A YourShortlist facilita a aquisição de software ERP para os compradores em todas as fases do processo.

Quer poupar tempo e dinheiro na pesquisa do melhor software ERP para a sua empresa?

A YourShortlist ajuda a tornar o aprovisionamento ERP mais simples, mais rápido e mais económico. A nossa equipa de consultores de TI ajuda os compradores a encontrar o fornecedor de software ideal, criando listas de seleção personalizadas a partir da nossa base de dados diversificada de mais de 700 parceiros de software de confiança.

Whether you’re actively searching for a new ERP solution, dissatisfied with your current system, or simply looking for an alternative to your current business management software, we can help guide you in the right direction.

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O que é o software ERP?

O software de planeamento de recursos empresariais (ERP) é uma classe de soluções de software que permite às grandes e pequenas empresas consolidar dados internos e externos e gerir processos empresariais essenciais.

O ERP é frequentemente utilizado como um método de planeamento e controlo de todos os recursos necessários para vender, criar e fornecer produtos e serviços com sucesso, contabilizando as encomendas dos clientes ao longo da cadeia de abastecimento e processando todas as finanças relevantes.

Os princípios do ERP são aplicáveis aos processos de back-office e à gestão empresarial em muitos sectores, desde o fabrico e a distribuição até à tecnologia informática e aos fornecedores de serviços geridos.

As soluções de software ERP têm como objetivo assegurar que as funções de gestão empresarial mais essenciais possam funcionar num único sistema. Ao procurar implementar uma solução ERP, é provável que necessite de uma solução que se integre:

• Vendas, incluindo comércio eletrónico
• Contabilidade e finanças
• Folha de pagamento
• Recursos humanos (RH)
• Marketing
• Cadeia de abastecimento e gestão de stocks
• Gestão de armazéns

O software deve ser capaz de servir uma variedade de funções empresariais, integrando-se mesmo com software de contabilidade, de gestão das relações com os clientes (CRM), de gestão de projectos e de recursos humanos (RH) para proporcionar uma visão completa de 360 graus da sua organização.

Atualmente, existe também a expetativa de que os sistemas ERP sejam baseados na nuvem e facilmente acessíveis a todos os membros de uma equipa em todo o mundo. No entanto, as soluções no local continuam a ser muito utilizadas.

Software ERP na nuvem vs. no local

Num mundo de tecnologia e requisitos empresariais em constante mudança, muitas soluções ERP tornaram-se baseadas na nuvem ou têm opções de implementação na nuvem.

Cloud ERP systems are adaptable for remote working and mobile data access and can be a more affordable option for small businesses.

Se a sua empresa pretende que os dados estejam disponíveis remotamente e a qualquer hora, a implementação na nuvem é a melhor opção.

Para as empresas que preferem que os dados sejam controlados internamente, pode optar por uma implementação no local.

Cada um tem as suas vantagens e desvantagens, mas o importante é compreender as suas necessidades específicas. Isto ajudá-lo-á a encontrar fornecedores de ERP que ofereçam as soluções mais adequadas.

Aplicações do software ERP

As soluções ERP são concebidas para racionalizar uma série de funções num único sistema. Isto torna-o capaz de servir muitas aplicações diferentes dentro de uma organização, incluindo:

• RH – gerir áreas como o acompanhamento dos trabalhadores, avaliação e formação do pessoal, administração de competências e gestão de benefícios.
• Fabrico – gerir ciclos de vida de produtos, listas de materiais, sistemas de execução do fabrico, redes de distribuição e muito mais.
• Business Intelligence – visualização de dados, extração de dados, análise e elaboração de relatórios.
• Contabilidade – folhas de pagamento, contas a receber/pagar, livros de registo, características específicas do sector.
• CRM – rastreie as informações de contacto dos clientes e a atividade dos departamentos de serviço, vendas e marketing. Aumente a satisfação, a criação de leads e as vendas.
• Gestão de Inventário – controlar o fornecimento de produtos ou materiais para evitar despesas excessivas.
• Gestão da cadeia de fornecimento – monitorize o desempenho dos fornecedores e acompanhe as mercadorias entre as instalações de fabrico, distribuição e retalho.

Benefícios do software ERP para a sua empresa

De um modo geral, os sistemas ERP são concebidos para aumentar a produtividade e permitir uma melhor gestão dos seus recursos ao longo da cadeia de abastecimento.

Pode beneficiar vários departamentos de uma organização através de:

Automatização

A automatização dos processos administrativos, como as contas a pagar e os salários, funciona em conjunto com a integração e a simplificação dos fluxos de trabalho. Isto conduz a um aumento da produtividade e à otimização dos processos de gestão.

Planeamento

Planeie com precisão as suas operações, obtendo uma visão global das vendas, do inventário e das contas. A integração do software ERP com os sistemas existentes pode ajudá-lo a gerir todos os departamentos da sua organização.

Centralização

O software ERP pode ligar todas as áreas da sua infraestrutura digital, melhorando a visibilidade e eliminando a duplicação de dados. Com uma implementação adequada, pode proporcionar valor escalável e a longo prazo e centralizar os dados dos seus produtos e serviços.

Flexibilidade

O software ERP pode servir uma variedade de funções empresariais para satisfazer as exigências do seu sector. Os módulos ou aplicações complementares podem integrar outros sistemas como o CRM ou o software de gestão de projectos.

Acompanhamento e relatórios

As ferramentas de software ERP permitem que os utilizadores monitorizem e apresentem relatórios sobre as principais métricas para ajudar a reduzir os custos em toda a organização e a atenuar os riscos. As decisões de gestão podem ser baseadas nestes dados e, assim, servir melhor a empresa e os clientes.

Informações úteis

A gestão operacional exacta e em tempo real, a recolha de dados e os conhecimentos informativos permitem às empresas tomar decisões importantes em matéria de redução de custos, racionalização e eficiência.

Como é que a YourShortlist ajuda

A aquisição de software ERP é complexa. E caro. E consome muito tempo.

Para os compradores de tecnologia, encontrar uma solução gerenciável, relevante e lucrativa pode envolver muitos meses de pesquisa.

Muitas vezes, são necessários longos períodos de preparação e é muito fácil que o âmbito do projeto cresça exponencialmente. Esta situação conduz a orçamentos reduzidos, prazos não cumpridos e dores de cabeça para os gestores de TI.

Mesmo as grandes empresas com departamentos de TI dedicados podem ter dificuldades neste domínio. As pequenas e médias empresas podem não dispor de todos os recursos necessários.

Os desafios são suficientemente numerosos para que a melhor forma de gerir as aquisições seja a utilização de uma solução ERP!

Então, como é que a YourShortlist espera dar uma resposta?

• A nossa equipa de consultores trabalha com os compradores para simplificar e clarificar o mercado do software. Facilitamos a identificação dos fornecedores e das soluções que são relevantes para as suas necessidades.
• Tratamos do longo processo de aquisição por si. Isto reduz o tempo perdido e o dinheiro gasto na procura, implementação e manutenção de um novo sistema ERP.
• Oferecemos aconselhamento gratuito e conteúdos informativos relevantes para si em todas as fases do processo de aquisição e implementação.

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Como funciona a YourShortlist

A YourShortlist utiliza as melhores práticas e informações de dados para tornar a aquisição de tecnologia empresarial simples, transparente e económica para os compradores.

Ligamos eficazmente a nossa comunidade de compradores de tecnologia, em constante expansão, aos parceiros tecnológicos que melhor podem satisfazer os requisitos dos seus projectos.

Os nossos Membros podem confiar que os Parceiros recomendados não só satisfazem as suas necessidades, como também foram controlados e analisados.

Fazer parte da nossa comunidade exclusiva de membros garante que um consultor de soluções dedicado estará sempre disponível para o ajudar em qualquer projeto.

Quando é que preciso de um software ERP?

A implementação de um software ERP é uma forma eficaz de centralizar todos os seus processos empresariais num núcleo unificado. Essencialmente, é aqui que poderá aceder a todas as informações e dados de que necessita para gerir a sua empresa.

Existem muitas soluções ERP no mercado – todas elas com diferentes graus de eficiência e gamas de preços.

Antes de avaliar as suas opções de ERP, é útil determinar a que grupo pertence:

Compradores de pequenas e médias empresas

Costumava ser dispendioso para as pequenas empresas adoptarem um sistema ERP devido aos custos iniciais e aos obstáculos técnicos, mas os compradores de pequenas empresas podem agora beneficiar de uma escolha cada vez maior de opções baseadas na nuvem ou acessíveis no local.

Compradores de grandes empresas

A escala da sua organização em várias unidades de negócio ou regiões significa que necessita que as funções ERP sejam centralizadas. Beneficiará de um software ERP empresarial com uma integração completa dos dados departamentais.

Compradores especializados

Pode necessitar de uma solução ERP específica para o seu sector de atividade ou pode ser melhor servido por um sistema CRM ou de RH autónomo de primeira classe. Um sistema especializado pode fornecer uma funcionalidade aprofundada e características melhoradas adaptadas à sua indústria ou a uma função empresarial específica.

Independentemente da categoria em que se insere, se pretende que a sua empresa se mantenha ágil, competitiva e adaptável ao crescimento, então uma solução ERP é altamente recomendável.

Se ainda não implementou um ERP na sua empresa, eis alguns sinais de que pode ser um investimento valioso:

O seu sistema ERP atual já não suporta as suas necessidades

A maior parte das empresas adquire novas soluções ERP porque já ultrapassaram a sua solução atual. Talvez a sua empresa necessite de uma funcionalidade adicional que não é oferecida pelo seu sistema atual. Ou decidiu mudar de uma solução local desactualizada para um sistema baseado na nuvem com actualizações regulares.

O seu software de gestão empresarial é demasiado complicado

Ter vários sistemas para cada um dos seus processos empresariais pode ser extremamente complicado de utilizar e manter. Mesmo que tivesse uma equipa de TI dedicada, os seus recursos diários seriam incrivelmente pesados. A implementação de uma nova solução ERP pode ajudar a reduzir as ineficiências e garantir que os processos sejam simplificados, modernizados, mais fáceis de gerir e actualizados regularmente.

Está a ter dificuldades em acompanhar a procura dos clientes

Uma forma quase certa de perder a confiança e a lealdade dos clientes é não conseguir cumprir os seus serviços e promessas principais devido à falta de gestão. Quer seja por ter dificuldade em controlar o inventário, por ter dificuldade em encontrar informações específicas sobre os clientes ou por não ter vendas recentes nas suas análises. Estas tarefas, juntamente com a gestão da cadeia de abastecimento, podem muitas vezes exigir uma solução ERP para gerir tudo num único local.

A contabilidade é exaustiva

A introdução manual de dados nos sistemas de contabilidade pode ser uma tarefa bastante árdua, especialmente para empresas em crescimento. A integração dos seus processos contabilísticos consome uma enorme quantidade de tempo e recursos. O software ERP pode facilitar e acelerar a criação de relatórios, a introdução de dados e a consolidação de dados em vários sistemas.

A integração de software está a demorar demasiado tempo

Talvez esteja a utilizar diferentes sistemas e software para manter a sua empresa a funcionar. No entanto, à medida que a sua empresa cresce, as tarefas e os processos podem ocupar cada vez mais o seu tempo. A integração de várias soluções implica taxas de licenciamento, custos operacionais e de mão de obra e formação adicional. Já um ERP pode eliminar a necessidade de várias soluções e integrações e fornecer um conjunto completo que garante que várias funções sejam atendidas imediatamente.

Considerações sobre a escolha de um software ERP

Para garantir que o seu novo sistema ERP pode ajudá-lo a atingir os objectivos da sua empresa, considere os seus objectivos futuros e o crescimento projetado.

• Os indivíduos de diferentes departamentos devem identificar os requisitos essenciais para as suas áreas de especialização. Criar uma equipa de projeto para destacar os requisitos de toda a empresa.
• Atribuir ao pessoal-chave a responsabilidade pelo apoio e manutenção interna do software após a implementação.
• Garantir o apoio de um parceiro de software externo nas fases iniciais evitará a necessidade de formação mais tarde.
• Reveja e mapeie os seus processos empresariais para ter uma ideia de como o software irá apoiar e afetar a sua empresa.
• Assegurar a adesão da equipa e que o sistema ERP será utilizado por todos os membros relevantes do pessoal (bem como garantir que estes recebem formação sobre a sua utilização).
• Procure um software bem suportado que ofereça longevidade e escalabilidade para se adaptar às mudanças e ao crescimento da sua empresa.

Ter em mente todas as considerações acima pode tornar o processo de aquisição muito mais fácil.

Desafios da aquisição de ERP

Mesmo com um planeamento e uma previsão cuidadosos, é possível que surjam problemas no processo de aquisição que causem atrasos ou problemas mais tarde.

Para quem pretende iniciar o processo de aquisição de novos sistemas ERP de software, tenha em mente os seguintes desafios:

Objectivos indefinidos

A definição clara dos seus objectivos para a solução ERP desde o início irá restringir os seus critérios de pesquisa. Desta forma, mantém-se a concentração nos sistemas que são relevantes e exequíveis para a sua empresa.

Aumento dos custos

À medida que o âmbito da aquisição de ERP aumenta, o mesmo acontece com os custos associados. Os compradores devem ter em conta a escala da sua organização e da sua base de dados. Quanto mais dados tiver de migrar para um novo sistema ERP, mais longo e mais dispendioso se torna o processo. A realização de uma auditoria de dados antes da aquisição pode ser um exercício inestimável.

Retorno do investimento

Um fator-chave será garantir o retorno do investimento com qualquer software selecionado. A configuração do ERP é muitas vezes dispendiosa, pelo que deve ter a certeza de que a solução pode alcançar os resultados pretendidos e fornecer as funcionalidades necessárias para que o investimento valha a pena.

Outros desafios que vale a pena considerar incluem:

• Perturbação: O software escolhido deve ser fácil de implementar e não deve perturbar a atividade em curso.
• Funcionalidade: O software deve fornecer funcionalidades que apoiem e melhorem os seus actuais processos empresariais.
• Reputação: Deve efetuar uma pesquisa suficiente para garantir que o fornecedor de software cumpre o que promete
• Expansão e suporte: O software deve ser capaz de se expandir e crescer com a sua empresa. O fornecedor de software deve ser capaz de o apoiar durante e após a implementação
• Gestão da mudança: A sua equipa pode estar habituada a trabalhar e a gerir as funções do ERP de uma determinada forma. Assegurar a adesão da equipa para tornar a transição para uma nova solução tão suave quanto possível.
• Tempo de implementação: Considere o tempo que uma determinada solução demorará a ser implementada na sua empresa.

Os prazos são, de facto, um dos aspectos mais importantes a ter em conta durante os processos de aquisição e implementação. Permitirão planear eficazmente todo um projeto de aquisição e implementação de ERP do início ao fim.

Prazos de implementação do ERP

Normalmente, um processo de revisão para selecionar e integrar um software ERP empresarial pode demorar entre 6 e 12 meses.

Para o efeito, é necessário comparar as opções existentes no mercado, a fim de reduzir a lista de cerca de 10 a 12 fornecedores.

Esta lista seria então reduzida a uma lista restrita de 6 a 8 fornecedores.

Por fim, os compradores de TI devem comparar as opções de software de cada fornecedor para determinar a melhor solução global.

Após a escolha de uma solução ERP, a implementação processar-se-á nas fases seguintes:

A implementação de software ERP não é um exercício único, especialmente com os sistemas ERP na nuvem que continuam a ser actualizados e a evoluir em termos de complexidade.

Terá de garantir que os problemas são resolvidos e que o sistema é apoiado a longo prazo pelo fornecedor.

A adesão do pessoal-chave da sua empresa é também essencial para garantir que o sistema é utilizado em todo o seu potencial.

A melhor maneira de garantir uma implementação eficiente e sem problemas é selecionar uma solução ERP que satisfaça os seus critérios-chave, seja fácil de adotar e se integre ou simplifique os seus sistemas existentes.

Em vez de perder tempo e dinheiro a selecionar entre centenas de opções potenciais, fale com alguém que possa gerir o processo de aquisição, para que não tenha de o fazer.

As suas necessidades de ERP, YourShortlist

Na YourShortlist, o nosso objetivo é tornar a aquisição de tecnologia simples, transparente e rentável, fazendo corresponder as empresas aos fornecedores de software certos.

O nosso objetivo é ajudar os nossos membros a compreender, escolher e implementar as soluções que facilitarão um crescimento bem sucedido. Gerimos uma base de dados diversificada de mais de 700 parceiros de software que fornecem soluções em ERP, CRM, cibersegurança, migração para a nuvem, RH e muito mais.

Com a ajuda da YourShortlist, os compradores de TI de todo o mundo tomaram decisões mais bem informadas sobre novos softwares, infra-estruturas e serviços gerenciados para melhorar seus negócios.

O nosso serviço não oneroso inclui:

• Conselhos de compra independentes sobre as melhores soluções e fornecedores de ERP do mercado
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Se está à procura de um novo sistema ERP, discuta as suas necessidades com um membro da equipa. Comece hoje mesmo a sua viagem para uma lista de seleção gratuita e sem compromisso, adaptada à sua empresa; YourShortlist

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