue como intermediário entre o pessoal e as informações a aceder.

Autosserviço para a gestão

O self-service para a gestão acelera os processos de RH, permitindo que os gestores executem tarefas como o acesso a informações sobre os empregados, a aprovação de pedidos de reembolso de despesas, a análise de candidaturas e a introdução de dados de avaliação do desempenho.

Funcionalidades analíticas

Um bom HRMS facilita o planeamento estratégico e a gestão dos empregados através da recolha de dados úteis sobre a força de trabalho. Os controlos de acesso, a recolha automatizada de dados, os painéis de controlo personalizáveis, as previsões financeiras e os relatórios em tempo real são apenas algumas das características que o permitem.

Painéis de controlo personalizáveis

A implementação de um sistema que pode ser personalizado para se adaptar às necessidades específicas do departamento de RH da sua organização permite que os utilizadores personalizem a forma como visualizam e reportam os dados, o que leva a um maior envolvimento com o software HRMS e a uma visão e análise mais claras.

Relatórios em tempo real

Um sistema de gestão de RH deve oferecer relatórios em tempo real para fornecer uma imagem exacta dos dados dos empregados que pode levar a uma tomada de decisões atempada e orientada para o desempenho por parte do pessoal de RH, dos gestores e dos líderes empresariais.

Capacidades de previsão

A possibilidade de prever quantas horas serão necessárias para realizar uma tarefa ou o número de pessoas a afetar aos projectos reduzirá o tempo total e os custos de mão de obra. Muitos sistemas de gestão de RH permitem que os utilizadores consultem os dados de projectos anteriores para oferecer um guia de desempenho sobre os objectivos e KPI desejados.

Recolha automática de dados

O software HRMS integra-se frequentemente com CRM, ERP e outras fontes de informação para além da sua base de dados para produzir relatórios automatizados sobre o impacto dos dados relativos aos trabalhadores e aos salários na organização em geral.

Controlos de acesso

O melhor software de gestão de RH inclui funções de administração que ajudam a atribuir níveis de acesso a diferentes recursos e bases de dados. Isto aumenta a segurança dos dados e evita que informações confidenciais sejam partilhadas com utilizadores não autorizados.

Análise financeira

Um sistema de gestão de RH ideal ajudará na tomada de decisões financeiras, recolhendo e avaliando dados financeiros em vários graus e relacionando-os com o capital humano, a folha de pagamentos e o controlo do tempo na empresa.

Características de conformidade

Funcionalidades como a conformidade automatizada com a EEOC, a conformidade automatizada com as prestações de cuidados de saúde e a conformidade automatizada com o recrutamento podem acrescentar valor extra ao software de gestão de RH.

Conformidade EEOC automatizada

Está a tornar-se uma prática comum entre as empresas que as novas contratações assinem questionários de auto-identificação EEO. Este procedimento serve de proteção contra práticas discriminatórias. Um sistema de gestão de RH pode incluir questionários que estejam totalmente em conformidade e garantir a utilização adequada das informações recolhidas.

Conformidade automatizada das prestações de cuidados de saúde

O software de gestão de RH pode permitir que os dados sobre os benefícios de saúde dos empregados sejam recolhidos e actualizados sempre que haja alterações necessárias para manter a conformidade legal.

Conformidade do recrutamento automatizado

No ambiente empresarial moderno, o preconceito pode deixar uma empresa exposta a reclamações. É por isso que o sistema de gestão HR de uma organização tem de ter características que garantam a solidez de todas as comunicações – especialmente em áreas como a etnia, o género, a raça, a religião, o sexo, o estatuto e até a deficiência mental e física. Além disso, o processo de contratação deve evitar práticas discriminatórias que exponham a empresa a potenciais reclamações.

Características de aprendizagem e desenvolvimento

Algumas características importantes a procurar num sistema de RH incluem a administração de certificações, políticas e objectivos da empresa, capacidades de envolvimento dos empregados, funções de dados de avaliação e directórios de formação.

Administração da certificação

O software de RH pode facilitar a gestão e a conformidade dos cursos, as nomeações de formação e as actualizações dos materiais de aprendizagem. Muitos sistemas incluem um módulo de gestão da aprendizagem para facilitar a formação e o desenvolvimento em linha.

Políticas e objectivos da empresa

Sempre que se gasta dinheiro em certificações, desenvolvimento e programas de formação de colaboradores, está-se a investir para atingir os objectivos da empresa em termos de força de trabalho. Um sistema de gestão HR deve ser capaz de analisar estratégias de desenvolvimento e compará-las com as políticas e objectivos pré-definidos da empresa.

Capacidades de envolvimento dos trabalhadores

O empenho dos empregados é maior quando existem oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento. O acesso a actividades cruzadas, como aspirações futuras, necessidades profissionais, arquivos de desenvolvimento pessoal e registos pessoais, transmite ao pessoal a mensagem de que o seu futuro na empresa é importante para os gestores de RH.

Directórios de formação

O sistema de gestão HR ideal inclui opções de aprendizagem que mapeiam os quadros de competências em relação às actividades para a gestão do desempenho pessoal, ao mesmo tempo que ligam os resultados da aprendizagem ao mapa de desenvolvimento de competências dos colaboradores pretendido pela empresa.

Funcionalidades de integração

Lembretes automatizados

A possibilidade de notificar os empregados e os gestores com lembretes programados sobre tarefas pendentes e prazos é uma grande conveniência. O melhor software de RH permite configurar os lembretes para serem enviados para os telemóveis dos empregados ou para as caixas de correio eletrónico.

Capacidades de gamificação

Embora não seja necessariamente uma caraterística obrigatória, tornar interactivas as suas funcionalidades de integração e desempenho ajuda a criar um ambiente de trabalho envolvente para o pessoal. Alguns softwares de RH incluem estas funcionalidades, enquanto outros podem integrar-se em módulos interactivos em linha.

Funções sem papel

Para além de serem amigas do ambiente, as funções de integração sem papel geridas por um software de RH são económicas e seguras; o mesmo se pode dizer de outras funções de RH, como aplicações de benefícios, contratos de trabalho, formulários de impostos, pedidos de dispensa de trabalho, etc.

Funções de gestão da liberdade condicional

Na maioria das organizações, os novos contratados passam por um período de experiência que depende da assiduidade, da conduta adequada e do seu desempenho no trabalho. Alguns softwares de RH podem fornecer uma função de definição de objectivos durante a integração, com a qual os gestores podem definir metas para avaliar o desempenho nos primeiros meses de trabalho.

Soluções de processamento de salários

A maioria dos sistemas de RH tem soluções integradas de processamento de salários, com características como períodos flexíveis de processamento de salários, processamento e reprocessamento em massa, folhas de pagamento em linha, conformidade global com o processamento de salários, ajustamentos salariais e registos de horas extraordinárias.

Períodos de pagamento flexíveis

A flexibilidade do cálculo das folhas de pagamento oferecida pelo software de RH permite que os contratantes e os empregados tenham os seus salários programados para pagamento semanal, quinzenal ou mensal. A existência de diferentes períodos de pagamento dos salários pode reduzir os custos e o tempo de inatividade e diminuir os erros de introdução de dados durante o processo de pagamento.

Processamento e reprocessamento a granel

O sistema de gestão de RH ideal permite que os pagamentos aos empregados sejam automatizados durante um período alargado, podendo os erros de pagamento ser anulados e corrigidos através de funcionalidades avançadas.

Folhas de pagamento em linha

As funções de geração e automatização de recibos de vencimento permitem que recibos de vencimento recentes e antigos sejam enviados aos empregados por correio eletrónico, visualizados em linha ou descarregados em qualquer altura.

Conformidade global dos salários

Os regulamentos de conformidade dos salários variam de país para país (ou de estado para estado nos EUA), o que torna confuso para as empresas que operam em muitos locais aderir a várias leis de conformidade. Um bom sistema de gestão HR terá a monitorização da conformidade integrada na sua automatização dos salários, garantindo que a empresa cumpre os regulamentos em cada região.

Funções de horas extraordinárias e ajustamentos salariais

As soluções de processamento de salários incorporadas nos sistemas de RH permitem que o pessoal da contabilidade e dos RH altere ou ajuste as remunerações dos trabalhadores, tendo em conta valores como subsídios, bónus ou reduções, contribuições para pensões e registo de licenças sem vencimento, entre outros.

Funcionalidades de controlo de tempo e assiduidade

Gestão de ausências

O software de gestão de RH pode acompanhar a assiduidade e a ausência dos trabalhadores, permitindo aos gestores ter uma maior supervisão e controlo sobre os membros da equipa que se encontram em licença de maternidade, baixa por doença, férias ou em eventos ou viagens relacionados com o trabalho.

Hora de entrar (e sair) do trabalho

Tanto os empregados como os gestores podem manter um registo das suas horas através dos módulos de tempo e assiduidade do software de RH. Isto é útil para qualquer empresa que tenha empregados a trabalhar por turnos ou que sejam pagos à hora, bem como para empresas onde os clientes são cobrados à hora.

Conformidade

Existem regulamentos e legislação que regem o trabalho de país para país e é importante para uma empresa estar em conformidade com as leis laborais do país onde está a operar. As horas de trabalho, o pagamento de horas extraordinárias, etc., são todos regidos por leis relacionadas. Os sistemas de RH dispõem frequentemente de funcionalidades que alertam e notificam automaticamente os executivos de RH sempre que alguma norma legislativa não é cumprida.

Estimativas de custos

Dependendo do projeto, o software de recursos humanos pode basear-se em dados históricos de RH para fornecer estimativas de tempo e custo, permitindo ao utilizador prever adequadamente as necessidades e a atribuição de recursos futuros.

Programação dos empregados

Com os sistemas de software de RH, os gestores podem criar módulos de assiduidade em simultâneo com a gestão dos horários, com a possibilidade de definir alertas e notificações para permitir o controlo da assiduidade e das horas extraordinárias.

Folha de pagamento integrada

O cálculo integrado da folha de pagamento permite ao departamento de recursos humanos calcular os salários e benefícios dos empregados através da integração dos módulos de assiduidade e tempo com as funções de cálculo da folha de pagamento no software do sistema de gestão de recursos humanos.

Qual o valor destas funções do sistema de gestão de recursos humanos?

A questão fundamental para quem pretende adquirir software de RH é saber se obterá um ROI ou, pelo menos, um benefício percetível com as principais características de uma determinada solução.

O valor global de um sistema de gestão de RH estará inevitavelmente ligado ao orçamento atribuído ao software, à qualidade da implementação, ao número de funcionalidades fornecidas ao custo de base, ao tempo poupado pelas diferentes funcionalidades e ao custo do apoio de um parceiro de software de RH.

A relação qualidade-preço de um sistema depende muitas vezes das suas características e capacidades, bem como da sua facilidade de utilização geral e do facto de a funcionalidade desejada poder ser alcançada com um esforço mínimo.

Os compradores de software de RH devem garantir que estão a pagar, pelo menos, todas as características necessárias, o que pode exigir uma auditoria da funcionalidade de RH relevante e dos processos existentes antes da aquisição.

Por último, é importante considerar se a implementação do software de gestão de RH pode ser deixada à sua equipa de RH ou se beneficiará do apoio de integração e manutenção oferecido por um parceiro de software de RH.

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