Facilite a aquisição de software de RH com a YourShortlist.

Pretende poupar tempo e dinheiro na pesquisa de sistemas de gestão de RH para a sua empresa?

O YourShortlist torna a aquisição de novo software de RH mais simples, mais rápida e mais económica. A nossa equipa de consultores ajuda a fazer corresponder os compradores ao seu fornecedor de sistemas HRM ideal, criando listas de seleção personalizadas a partir da nossa base de dados diversificada de mais de 2000 parceiros de confiança.

Quer esteja ativamente à procura de um software de base de dados de RH, insatisfeito com o seu atual sistema de gestão de recursos humanos ou à procura de uma forma de melhorar a sua função de RH interna, podemos ajudá-lo a orientar-se na direção certa.

O que são sistemas de gestão de RH?

Os sistemas de Recursos Humanos (RH) foram concebidos para ajudar as organizações a gerir todos os aspectos das suas operações de RH através de software inteligente.

Ajudam a aumentar a produtividade das equipas de RH, automatizando muitos processos administrativos e apoiando a empresa a um nível estratégico, ajudando-o a recrutar, desenvolver e gerir o recurso mais valioso da sua empresa: os seus colaboradores.

Com tantas soluções de software de RH no mercado para recrutamento, gestão de pessoal, formação e desenvolvimento, processamento de salários, avaliações de desempenho e muito mais, como escolher o sistema certo para a sua empresa?

Na YourShortlist, o nosso objetivo é tornar as aquisições de tecnologia simples, transparentes e económicas, eliminando o fardo de ter de analisar centenas de fornecedores e soluções para encontrar a sua lista de opções personalizada que satisfaça os seus requisitos.

Aplicações dos sistemas de RH

A gestão dos recursos humanos evoluiu exponencialmente desde a sua criação, com responsabilidades departamentais modernas que abrangem todos os aspectos do capital humano numa organização e que envolvem frequentemente processos complexos e a gestão de políticas.

Os sistemas de gestão de RH são, por conseguinte, concebidos para fornecer funcionalidades que automatizam e racionalizam várias operações de RH, incluindo, entre outras, as seguintes

• Recrutamento
• Integração e desinstalação
• Administração
• Bem-estar, saúde e segurança
• Gestão dos salários
• Acompanhamento e gestão das prestações dos trabalhadores
• Gestão e avaliação do desempenho
• Gestão de horários e rotações
• Gestão das ausências e das férias
• Relatórios e análises

Muitas soluções fornecem todas estas funções prontas a utilizar, no entanto, alguns softwares exigem a instalação de módulos adicionais para fornecer determinadas funcionalidades.

A versatilidade das soluções de software de RH permite que os departamentos de recursos humanos atribuam tarefas administrativas a serem automatizadas ou geridas através do sistema, deixando outras tarefas mais especializadas ou matizadas para o próprio pessoal.

Isto significa que os sistemas de gestão de RH servem tanto para tornar as tarefas administrativas mais eficientes como para permitir que o pessoal de RH desempenhe funções mais estratégicas na sua organização.

Benefícios do sistema de RH para a sua empresa

A implementação de um sistema de gestão de RH na sua organização pode trazer vários benefícios para o funcionamento quotidiano da empresa.

Se a sua empresa ainda não utilizou sistemas de RH modernos ou se está a ter dificuldades com a sua configuração atual, eis porque é que um novo sistema pode ser um investimento valioso:

Flexibilidade de trabalho

Um dos maiores desafios actuais dos RH consiste em facilitar a flexibilidade para o trabalho a partir de casa (WFH) ou para regimes de trabalho híbridos, bem como para a alteração dos horários do pessoal.

O software de RH pode automatizar o agendamento, facilitar o pedido de folga dos empregados e controlar mais facilmente as atribuições de horário flexível ou de trabalho semanal.

Bem-estar dos trabalhadores

Outro desafio comum dos recursos humanos é manter o bem-estar dos empregados. O software de RH pode facilitar o acesso dos empregados a benefícios como aconselhamento, programas de exercício físico ou qualquer outra oferta da sua empresa.

Mesmo algo pequeno, como um simples portal para marcar os pedidos de férias, pode ser bom para o bem-estar dos empregados, uma vez que facilitará a marcação de férias anuais quando for necessário, sem complicações ou stress.

Desenvolvimento de competências

Os trabalhadores têm frequentemente de aprender novas competências digitais para acompanharem a natureza do seu trabalho.

O software de RH facilita a gestão da formação e do desenvolvimento do pessoal e facilita a transparência das avaliações de desempenho, para que os empregados saibam qual a melhor forma de progredir nas suas carreiras.

Automatização e processamento de informação mais rápidos

Qualquer pessoa que tenha tido de emitir manualmente folhas de vencimento mensais, aprovar pedidos de férias anuais ou selecionar materiais de formação para os empregados compreende a dor de cabeça que as tarefas administrativas podem causar.

Uma das principais áreas de negócio melhoradas pelos sistemas de RH é a automatização de tarefas que, de outra forma, exigiriam grandes quantidades de contabilidade e processamento de informação.

Autosserviço para empregados

Uma área frequentemente negligenciada da gestão de RH é a de fornecer ao pessoal acesso a informações relevantes ou importantes, tais como os seus dados de emprego ou as políticas gerais da empresa.

Muitas soluções de gestão de recursos humanos incluem módulos de autosserviço que permitem aos empregados aceder rápida e facilmente a determinados documentos ou sistemas essenciais, criando e gerindo os seus perfis de pessoal.

Isto pode permitir aos empregados apresentar e gerir diretamente pedidos de férias anuais, ver as políticas da empresa, assinar acordos da empresa, comunicar ausências e muito mais.

Acompanhamento e monitorização

Uma das vantagens do software de RH é que permite às equipas acompanhar e monitorizar as funções principais com mais pormenor e análise do que os processos manuais.

Isto pode proporcionar ao pessoal de RH uma visão geral em tempo real das dependências, da formação e desenvolvimento dos colaboradores e da integração/despedida, que é fácil de gerir e de elaborar relatórios.

Centralização dos processos de RH

Em qualquer solução de software empresarial, uma das principais vantagens é a possibilidade de centralizar e racionalizar várias funções empresariais numa única interface.

A maioria dos sistemas de gestão de RH pode servir várias funções de RH logo à partida, podendo ser acrescentadas funcionalidades adicionais através de módulos ou integrações.

Como é que a YourShortlist ajuda

Para os compradores de TI, encontrar uma solução de software de RH viável, relevante e rentável pode envolver vários meses de pesquisa, comparação e gestão de projectos.

Muitas vezes, são necessários longos períodos de preparação e é muito fácil que o âmbito do projeto cresça exponencialmente. Esta situação conduz a orçamentos reduzidos, prazos não cumpridos e dores de cabeça para os gestores de TI.

Então, como é que a YourShortlist espera dar uma resposta?

• A nossa equipa de consultores trabalha com os compradores para simplificar e clarificar o mercado do software. Facilitamos a identificação dos fornecedores e das soluções que são relevantes para as suas necessidades.
• Tratamos do longo processo de aquisição por si. Isto reduz o tempo perdido e o dinheiro gasto na procura, implementação e manutenção de um novo sistema de RH.
• Oferecemos aconselhamento gratuito e conteúdos informativos que são relevantes para si em todas as fases do processo de aquisição e implementação.

Como funciona a YourShortlist

A YourShortlist utiliza as melhores práticas e informações de dados para tornar a aquisição de tecnologia empresarial simples, transparente e económica para os compradores.

Ligamos eficazmente a nossa comunidade de compradores de tecnologia, em constante expansão, aos parceiros tecnológicos que melhor podem satisfazer os requisitos dos seus projectos.

Ao utilizar a YourShortlist, pode confiar que os Parceiros recomendados não só satisfazem as suas necessidades, como também foram examinados e avaliados por outros Membros.

Fazer parte da nossa comunidade exclusiva de membros garante que um consultor de soluções dedicado estará sempre disponível para o ajudar em qualquer projeto.

Tipos de sistemas de gestão de recursos humanos

Sistemas de RH no local

Alguns sistemas de RH mais antigos ou de longa duração estão disponíveis como software no local. Estas soluções requerem a instalação de software em hardware de secretária e podem ser uma excelente escolha para as grandes empresas, especialmente porque a privacidade é fundamental quando se trata de dados sensíveis dos empregados que são processados através do software de RH.

As únicas desvantagens desta abordagem podem ser o custo de implementação e manutenção de software e hardware no local e a falta de flexibilidade proporcionada às forças de trabalho híbridas distribuídas entre o escritório e o trabalho remoto.

Sistemas de RH na nuvem

Muitos sistemas modernos de RH estão disponíveis através de um modelo de software como serviço (SaaS), que muitas vezes oferece mais flexibilidade e agilidade do que uma solução no local, bem como oportunidades de colaboração e automatização.

Os sistemas de RH na nuvem podem potencialmente correr o risco de uma violação de dados externa, no entanto, com a segurança na nuvem a tornar-se mais avançada todos os anos, este risco é mínimo.

E, embora a vantagem dos sistemas de RH na nuvem seja o seu baixo custo de adoção, este pode, por vezes, ser feito à custa da funcionalidade que pode exigir a compra e instalação de módulos adicionais para proporcionar o nível de funcionamento exigido pelas grandes empresas.

Sistemas de autosserviço para empregados

Um subconjunto de sistemas de RH em nuvem, alguns sistemas oferecem a funcionalidade principal ou opcional para os empregados gerirem os seus dados de RH, tais como pedidos de férias anuais, formulários de regresso ao trabalho e documentos que requerem a sua assinatura.

Estes sistemas também permitem aos departamentos de RH armazenar centralmente documentos importantes que podem ser acedidos em qualquer altura e em qualquer lugar por qualquer pessoa com um perfil de pessoal, minimizando ainda mais a administração exigida pelo pessoal de RH.

Quando é que preciso de um software de RH?

Mesmo que considere que consegue gerir os seus processos de RH utilizando a solução existente, à medida que a sua empresa cresce, pode deparar-se com desafios que exijam uma atualização do seu software de RH ou um sistema totalmente novo.

Eis 4 desafios que indicam que a sua empresa pode necessitar de um novo software de RH:

Demasiadas tarefas administrativas

Se é uma pequena ou média empresa sem software de RH ou com algumas soluções desconexas, deve considerar uma suite de RH integrada para automatizar as suas funções de administração mais simples num único sistema e criar eficiências que lhe permitam escalar eficazmente.

Necessidade rápida de novos efectivos

Para aumentar rapidamente o seu grupo de candidatos e a sua base de talentos, uma solução de RH de recrutamento e rastreio de candidatos pode ser a sua melhor opção. Podem publicar automaticamente as vagas nos quadros de emprego e nas redes sociais, simplificando simultaneamente o acompanhamento dos candidatos e a integração de novos empregados.

Grandes turnos para gerir

A atribuição de turnos, a aprovação de pedidos de dispensa de trabalho e a coordenação dos salários de uma equipa em crescimento podem ser incrivelmente complexas e trabalhosas. Muitas ferramentas de RH simplificam esta tarefa para aumentar a eficiência e integram-se no seu atual software de processamento de salários para garantir que todas as horas são contabilizadas.

Desenvolvimento da força de trabalho

Vale a pena garantir que os seus melhores empregados são reconhecidos e recompensados para que permaneçam na sua empresa e continuem a fazer um ótimo trabalho. As soluções de gestão de talentos de RH ajudam a atingir este objetivo, desde os sistemas de avaliação do desempenho até ao feedback dos pares e às ferramentas de formação dos trabalhadores. Estas soluções também contribuem para aumentar a moral e a produtividade dos trabalhadores.

Considerações sobre a escolha de um software de RH

Para garantir que o seu novo sistema de RH pode ajudá-lo a atingir os objectivos da sua empresa, considere os seus objectivos futuros e o crescimento projetado.

• O departamento de RH deve identificar os principais requisitos e criar uma equipa de projeto para destacar os requisitos em toda a empresa.
• Atribuir a responsabilidade pelo apoio e manutenção internos do software após a implementação.
• Garantir o apoio de um parceiro de software externo nas fases iniciais evitará a necessidade de formação mais tarde.
• Reveja e mapeie os seus processos empresariais para ter uma ideia de como o software irá apoiar e afetar a sua empresa.
• Assegurar a adesão da equipa e que o sistema de RH será utilizado por todos os membros relevantes do pessoal (bem como garantir que recebem formação sobre a sua utilização).
• Procure um software bem suportado que ofereça longevidade e escalabilidade para se adaptar às mudanças e ao crescimento da sua empresa.

Ter em mente todas as considerações acima pode tornar o processo de aquisição muito mais fácil.

Desafios da aquisição de sistemas de RH

Mesmo com um planeamento e uma previsão cuidadosos, é possível que surjam problemas no processo de aquisição que causem atrasos ou problemas mais tarde.

Antes de iniciar a aquisição de um sistema de RH, tenha em mente os seguintes desafios:

Objectivos indefinidos

Definir claramente os seus objectivos para a solução de RH desde o início restringirá os seus critérios de pesquisa e manterá o seu foco em sistemas que são relevantes e viáveis de implementar.

Aumento dos custos

À medida que o âmbito das aquisições de RH aumenta, o mesmo acontece com os custos associados. Tenha em conta a dimensão da sua organização e a base de dados do seu pessoal. Quanto mais dados tiver de migrar para um novo sistema de gestão de RH, mais longo e mais dispendioso se torna o processo.

Retorno do investimento

Um fator-chave será garantir o retorno do investimento com qualquer software selecionado. A instalação de um novo software pode ser dispendiosa, pelo que deve ter a certeza de que a solução pode alcançar os resultados pretendidos e fornecer a funcionalidade necessária para que o investimento valha a pena.

Outros desafios que vale a pena considerar incluem:

• Perturbação: O software escolhido deve ser fácil de implementar e não deve perturbar a atividade em curso.
• Funcionalidade: O software deve fornecer funcionalidades que apoiem e melhorem os seus actuais processos de RH.
• Reputação: Deve efetuar uma pesquisa suficiente para garantir que o fornecedor de software cumpre o que promete
• Expansão e suporte: O software deve ser capaz de se expandir e crescer com a sua empresa. O fornecedor de software deve ser capaz de o apoiar durante e após a implementação
• Gestão da mudança: A sua equipa pode estar habituada a trabalhar e a gerir as funções de RH de uma determinada forma. Assegurar a adesão da equipa para tornar a transição para uma nova solução tão suave quanto possível.
• Tempo de implementação: Considere o tempo que uma determinada solução demorará a ser implementada na sua empresa.

Os prazos são um dos aspectos mais importantes a ter em conta durante os processos de aquisição e implementação. Estas permitir-lhe-ão planear eficazmente todo um projeto de aquisição e implementação de um sistema de RH, do princípio ao fim.

Prazos para a implementação do sistema de RH

Normalmente, um processo de revisão para selecionar e integrar um sistema de RH pode demorar entre 6 e 12 meses.

Para o efeito, é necessário comparar as opções existentes no mercado, a fim de reduzir a lista de cerca de 10 a 12 fornecedores. Esta lista será então reduzida a uma lista restrita de 6 a 8 fornecedores antes de comparar as opções para determinar a melhor solução global.

A implementação de uma nova solução pode demorar entre 2 semanas e 6 meses, dependendo da extensão da funcionalidade do software e de qualquer integração ou migração de dados que seja necessária.

Em vez de perder tempo e dinheiro a selecionar entre centenas de opções potenciais, porque não falar com alguém que possa gerir o processo de aquisição, para que não tenha de o fazer?

A YourShortlist pode ajudá-lo a selecionar diretamente uma lista personalizada de 2 a 4 fornecedores com soluções adequadas às suas necessidades e ao calendário do projeto. Isto garante uma implementação suave e eficaz que evita problemas a longo prazo com a solução escolhida.

As suas necessidades de sistemas de RH, YourShortlist

Como decisor principal, terá de fazer a sua pesquisa antes de escolher a melhor solução de RH para a sua empresa.

Na YourShortlist, o nosso objetivo é tornar a aquisição de tecnologia simples, transparente e rentável, fazendo corresponder as empresas aos fornecedores de software certos.

O nosso objetivo é ajudar os nossos membros a compreender, escolher e implementar as soluções que facilitarão um crescimento bem sucedido. Gerimos uma base de dados diversificada de mais de 2000 parceiros de software que fornecem soluções em ERP, CRM, cibersegurança, migração para a nuvem, RH e muito mais.

With the help of YourShortlist, buyers across the globe have made better-informed decisions on new software, infrastructure, and managed services to improve their business.

O nosso serviço não oneroso inclui:

• Conselhos de compra independentes sobre as melhores soluções e fornecedores de RH do mercado
• Uma lista restrita de parceiros especialmente seleccionados com experiência na implementação de soluções de RH para o seu sector
• Informações do parceiro
• Visitas gratuitas de parceiros sem obrigação de compra

Se está à procura de um novo sistema de RH, discuta as suas necessidades com um membro da nossa equipa. Comece hoje mesmo a sua viagem para uma lista de seleção gratuita e sem compromisso, adaptada à sua empresa; YourShortlist

Marque uma reunião com a nossa equipa ou contacte-nos através do número +44 (0) 20 4532 5532 e poderemos encontrar o parceiro de software de que necessita.